Software de automatización de flujo de trabajo online

La planificación y la organización son dos de los pilares básicos del éxito. Si deseas que tu empresa avance hacia el siguiente nivel, deberías apostar por el uso de herramientas que contribuyan a mantener el orden en cada uno de los proyectos de la compañía. Bitrix24 es una herramienta integral que incluye un potente gestor de tareas y proyectos.

La plataforma permite la creación de roles con accesos adecuados para el nivel jerárquico de cada empleado (administrador, supervisor o empleado, e incluso roles personalizados) y la distribución de tareas a uno a más responsables, con monitoreo en tiempo real del tiempo que lleva concluir cada proyecto.

Los empleados dedican una gran porción de su horario laboral a resolver cuestiones reiterativas y cotidianas que consumen más tiempo del rédito que brindan. Si bien estas tareas resultan de importancia para la organización, también pueden ser un lastre en el desempeño de los trabajadores. La implementación de un software de automatización de flujo de trabajo empresarial puede ser la solución que estás buscando para liberar horas de trabajo.

En el caso de Bitrix24, podrás configurar el sistema para que, una vez agregado un nuevo prospecto, la aplicación cree una tarea, envíe un correo electrónico o programe una reunión. Por otra parte, las reglas de automatización ayudan a determinar determinadas acciones asociadas a elementos similares para evitar que se deban organizar de manera manual y los triggers generan respuestas automáticas de parte de la empresa frente a determinadas acciones tomadas por el cliente.

Los empleados llevan a cabo un sinfín de pequeñas tareas en su día a día, algunas de ellas de mayor importancia que otras. Entre tantas obligaciones, puede ser sencillo que alguna tarea quede relegada o se lleve a cabo fuera de término. Para evitar demoras en los procesos o entregas, no hay nada mejor que utilizar un programa que permita la rápida visualización de responsabilidades, con tareas principales y secundarias y deadlines.

Además del completo sistema de asignación de tareas, con el software de automatización de flujo de trabajo Bitrix24 puedes crear diagramas de Gantt con un calendario ampliable que omite fines de semana y días festivos para gestionar más fácilmente todas las tareas de un equipo de trabajo o de la empresa en su conjunto. Asimismo, el tablero Kanban te permitirá un rápido mapeo de actividades y visualización de su evolución, con colores diferentes según el responsable, para obtener la información en un simple vistazo.

Todo proceso es una secuencia de tareas que deben realizarse en un determinado orden para que este al final tenga sentido. Bitrix24 facilita la creación de tareas y subtareas con clasificación de prioridades y dependencias.

En Bitrix24 resulta tan fácil como crear una tarea “madre” y determinar las tareas secundarias que deben llevarse a cabo de manera prioritaria para poder concluir la tarea principal. Una vez determinada esta dependencia, este software de automatización de flujo de trabajo es capaz de modificar las fechas de entrega de las tareas principales de forma automática cuando se retrasa la entrega de una subtarea, o tarea «hija».

La elaboración de documentos desde cero consume muchísimo tiempo, concentración y recursos. Por ello, resulta recomendable emplear plantillas que disminuyan estos esfuerzos y minimicen los errores que puedan desprenderse de los mismos.

Bitrix24 cuenta con plantillas que puedes personalizar según las necesidades puntuales de tu empresa o departamento para crear todo tipo de documentos, como contratos, albaranes, cotizaciones y facturas. Asimismo, puedes crear documentos totalmente nuevos y almacenarlos como plantillas para su uso en un futuro. Así, no será necesario invertir tiempo cada vez que sea necesario generar un documento, sino solamente acudir a la plantilla y modificar algunos elementos.

El departamento de marketing trabaja de forma conjunta con el departamento de ventas para, por un lado, obtener los datos de posibles leads y, por otro, intentar concretar la venta de un producto o servicio. Cada prospecto se encuentra en una etapa del proceso de ventas distinto, además de ser diferente en sí mismo debido a sus propios intereses, necesidades y circunstancias personales.

El análisis de esta información de forma manual resultaría engorroso, pero Bitrix24 simplifica esta acción al detectar características similares y agrupar a los leads según sus características y etapa del proceso de ventas para que reciban el newsletter y la información comercial que mejor se adapte a ellos de forma automatizada.

Los tiempos de entrega deben ser respetados siempre que sea posible para, así, mantener la reputación y la positiva imagen empresarial. A este fin, el uso de calendarios resulta vital para que cada miembro del equipo de trabajo respete los deadlines de sus tareas.

Bitrix24 es la solución de calendarios que estás buscando al ofrecer calendarios personales y, también, grupales. El uso de estos últimos permite que los miembros de un mismo equipo de trabajo visualicen las responsabilidades de sus compañeros, el avance de los mismos y los tiempos de entrega. Por otra parte, cualquier modificación realizada por un miembro del calendario grupal se verá reflejada de forma directa en la versión del calendario de cada participante.

Uno de los sectores de la empresa que puede beneficiarse de la automatización de los flujos de trabajo es el departamento de recursos humanos, sector que debe gestionar las contrataciones, los ceses laborales, las bajas maternales/paternales, los permisos y las vacaciones, entre otras variadas ocupaciones.

El gestor de RR. HH. de Bitrix24 automatiza todos los procesos asociados a la administración del personal, principalmente aquellos trámites netamente burocráticos que merman la eficiencia. A este fin, la plataforma permite la elaboración de plantillas de tareas y documentos, brinda informes de desempeño de empleados y automatiza la gestión de solicitudes de permisos, entre muchas otras funcionalidades.

Si estás buscando el mejor software de automatización de flujo de trabajo, presta atención a si la plataforma que estás evaluando ofrece, también, herramientas de comunicación integradas que permitan el contacto bidireccional entre los miembros de un equipo.

Los chats entre dos o más personas, las llamadas y las videollamadas en HD son herramientas de gran valor para que el workflow funcione adecuadamente, ya que facilitan el intercambio de opiniones e informaciones y, por ende, la toma de decisiones. Bitrix24 ofrece además la posibilidad de realizar videoconferencias por tiempo ilimitado entre hasta 24 personas.

Una de las principales variables que facilita un correcto workflow es la integración de un sistema CRM como el de Bitrix24, que favorece la automatización de procesos en el ciclo de venta. El software detecta si existen prospectos duplicados y, también, el lugar que cada prospecto ocupa en el embudo de ventas y lo hace avanzar por el mismo según se cumplen las reglas previamente determinadas por el administrador.

Además, la solución de 360º Bitrix24 ofrece un potente centro de contacto al cliente con sistema de tickets, chat, correo electrónico o llamadas y, paralelamente, integra la información recibida a través de todas estas posibilidades, así como también desde la agenda de contactos de aplicaciones como Gmail, Outlook o vCard, así como también a través del social media y la publicidad.

Bitrix24 ofrece la posibilidad de almacenar toda la información que gestiona el software, desde los datos de los empleados hasta la información de los leads, en sus dos versiones: en premisa o en la nube.

La versión en premisa aloja todos los datos en un servidor de la empresa y simplifica la implementación de una solución a medida, con un código fuente personalizado para tu compañía. Por su parte, la versión en la nube permite a los usuarios acceder a la información desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar del mundo con la mayor garantía de seguridad.

Bitrix24 es el software de automatización de flujo de trabajo que estabas buscando. No lo dudes y prueba hoy mismo todas sus funcionalidades. Olvídate de las informaciones perdidas, los retrasos en las entregas y los proyectos que no llegan a buen puerto. Con Bitrix24 pondrás orden en tu empresa y mejorarás la productividad hasta límites inimaginables.