Los retos planteados por la distancia física pueden ser afrontados al implementar estrategias de productividad como las que te presentaremos en este artículo. Coge papel y bolígrafo, y toma nota. ¿Estás preparado para ponerlas en práctica?

FAQ

Cómo incrementar la eficiencia en equipos virtuales para maximizar su productividad

Configurar un equipo remoto es muy diferente de organizar un equipo que comparte un espacio de oficina común. Uno de los mayores interrogantes es si los equipos virtuales pueden ser igual de productivos a pesar de las dificultades impuestas por la distancia. No hay dudas de que los desafíos del trabajo remoto son significativos. Por ejemplo, la falta de interacción cara a cara puede llevar a la desconexión entre los miembros del equipo y a una comunicación menos efectiva, lo que a su vez afectaría la productividad de los equipos virtuales.

Además, la gestión del tiempo y la disciplina personal son factores críticos. Algunas personas pueden desempeñarse de manera excelente sin supervisión, mientras que otras pueden disminuir su eficiencia al dispersarse constantemente. Sin embargo, estos desafíos, y muchos otros, pueden superarse. Para ello, pon en práctica las estrategias clave para incrementar la productividad en el trabajo remoto que compartiremos contigo a continuación.

1. Redacta objetivos claros y comunícalos a todos los miembros de tu equipo virtual

Si buscas aumentar la productividad de los equipos virtuales, el primer paso es visualizar y comunicar la misión empresarial. ¿A dónde quieres llegar y de qué manera? No olvides tomar en consideración la visión de la compañía, ya que la misma guía el actuar a través de sus valores. Luego, redacta los objetivos anuales, trimestrales y de proyecto. Sin una meta clara, ¿cómo puedes buscar maximizar la productividad? 

La gestión de equipos virtuales implica no solo plantear objetivos, sino también comunicarlos de manera efectiva. Sé claro respecto a las expectativas y las fechas de entrega. Ten siempre en mente que el rendimiento de tus equipos virtuales dependerá, por un lado, de su comprensión de las metas y, por otro, de su implicación con las mismas. Levantarse cada mañana para llevar a cabo una tarea tras otra resulta menos motivante que saber que cada paso que uno da impulsa a la empresa hacia una misión compartida. Como ves, se trata de un cambio de óptica que puede ser beneficioso para todo negocio, pero sobre todo en el caso de empresas que emplean a profesionales de forma remota. Evita que tus trabajadores pierdan el rumbo para, así, alcanzar la cima.

2. Abre canales de comunicación, sin sobrecargar a los trabajadores con un exceso de reuniones

Uno de los mayores desafíos que plantea el trabajo remoto es superar el aislamiento de los trabajadores. Desempeñarse desde el hogar tiene muchas ventajas, como la supresión del tiempo de traslado hasta la oficina y la reducción de costes. Sin embargo, también sumerge a los empleados en el silencio y la falta de contacto en vivo y en directo. En algunos casos, esto puede afectar la productividad virtual. No es raro que ciertos trabajadores sientan que su motivación decae, pierdan de vista la misión empresarial y lleven a cabo sus tareas de manera automática, sin dar lo mejor de sí. La mejor forma de combatir esta situación es apostar por una comunicación fluida, bidireccional y regular del líder con cada empleado, y, al mismo tiempo, entre colegas. Favorece una cultura donde las preguntas sean bienvenidas. Clarificar siempre es positivo.

Esta es una de las principales estrategias de productividad recomendadas por expertos. No obstante, debes tener cuidado de no sobrecargar a los trabajadores a distancia de reuniones innecesarias que solo aumentarían su carga laboral, sin contribuir directamente a maximizar su productividad. El secreto está en encontrar el equilibrio entre la comunicación necesaria y el exceso. Para ello, deberías evaluar cada cuánto tiempo conviene llevar a cabo reuniones uno a uno y grupales. Verifica que los mensajes internos y las invitaciones a videoconferencias se envíen solamente a las personas adecuadas. Asimismo, podrías implementar un chat para uso interno que permita realizar consultas rápidas y obtener respuestas en tiempo real. Cada intercambio debe servir a un objetivo superior; es decir, ser útil para quienes participan de él. Pregúntate si la reunión, la llamada o los mensajes por chat ayudarían de alguna manera a incrementar la eficiencia de tus equipos virtuales. Si la respuesta es positiva, continúa adelante. En caso contrario, no pierdas el tiempo. Es mejor organizar una reunión semanal, quincenal o mensual que enviar múltiples mensajes en un día con solicitudes que no revisten urgencia.

