Cómo dar la bienvenida a un nuevo empleado remoto: 8 estrategias esenciales

• Expresar el agrado por su incorporación. 
• Destacar virtudes que han llevado a la contratación. 
• Utilizar un tono cercano y amigable. 
• Añadir información útil y relevante. 
• Ofrecer ayuda durante el onboarding.

• Una introducción personalizada con el nombre del empleado y algunas de sus virtudes. 
• Un saludo de parte de todos los miembros de la empresa. 
• Un recordatorio con la fecha de la incorporación y el horario laboral. 
• Indicaciones sobre la vestimenta esperada y apropiada. 
• Datos de la persona que guiará el onboarding y a quien puede recurrir en caso de necesitarlo.

7 pasos para dar la bienvenida a un nuevo empleado remoto

¿Estás evaluando cómo actuar con tu nueva contratación a distancia? Acoger a un nuevo empleado remoto puede parecer una tarea compleja. Al fin y al cabo, estamos acostumbrados, en general, al contacto cara a cara. No obstante, cada vez son más los puestos laborales que se cubren con trabajadores remotos. Si bien estos presentan ciertos desafíos, no es imposible darles una cálida bienvenida a través de una pantalla.

¿Te preguntas cómo dar la bienvenida virtualmente a un nuevo empleado? Toma nota de las mejores estrategias para hacer que la nueva contratación se sienta como en casa desde su primer día en tu empresa.

1. Comunícate con tu nueva contratación antes de su primer día de trabajo

Tras un exhaustivo proceso de selección, te has decidido. Has escogido al candidato que mejor se adaptaba a tus necesidades y presupuesto, y este ha aceptado la propuesta. Si bien puede parecer que el trabajo más pesado ya ha sido finalizado, ¡no es así! Ha llegado el momento de dar la bienvenida a un nuevo empleado remoto. El proceso de incorporación de un nuevo empleado siempre es delicado y más aún cuando hacemos referencia a un trabajador que se desempeña desde su hogar e, incluso, en otro país, ¡con un huso horario diferente!

Los desafíos a los que se enfrenta, en estos casos, el Departamento de Recursos Humanos se multiplican. Por eso, al incorporar a un nuevo empleado remoto es vital que la comunicación bidireccional fluida se inicie antes del primer día de trabajo. Estos contactos son la mejor forma de comenzar a construir una relación mutuamente beneficiosa para el trabajador y la empresa. De este modo, podrás empezar a conocer a tu nuevo empleado y dejar en claro tus expectativas y sus obligaciones, además de dar lugar a sus dudas y preguntas.

2. Prepara una carta de bienvenida para el nuevo empleado

Una de las maneras más extendidas de dar la bienvenida a un nuevo empleado remoto es preparar una carta personalizada. Así, podrás hacerle llegar unas palabras de aliento antes de que el trabajador dé sus primeros pasos en tu compañía. Enviar una carta en lugar de un correo electrónico puede ser una buena manera de diferenciarte. Además, podrías acompañarla de algunos productos de tu empresa. ¿No te parece una excelente forma de arrancar la relación laboral?

Por supuesto, en algunos casos el envío de una carta de bienvenida a un nuevo empleado puede ser difícil de poner en práctica. Elaborar un correo electrónico con un bonito mensaje puede ser tan valioso como una tarjeta o carta en papel. En este punto, lo más importante es la personalización de la comunicación. Dirígete a tu nuevo empleado por su nombre. Remarca por qué lo has escogido (siempre es bueno mencionar algún punto fuerte del nuevo trabajador) y asegúrale que estáis todos ansiosos por recibirle en el equipo. Asimismo, aprovecha para recordarle la fecha de inicio del contrato, el horario y, si fuese necesario, la etiqueta de vestimenta. 

3. Comparte los valores de tu empresa

El proceso de incorporación de un nuevo empleado a tu empresa se pone en marcha antes del primer día efectivo de trabajo. En realidad, comienza cuando se firma el contrato. A partir de ese momento, debes llevar a cabo todo lo que esté en tus manos para hacer que la nueva incorporación se adapte cuanto antes a su nueva función laboral, las formas de hacer las cosas y los valores organizacionales.

