9 métodos efectivos para gestionar los desafíos del trabajo remoto en pequeñas empresas

Una eficiente gestión de desafíos del trabajo remoto es determinante para el éxito de las pequeñas empresas en el entorno digital y cambiante actual. Si bien es cierto que contratar empleados a distancia ahorra costes y ofrece una flexibilidad nunca antes vista, también presenta retos únicos que pueden afectar la productividad, la comunicación y la cohesión del equipo de trabajo.

Alcanzar una verdadera colaboración remota, implica invertir tiempo y recursos en la planificación y puesta en marcha de las mejores prácticas para trabajo remoto recomendadas por los expertos. ¿No sabes exactamente cómo hacerlo? Entonces, estás en el lugar indicado, ya que compartiremos contigo 9 consejos para que optimices la gestión de tus equipos virtuales, fortaleciendo así a tu empresa. ¿Preparado?

1. Personaliza el proceso de onboarding para responder a las necesidades individuales y de cada rol

Lograr que los nuevos empleados se sientan a gusto y bienvenidos en la empresa es uno de los mayores desafíos del teletrabajo, ya que la falta de interacción cara a cara y la distancia pueden hacer que el proceso de incorporación sea impersonal y, a menudo, desalentador. Evita que los mismos desafíos impacten la productividad remota y la moral al configurar un proceso de onboarding remoto personalizado, adaptado a las necesidades y el rol de cada nuevo trabajador.

Para ello, antes del primer día, asegúrate de que el recién incorporado tenga acceso a todas las herramientas, las plataformas y los recursos necesarios para llevar a cabo su labor. Los materiales de capacitación directamente relacionados con el rol específico del empleado le permitirán aprender y adaptarse de forma más rápida a sus responsabilidades. Asimismo, sería recomendable preparar un calendario de actividades para que sepa qué esperar durante sus primeras semanas.

Además de los preparativos iniciales, es importante facilitar la integración social y operativa del nuevo empleado. A ser posible, asigna un mentor que pueda responder a sus dudas, brindar apoyo y colaborar en la integración en el equipo. Esta persona servirá de contacto regular, pero es imprescindible que el nuevo profesional sea también invitado a las reuniones virtuales y comience a interactuar con el resto del equipo. Como líder, recuerda mantener reuniones uno a uno para percibir cómo se siente y ayudarle en la transición. Por otra parte, sigue las recomendaciones de los especialistas en gestión del trabajo remoto: no abrumes al nuevo empleado con tareas durante sus primeros días. Mejor, introduce actividades poco a poco, a medida que se familiarice con ellas. Así, reducirás su nivel de estrés y aumentarás su eficiencia, haciendo que se sienta cómodo en su puesto en menos tiempo.

2. Fomenta el sentimiento de pertenencia para incrementar el compromiso de los empleados remotos

Los profesionales que se desempeñan en una oficina o una tienda interactúan con sus colegas, supervisores y líderes de manera cotidiana. Conversan sobre temáticas ajenas al trabajo mientras beben un café y disfrutan del contacto humano. Esto no sucede en un entorno virtual. La soledad y la falta de interacción humana puede generar sentimientos de aislamiento y desconexión, minando el compromiso de los empleados remotos y, por ende, la productividad remota.

Tu gestión de desafíos del trabajo remoto debe considerar esta situación y tomar medidas para construir un sentimiento de pertenencia fuerte. Algunas actividades recreativas como los clubes de lectura, las clases de cocina o las noches de juegos crean oportunidades para que los empleados se conecten en un nivel más personal, incluso de forma virtual. No dudes en organizar reuniones periódicas que se enfoquen principalmente en la socialización y el reconocimiento. Genera un espacio para compartir experiencias, logros, risas y camaradería.

3. Promueve la colaboración y el intercambio de conocimiento

Otro de los desafíos del teletrabajo más significativos es mantener una colaboración remota efectiva, evitando la formación de silos de conocimiento. Sin la proximidad física y la interacción diaria en un espacio común, la transferencia de conocimientos puede volverse fragmentada. De este modo, algunos trabajadores pueden abordar sus tareas sobre la base de datos incompletos o desactualizados, limitando la eficacia de los proyectos.

Algunas de las estrategias de trabajo remoto más extendidas contribuyen a revertir esta problemática y, por lo tanto, deberías pensar en implementarlas en tu pequeña empresa. Entre ellas, destaca la creación de una base de conocimientos que centralice toda la información relevante de la empresa. Olvídate de rastrear datos de proyectos pasados o solicitar información para completar una tarea. Una base de datos mantiene la documentación relevante en un único lugar y accesible para todos aquellos que cuenten con los permisos requeridos. Para que la misma funcione eficazmente, organiza los datos en categorías y subcategorías, y emplea etiquetas y palabras claves que faciliten la búsqueda. Por supuesto, no olvides incentivar a los empleados para que compartan su conocimiento a través de la creación de tutoriales, SOP, artículos y actualizaciones de documentos.