3. Automatiza procesos siempre que sea posible para mejorar la gestión del tiempo y recursos

El trabajo híbrido y el trabajo remoto han llegado para quedarse. Para alcanzar el éxito organizacional, es imprescindible que tomes medidas que te permitan optimizar el trabajo virtual y garantizar que tus equipos funcionen de manera eficiente a distancia. Con este fin, no deberías dudar en automatizar procesos. ¿Por qué? La respuesta es simple: la automatización agiliza tareas repetitivas y tediosas, lo que permite a los miembros del equipo concentrarse en tareas más estratégicas y creativas. Además, reduce el margen de error humano, garantizando una mayor precisión en las operaciones. Entonces, no lo dudes y apuesta a la automatización siempre que sea posible.

En la actualidad, prácticamente cualquier tarea que siga un flujo de trabajo predecible puede beneficiarse de la automatización. Piensa en la gestión de correos electrónicos, la programación de reuniones, el seguimiento de tareas y proyectos, y la recopilación y análisis de datos, entre muchas otras actividades. Identifica aquellas tareas que consumen tiempo y recursos de manera reiterativa, y que podrían ser gestionadas a través de las nuevas tecnologías. Un CRM, por ejemplo, podría ayudar a avanzar a los potenciales clientes por el embudo de ventas a través del envío automatizado de ofertas. Por otra parte, un software de RR. HH. podría simplificar el pago de sueldos, la organización de las vacaciones e, incluso, la incorporación de nuevos empleados. Para incrementar la productividad en el trabajo remoto, implementa una plataforma como Bitrix24, que favorece la automatización de un sinfín de tareas de manera rápida y sencilla.

4. Implementa herramientas de productividad, diseñadas para colaborar a distancia

Sin lugar a dudas, no podrás incrementar la productividad de tus equipos virtuales sin invertir en herramientas que simplifiquen la colaboración a distancia. A diferencia de lo que sucede en una oficina física, no tendrás la posibilidad de organizar pequeñas reuniones para comprobar los avances, solventar dudas o cotejar que cada quien está haciendo lo que se supone debe hacer. La flexibilidad laboral y los diferentes husos horarios impiden esta forma de gestionar el día a día. Por el contrario, deberías confiar en una buena herramienta de gestión de tareas que te permita asignar responsabilidades claras con fechas de entrega y recursos disponibles. De este modo, podrás observar los avances en tiempo real e intervenir frente a potenciales demoras.

Las herramientas de productividad no solo sirven para dividir grandes tareas en otras más pequeñas y minimizar, así, el riesgo de incumplimiento, sino que también permiten la programación de recordatorios y notificaciones para evitar olvidos. Por otra parte, ejecutar una eficiente gestión de equipos virtuales es mucho más sencillo cuando cuentas con un gestor de documentos en la nube. De este modo, los empleados podrán acceder a la información necesaria para ejecutar sus obligaciones. Cabe mencionar que las plataformas de la talla de Bitrix24 permiten configurar permisos para asegurarte de que solo quienes tienen autorización acceden a determinados documentos. Asimismo, es posible trabajar en simultáneo en un documento y dejar comentarios. Pero eso no es todo. Obtén completos informes de rendimiento de cada trabajador y, también, del equipo virtual en su conjunto. Podrás analizar la productividad virtual y tomar decisiones para incrementar la eficiencia. 

5. Haz de la flexibilidad una forma de trabajar, pero siempre dentro de un marco de respeto y responsabilidad

Cada vez son más los trabajadores que deciden buscar puestos de trabajo flexibles, movidos por un deseo de mayor conciliación laboral y personal. De hecho, las nuevas generaciones son grandes creyentes de este modo de desempeñarse. Por lo tanto, si aún no tienes una política de trabajo remoto, quizá sea hora de que tomes cartas en el asunto. La flexibilidad puede aumentar la satisfacción de los trabajadores y esto repercute en su nivel de motivación. La ecuación es lógica: a mayor satisfacción, mayor motivación y, por lo tanto, mayor productividad de los equipos virtuales. 

Ahora bien, debes tener cuidado en no caer en un exceso de flexibilidad que pueda repercutir sobre el rendimiento de los equipos virtuales. Aun cuando divides y asignas tareas, estas continúan estando interrelacionadas. Por lo tanto, la labor de un empleado puede afectar la de otro. Dependiendo del mercado o las actividades a desarrollar, quizá deberías establecer unas horas solapadas en las que todo trabajador debe estar en línea. Otra opción es determinar el horario de entrega de cada tarea, utilizando el huso horario de la central para que no existan dudas ni demoras. El respeto y la responsabilidad son los dos ejes centrales que deberían gobernar las interacciones dentro de los equipos remotos. Cada trabajador debe comprender su rol y cómo el mismo afecta a sus colegas. Si quieres maximizar la productividad, asegúrate de ser flexible, pero siempre dentro de un marco estipulado, con fechas y horarios de entrega claros para evitar que una tarea no finalizada por un empleado afecte a las tareas de otro. 