¿Qué te parecería hacerle llegar al trabajador un vídeo resumen de los valores de tu empresa? Seguramente, los hayas abordado durante el proceso de selección. No obstante, es importante que conozca en profundidad los pilares de la cultura organizacional. Incluso, podrías incorporar mensajes de sus futuros compañeros, superiores o subordinados. Deja que el calor humano se transmita a través de la pantalla. Ponerle rostro a los nombres es esencial durante el onboarding, aunque puede resultar abrumador. Empezar lentamente con ello es una buena forma de mostrar cercanía y transmitir los valores de la empresa.

4. Prepara un proceso de incorporación, u onboarding, estructurado

Sin lugar a dudas, contar con un proceso de incorporación determinado es una de las mejores maneras de dar la bienvenida a un nuevo empleado remoto. Solamente así, se sentirá contenido. Los nuevos trabajadores requieren de paciencia y, sobre todo, guía e información. No se puede pretender que en cuestión de unos días sean capaces de gestionar sin dudas y sin ningún problema las diferentes situaciones que se les presenten. Por el contrario, todo nuevo trabajador debería gozar de un tiempo de adaptación y aprendizaje. De esto se trata, justamente, el onboarding.

Toma en consideración que se trata de un proceso a mediano plazo. Básicamente, dura hasta que termina el tiempo de prueba. En general, muchas empresas señalan que el onboarding dura una semana. Sin embargo, un proceso de incorporación pausado, sin estrés, y que forje trabajadores eficientes a largo plazo debería extenderse durante los primeros tres meses. Para ello, asigna un tutor a cargo del entrenamiento y responsable de responder a las consultas. Asimismo, no dudes en proveer toda la ayuda profesional necesaria, en forma de cursos y capacitaciones online. Por último, recuerda almacenar todos los documentos con informaciones de importancia en el gestor documental de la empresa y brindar acceso al nuevo empleado. Así, podrá consultar los archivos de la base de conocimientos cuando lo sienta necesario.

5. Hazle llegar a tu nuevo empleado todos los implementos necesarios para el desempeño de su función

Una de las grandes desventajas de los empleados remotos en relación con aquellos que acuden a la oficina es la falta de implementos específicos para el desempeño de sus funciones. Si realmente quieres dar la bienvenida a un nuevo empleado remoto, tu empresa debería hacerse cargo de aquellas herramientas imprescindibles para el puesto laboral. Esto es algo que suelen hacer las grandes empresas y que genera alegría y motivación por parte de los nuevos trabajadores.

Evalúa qué requiere el empleado y no dejes que corra él mismo con los costos. Un ordenador, un móvil o herramientas de software, como un programa para llamar por teléfono online o una VPN son algunas de las posibilidades. No esperes al primer día de trabajo para hacerle llegar esta tecnología. Recuerda que al iniciarse el contrato, la nueva incorporación debería contar con todo lo necesario para su función. Esto también cuenta para las cuentas de correo electrónico, la plataforma de gestión de tareas o la centralización de contraseñas de la empresa. Estos datos deberían estar a disponibilidad del empleado remoto a primera hora del día de inicio de sus actividades.

6. Presenta al nuevo empleado remoto para que se sienta parte de la compañía 

Integrarse a un equipo de trabajo ya formado no es tarea sencilla. Por este motivo, resulta imprescindible que te tomes el tiempo para dar la bienvenida a un nuevo empleado remoto. Esto no significa solamente enviarle una carta o un correo electrónico, sino también, y principalmente, ayudarle a sentirse parte de la organización. El tutor asignado podría ser la persona encargada de esta tarea.

Para ello, podría presentar brevemente al nuevo empleado a través del medio de comunicación habitual de la compañía, ya sea el correo electrónico, el boletín empresarial, la red social empresarial o el chat. Idealmente, podrías llevar a cabo una reunión online para que el nuevo trabajador tenga la oportunidad de interactuar brevemente con sus colegas. Una videollamada en HD brinda la oportunidad de hablar mirándose a los ojos y, por lo tanto, resulta positivo su uso durante el proceso de incorporación de personal remoto.