Como parte de la gestión de desafíos del trabajo remoto, lleva a cabo webinars y talleres virtuales para compartir casos de éxito (y también de fracaso) y discutir mejores prácticas. Crea programas de mentoría y formación cruzada. Asignar mentores o promover el aprendizaje entre distintos departamentos facilita la difusión del conocimiento especializado y refuerza el sentido de pertenencia dentro de la empresa. Por último, promueve una cultura en la que ayudar a un colega sea valorado y reconocido. Construye un ambiente de trabajo en el que todos los empleados sientan que su contribución es importante y que pueden contar con el apoyo de sus compañeros para alcanzar los objetivos comunes.

4. Invierte en ciberseguridad para responder a los desafíos tecnológicos del teletrabajo

Manejar equipos distribuidos no es tarea sencilla, sobre todo cuando se trata de proteger la información sensible de la organización. A medida que el trabajo remoto en las pequeñas empresas se convierte en una práctica común, la gestión de desafíos del trabajo remoto se vuelve cada vez más apremiante, especialmente en lo referido a ciberseguridad. La diversidad geográfica, la multiplicidad de dispositivos e, incluso, el ejercicio de las tareas profesionales desde espacios coworking, cafeterías, aeropuertos y otros sitios con conexiones públicas ponen en riesgo la seguridad de los datos.

Las medidas implementadas de manera regular hasta el momento ya no son suficientes. No basta con instalar un antivirus o un cortafuegos, sino que es imprescindible invertir en capacitación en ciberseguridad, así como en herramientas más avanzadas. Organiza entrenamiento para que todos los empleados aprendan a reconocer correos electrónicos sospechosos y generar contraseñas robustas. Aborda también la importancia de mantener los dispositivos siempre actualizados. Contrata VPNs seguras, software antivirus confiable y firewalls, y enseña cómo utilizarlos adecuadamente. Implementa la autenticación multifactor y la encriptación de datos para minimizar riesgos.

Desarrolla políticas claras y adaptadas al entorno del teletrabajo que cubran desde el manejo seguro de la información hasta las acciones a seguir en caso de sospecha de brechas de seguridad. Una gestión de equipos virtuales correcta exige que cada miembro entienda y aplique estas normas de seguridad, ya que una sola vulnerabilidad puede comprometer todo el sistema. Invertir en soluciones de trabajo desde casa que incluyan ciberseguridad no solo protege los datos, sino que también asegura la continuidad del negocio en el complejo entorno digital.

5. Provee recursos y guía para configurar espacios saludables para trabajar desde casa

Uno de los retos más subestimados del trabajo remoto es el espacio dedicado a la labor profesional. En muchos casos, los empleados no cuentan con una oficina con puerta y llave que proteja su privacidad del ingreso de los niños, las mascotas o cualquier otro conviviente. Asimismo, los muebles, la iluminación y otros implementos básicos están, en muchos casos, lejos de la calidad esperada y deseada para cuidar la salud de los usuarios. Cuando los empleados no disponen de un entorno de trabajo bien diseñado, pueden surgir problemas de salud como dolores de espalda, tensión en el cuello, fatiga ocular, y otros malestares físicos que, a largo plazo, afectan tanto su bienestar como su productividad remota y, por ende, los ingresos de tu pequeña empresa.

Da un paso al frente en la gestión de desafíos del trabajo remoto y provee a tus empleados de un cuestionario detallado para evaluar su espacio de trabajo. Hay muchas variables que influyen notoriamente en la comodidad y la salud, más allá de la ergonomía de la silla, como la altura del monitor, el ángulo del teclado y el ratón y la postura que adoptan al sentarse. Además, puedes brindarles guías para el diseño de una oficina bien diseñada para prevenir dolores musculares y lesiones.

Si tu pequeña empresa se lo puede permitir, podrías ofrecer un subsidio o un reembolso para la compra de equipos ergonómicos. ¡La inversión merece la pena a largo plazo! Otra opción interesante es negociar descuentos con proveedores de muebles de oficina.

6. Establece protocolos claros para favorecer la comunicación en equipos distribuidos en diferentes zonas horarias

Las nuevas tecnologías han favorecido la contratación de talento a lo largo del mundo, incluso en el caso de las pequeñas empresas. Si te has unido a la tendencia, ha llegado el momento de que contemples la creación de protocolos que simplifiquen la gestión de tus equipos virtuales. Esto no significa abandonar la flexibilidad laboral que tan valorada es, sino establecer horarios comunes para la consulta, la toma de decisiones y las reuniones de equipo.