6. Construye una cultura positiva y fomenta la motivación

La productividad de los equipos virtuales está íntimamente relacionada con la motivación y esta, a su vez, con la cultura empresarial. Tu empresa tiene su propia cultura que, por supuesto, se extiende a los diversos equipos de trabajo. No obstante, estos están compuestos por personas y, por lo tanto, construyen micro-culturas dentro de la cultura organizacional. Por supuesto, estas deberían respetar los valores básicos de la cultura madre aunque tengan algunas diferencias con la misma. Una cultura poco saludable puede dar lugar a cotilleos, falta de responsabilidad y un ambiente de trabajo poco agradable. Crear una cultura positiva implica identificar valores compartidos y aspiraciones comunes, y comportarse de acuerdo a ellos. ¿Quieres alcanzar el máximo potencial en términos de productividad de equipos virtuales? Establece, entonces, una cultura con valores sólidos que os guíe al éxito.

Piénsalo de esta manera: ¿cómo se sentirán más a gusto los trabajadores: en un ambiente de confianza y respeto o en uno de competencia continua y, a veces, desleal? La realidad es que en un entorno de trabajo virtual, no importa cuánto interactúes online, es posible que aparezcan lagunas comunicacionales y posibles errores. Abordarlos es mucho más sencillo dentro de una cultura donde no se asume lo peor, sino que se conversa y se verifica qué ha sucedido para, luego, buscar soluciones en conjunto. Los especialistas en técnicas de productividad sostienen que un ambiente de apertura impacta notoriamente en la motivación y el rendimiento de los equipos virtuales. Celebra los logros individuales y grupales, y asume tu responsabilidad como líder cuando algo no ha salido como se esperaba. Fortalece la conexión con los profesionales dispersos por el mundo y verás cómo la productividad de tus equipos virtuales aumenta.

7. Mide regularmente el rendimiento de tu equipo virtual

La última de las estrategias probadas para aumentar la productividad de los equipos virtuales es el monitoreo del desempeño, con su correspondiente medición en relación con KPI predeterminados. Aunque el fomento de la autonomía es prioritario, debes mantener un seguimiento constante y medir el rendimiento para mejorar la eficiencia y aumentar la productividad de tu equipo remoto. Para ello, tienes que definir los indicadores clave de rendimiento (KPI), que deben ser específicos, medibles y alineados con los objetivos. Al establecer estas métricas desde el principio, tendrás una base sólida para evaluar a cada trabajador para, así, poder optimizar el trabajo virtual.

Programa revisiones periódicas para analizar el progreso de tu equipo en relación con los KPI establecidos. Identifica áreas de mejora, cuellos de botella y otras alternativas para asignar recursos. Reconoce los logros siempre. No olvides que esto contribuye a la motivación y, por ende, al éxito del equipo. Ajusta las estrategias según sea necesario. Al medir de manera constante, algo que facilitan las aplicaciones como Bitrix24 que generan automáticamente informes sobre la base de tus reglas, podrás tomar decisiones certeras y oportunas, y adaptarte rápidamente a los cambios de situación o del entorno. Por último, considera que la retroalimentación cualitativa tiene un valor inestimable. Alienta a los miembros de tu equipo a expresar sus ideas y preocupaciones y, al mismo tiempo, comparte tus opiniones sobre su rendimiento. Este intercambio será beneficioso para mejorar la eficiencia en los equipos virtuales.

La alta productividad de tus equipos virtuales impulsará a tu empresa un paso más hacia el éxito

Alcanzar la excelencia en la productividad de equipos virtuales es un reto que enfrentan muchas organizaciones en la actualidad. Como hemos visto a lo largo del artículo, trabajar de manera remota conlleva una serie de desafíos que deberías abordar para evitar que dañen la consecución de los objetivos. Sin embargo, a través de la implementación de estrategias de productividad efectivas, es posible superar estos obstáculos y alcanzar niveles óptimos de rendimiento.

Comienza por establecer objetivos claros y comunicarlos efectivamente. Implementa diversas herramientas de productividad que permitan mantener una comunicación abierta y eficiente, colaborar a distancia y acceder rápidamente a la información requerida. Automatiza procesos repetitivos para minimizar la carga laboral de los trabajadores. Fomenta la flexibilidad dentro de un marco de responsabilidad y una cultura del respeto. Por último, mide el rendimiento individual y brinda retroalimentación. Siguiendo estos consejos podrás alcanzar un alto nivel de productividad en tu equipo virtual.