7. Acompaña a tu empleado remoto durante el proceso de incorporación

No olvides que dar la bienvenida a un nuevo empleado remoto es mucho más que el saludo inicial. Implica, realmente, estar presente, aunque sea a la distancia. Te aconsejamos no dejar todo el proceso de onboarding en manos de un tutor o los especialistas de Recursos Humanos. Como gerente, tómate el tiempo de conversar con el nuevo empleado para entender cómo avanza el proceso de incorporación.

Los contactos informales a través de las herramientas empleadas en tu empresa pueden hacer que el empleado se sienta acompañado, aun teletrabajando. Uno de los graves problemas a los que se enfrentan los trabajadores remotos es el aislamiento. La comunicación regular con ellos minimiza estas cuestiones que pueden repercutir en el mediano y largo plazo en desmotivación y baja productividad. Siempre escucha a tus trabajadores, especialmente durante los primeros tres meses tras su incorporación. Hazles sentir parte de la empresa. Deja que te expresen sus dudas y mantenles al corriente de tus expectativas. Asimismo, los encuentros quincenales o mensuales pueden ser buenos momentos para hablar sobre el desempeño y modificar el rumbo en caso de ser necesario.

8. Utiliza una plataforma de trabajo colaborativo para simplificar el proceso de incorporación

En la actualidad, la mayoría de las empresas ha comprendido la imperiosa necesidad de contar con una plataforma que centralice el trabajo y facilite la colaboración. Si tu compañía está optando por el trabajo remoto, seguramente ya has implementado un software de esta índole. ¿Aún no lo has hecho? Pues, ha llegado el momento de ponerte manos a la obra. No dudes en dar la bienvenida a un nuevo empleado remoto con una aplicación completa que simplifique la comunicación, la gestión de tareas y proyectos, y mucho más.

Un software como Bitrix24 te permitirá asignar tareas y subtareas, con dependencias, en solo un par de clics. El responsable podrá observar el tiempo de entrega y los recursos, y comenzar a trabajar de manera inmediata, sin demoras causadas por diferencias horarias, por ejemplo. Además, podrás controlar el avance de las tareas. Esto te permitirá una mayor flexibilidad y rápida respuesta frente a cualquier inconveniente. En la misma plataforma, podréis comunicaros mediante distintos canales y compartir documentos y calendarios, entre otras funcionalidades. Los trabajadores remotos agradecen el uso de un software como Bitrix24, ya que simplifica el proceso de incorporación y su adaptación.

Genera un impacto positivo al incorporar a un nuevo empleado remoto a tu empresa

Entender cómo dar la bienvenida a un nuevo empleado remoto a un equipo ya formado puede producir un impacto positivo en toda la empresa. El proceso de incorporación no resulta importante solamente para el nuevo trabajador, sino para la compañía en su conjunto. Este nuevo talento debe ser recibido como se merece para generar, en última instancia, una relación beneficiosa y un buen clima laboral.

Establece, entonces, una conexión inicial antes del primer día de trabajo. Inicia el proceso de incorporación poco a poco. Envía un mensaje de bienvenida y, también, ocúpate de que el nuevo empleado cuente con la información y los implementos necesarios para el desempeño de sus funciones. Asigna un mentor y apuesta por la comunicación fluida y bidireccional. Implementa una plataforma colaborativa, si aún no lo haces, para mejorar la relación entre el nuevo empleado y sus compañeros. Además, podrás centralizar toda la información en un único lugar y, por ende, tener un mayor control de la gestión integral de tu empresa. ¿Aún te preguntas cómo dar la bienvenida virtualmente a un nuevo empleado? Sé entusiasta e inspirador, pero no olvides funcionar como guía y apoyo constante. Tus nuevos trabajadores lo agradecerán y tu empresa, también.