El uso de un reloj mundial en el que consten los horarios laborales de cada miembro del equipo puede ser una eficiente táctica de gestión de desafíos del trabajo remoto. De esta manera, será más sencillo y rápido determinar el momento adecuado para un encuentro grupal. Sin lugar a dudas, resulta imprescindible que al menos un par de horas coincidan entre todos los trabajadores para que, así, se pueda establecer una comunicación directa. Durante estas horas, programa las reuniones clave, como sesiones de planificación, las actualizaciones de progreso y las resoluciones de problemas.

Dado que no siempre es posible que todos los miembros del equipo estén disponibles al mismo tiempo, es fundamental fomentar una comunicación asincrónica efectiva. Para ello, define cuándo se debería utilizar este medio y, también, los periodos de tiempo estándar para responder a correos electrónicos, mensajes en plataformas de colaboración o comentarios en documentos compartidos. Esto ayuda a evitar la frustración que puede surgir cuando alguien no recibe una respuesta inmediata y mejora la colaboración remota.

La implementación de herramientas de comunicación remota de calidad, como Bitrix24, puede hacer que la distancia y las diferencias horarias sean casi imperceptibles, al mantener a todos los miembros del equipo en la misma página. Bitrix24, por ejemplo, aúna soluciones sincrónicas y asincrónicas, con lo cual podrás centralizar todas las interacciones de los diversos equipos de trabajo en un único lugar. Sus características incluyen mensajería instantánea, videoconferencias, herramientas de gestión de proyectos y un sistema de gestión de tareas que facilita el seguimiento del progreso y la colaboración en tiempo real. Además, Bitrix24 ofrece opciones para establecer calendarios compartidos y programar reuniones, teniendo en cuenta las zonas horarias de los participantes.

7. Monitorea los indicadores claves de desempeño (KPI) para visualizar la productividad remota

En la gestión de equipos virtuales, uno de los mayores retos es medir y asegurar la productividad de los empleados. La ausencia de supervisión física puede hacer que sea difícil evaluar el desempeño y la eficacia de los miembros del equipo. Por ello, es crucial establecer KPI que proporcionen una visión clara y objetiva de cómo están funcionando tus equipos distribuidos.

Los indicadores clave de desempeño deberían estar íntimamente alineados con los objetivos empresariales. Algunos de los que podrías tomar en cuenta son:

• Tasa de finalización de proyectos, que mide la cantidad de proyectos completados en relación con los plazos establecidos.

• Satisfacción del cliente.

• Compromiso del empleado, que evalúa el grado de participación y satisfacción mediante encuestas y herramientas de retroalimentación.

• Tiempo de resolución de problemas, que mide la eficiencia operativa.

• Uso de recursos.

La mejor forma de hacer un seguimiento eficaz de estos KPI es implementar herramientas de gestión del trabajo remoto, como plataformas de rendimiento y análisis, que te proporcionen datos en tiempo real y simplifiquen el análisis de grandes volúmenes de información. Bitrix24 recoge datos de desempeño y elabora informes sobre la base de variables predeterminadas.

8. Lleva a cabo encuestas habituales para obtener retroalimentación

Cuando puedes conversar con alguien cara a cara, tienes la posibilidad de descubrir lo que siente a través de la comunicación verbal y sus gestos. En cambio, esto es mucho más complejo con aquellos empleados en régimen de trabajo remoto en pequeñas empresas. Realizar encuestas, o pulse surveys, puede ser una herramienta clave para medir la satisfacción de los empleados, identificar desafíos del teletrabajo y mejorar continuamente las políticas y prácticas asociadas. Esta vía de comunicación regular y estructurada permite a tu personal compartir sus pensamientos, preocupaciones y experiencias sin importar la distancia física.

En general, estas encuestas son breves, anónimas y frecuentes, lo que permite a las pequeñas empresas tomar el pulso a su fuerza laboral sin abrumar a los empleados con cuestionarios extensos y ofreciendo la comodidad de la confidencialidad. Emplea preguntas simples y directas sobre la satisfacción con el trabajo, el equilibrio entre la vida laboral y personal, o la eficacia de las herramientas de trabajo pueden obtener una visión clara de la situación. Los comentarios obtenidos te ayudarán a reorientar tus estrategias de trabajo remoto y tomar medidas para incrementar la satisfacción del personal. Sin lugar a dudas, solicitar feedback es una parte vital de la gestión de desafíos del trabajo remoto.

9. Ofrece oportunidades de desarrollo profesional

A medida que los GenZ se incorporan al mercado laboral, queda cada vez más claro que las oportunidades de crecimiento son esenciales para mantener la motivación y retener el talento. Al teletrabajar, los empleados pueden sentir que su progreso profesional se ve limitado, en comparación con el que tendrían en un entorno de oficina tradicional, minando su productividad e interés por continuar en su puesto. Por lo tanto, promover el desarrollo no solo es una inversión en su crecimiento, sino también en el éxito a largo plazo de la pequeña empresa.

Como parte de tu estrategia de gestión de desafíos del trabajo remoto, brinda acceso a plataformas de aprendizaje en línea que ofrezcan una variedad de cursos y certificaciones relevantes para las habilidades y roles específicos de tus empleados. La gran ventaja de estas aplicaciones es que cada trabajador puede avanzar a su propio ritmo. Además, podrías investigar talleres y conferencias virtuales que puedan ser de interés para tu equipo. De esta manera, colaboras no solo en el desarrollo de habilidades que pueden contribuir al crecimiento de tu empresa, sino también ayudar a los trabajadores para que avancen hacia sus objetivos profesionales.

Optimiza la gestión de desafíos del trabajo remoto en tu pequeña empresa

Prosperar en un entorno digital cada vez más competitivo implica afrontar los retos, tomando decisiones para solventarlos. Al implementar las prácticas de gestión de desafíos del trabajo remoto anteriormente mencionadas, fomentarás la colaboración remota, asegurando el bienestar de los empleados, protegiendo la información de la empresa, mejorando la productividad y fortaleciendo la cohesión del equipo. De este modo, no solo se superan los obstáculos propios del teletrabajo, sino que también se posiciona a la empresa en una trayectoria de crecimiento sostenido y éxito a largo plazo.

En el proceso de mejora de tu gestión de desafíos del trabajo remoto, Bitrix24 puede ser de gran ayuda. Sus herramientas de comunicación remota, gestión de proyectos y productividad centralizan y simplifican las operaciones de los equipos distribuidos. Invierte en una plataforma colaborativa que promueva un entorno laboral seguro y eficiente. Bitrix24 facilita la coordinación diaria y el seguimiento del desempeño, además de incluir soluciones robustas para mantener la seguridad de la información y garantizar que todos los miembros del equipo estén alineados con los objetivos organizacionales.

Equipa a tu pequeña empresa con los recursos necesarios para enfrentar los desafíos actuales y futuros. Crea tu cuenta en Bitrix24 hoy.

FAQ

¿Cuáles son los desafíos comunes en la gestión del trabajo remoto?

Los desafíos comunes en la gestión del trabajo remoto son:

• Onboarding impersonal que dificulta la adaptación.

• Falta de conexión social que disminuye el compromiso.

• Colaboración fragmentada.

• Protección de datos compleja con dispositivos variados.

• Espacios de trabajo inadecuados que pueden tener un impacto en la salud y la productividad

• Coordinación complicada entre diferentes zonas horarias.

• Dificultad para evaluar el desempeño sin supervisión directa.

• Limitaciones en la obtención y análisis del feedback de los empleados remotos.

• Menor acceso a oportunidades de crecimiento en entornos virtuales.

¿Cómo pueden las pequeñas empresas mantener la productividad con el trabajo remoto?

Las pequeñas empresas pueden mantener la productividad con el trabajo remoto al:

• Establecer objetivos claros, medibles, específicos, alcanzables y con plazos definidos.

• Utilizar herramientas de gestión de proyectos para facilitar la organización de tareas, la comunicación entre equipos y el seguimiento del progreso en tiempo real.

• Fomentar la comunicación regular.

• Ofrecer flexibilidad, pero con estructura.

• Promover un entorno de trabajo saludable.

• Capacitar en habilidades digitales.

• Monitorear el desempeño sin micromanagement.

• Incentivar una cultura empresarial de equipo.

• Proveer soporte técnico.

¿Qué herramientas son esenciales para una gestión efectiva del trabajo remoto?

Las herramientas esenciales para una gestión efectiva del trabajo remoto son las siguientes:

• Chat, telefonía, videollamadas y videoconferencias para simplificar la interacción diaria y la solución de problemas.

• Gestión de tareas y proyectos para organizar, priorizar y monitorear actividades.

• Calendarios compartidos, para una gestión ágil de citas, eventos y tareas.

• Almacenamiento en la nube para compartir documentos a pesar de la distancia.

• Plataformas de colaboración para editar documentos en tiempo real y coordinar esfuerzos.

• Herramientas de seguridad y acceso remoto para proteger datos y garantizar un acceso seguro a los sistemas de la empresa.

• Software de productividad para optimizar el tiempo y mantener el enfoque en las tareas clave.