Los 9 principales beneficios de la automatización de RR. HH. : potenciando la agilidad organizacional

La innovación en Recursos Humanos a través de la automatización es una realidad para muchas empresas que han invertido en herramientas que simplifican tareas diarias. Esta inversión no solo representa una mejora en la eficiencia operativa, sino que también marca el comienzo de una transformación significativa en la gestión del talento y en la experiencia del empleado. De hecho, los beneficios de la automatización de RR. HH. pueden ser diversos y de gran alcance.

Con la implementación de sistemas automatizados, las empresas pueden optimizar sus procesos de reclutamiento, gestión del rendimiento y administración de nóminas, entre otros, lo que les permite dedicar más tiempo y recursos a actividades estratégicas que impulsan el crecimiento del negocio. Esta evolución en la forma en que se gestionan los recursos humanos no solo impacta en la eficiencia operativa en RR. HH. por automatización, sino que también fortalece la capacidad de adaptación y competitividad de las organizaciones en un entorno empresarial dinámico.

Continúa leyendo para descubrir por qué deberías destinar parte de tus recursos financieros a la automatización de procesos de RR. HH..

1. Notable incremento de la eficiencia operativa en RR. HH. por la automatización

La primera de las múltiples ventajas de la automatización en Recursos Humanos es una mayor productividad del departamento. La automatización de RR. HH. ahorra tiempo y esfuerzo, mediante la simplificación de procesos y el fácil acceso a la información. Así, tareas como el procesamiento de la documentación de incorporación de empleados o la realización de revisiones de desempeño se vuelven más fluidas y rápidas.

Toma como ejemplo la recopilación de firmas para una nueva contratación. En el pasado, este proceso implicaba preparar el contrato, enviarlo para aprobación, revisarlo, realizar cambios y, luego, enviarlo para la firma de cada una de las partes. En la actualidad, en plataformas completas como Bitrix24, se emplean plantillas y se genera una automatización de aprobación y firma digital, que envía notificaciones a los participantes para que cada uno cumpla con sus obligaciones a la brevedad, aumentando la eficiencia.

Al liberar tiempo y recursos anteriormente dedicados a tareas operativas, la automatización permite que los profesionales de RR. HH. se centren en otras iniciativas que agregan valor y contribuyen al crecimiento a largo plazo de la empresa. Impulsa la innovación en Recursos Humanos a través de la automatización de procesos como la gestión del talento, la formación y el desarrollo, y la administración de beneficios.

2. Menos errores humanos, asegurando la precisión de los datos

La automatización de procesos de RR. HH. implica la estandarización de actividades mediante el uso de herramientas digitales. Las mismas siguen reglas predefinidas y procedimientos específicos, lo que reduce la posibilidad de errores humanos asociados con la interpretación subjetiva o la inconsistencia en la aplicación de políticas y procedimientos. A la vez, la interconexión de plataformas y el intercambio fluido de información elimina la necesidad de entrada manual de datos, una de las principales fuentes de errores.

Por otra parte, estos sistemas pueden incluir funciones de validación y verificación automática de datos, simplificando una enorme variedad de actividades de RR. HH., como la gestión de beneficios. Las mejores herramientas de automatización para Recursos Humanos pueden, por ejemplo, determinar automáticamente la elegibilidad de un empleado para obtener ciertos beneficios en función de su estado laboral y otros criterios, simplificando la otorgación y el pago de los mismos. Pero eso no es todo. Además, suelen incluir capacidades avanzadas de auditoría y seguimiento para identificar y corregir errores rápidamente.

3. Interesante reducción de costes en RR. HH. mediante la automatización

No hay dudas de que la reducción de costes en RR. HH. mediante automatización es una de las principales causas que empujan a las empresas a implementar herramientas de automatización para Recursos Humanos, de la talla de Bitrix24. En primer lugar, se optimizan recursos, minimizando la necesidad de mano de obra para la realización de tareas administrativas repetitivas. Estas últimas, como el reclutamiento, el payroll (o pago de nómina), el onboarding y offboarding de empleados, pueden automatizarse. Así, el ahorro de costes asociados se convierte en uno de los beneficios de la automatización de RR. HH. más valorados.

Ahora bien, la transformación digital en Recursos Humanos impacta también en los costes de manera más directa y fácilmente observable. Al disminuir las tareas administrativas manuales, como la generación y gestión de formularios o informes, tu empresa tendrá costes de procesamiento reducidos, así como mínimos costes asociados a la compra de suministros de oficina, almacenamiento de documentos en papel o mantenimiento de equipos.

Por otra parte, también podrás disminuir el coste relacionado con las horas laborales de los trabajadores. Evidentemente, el impacto de la automatización en RR. HH. puede ser realmente llamativo en la eficiencia financiera de tu compañía.

4. Cumplimiento normativo simplificado

El departamento de Recursos Humanos tiene múltiples responsabilidades, entre las cuales el cumplimiento legal y ético es fundamental. Estos requisitos pueden variar según la ubicación geográfica, lo que complica la gestión diaria. Los responsables deben cumplir regulaciones sobre horas de trabajo, salarios mínimos, compensación por horas extras, licencia por enfermedad, vacaciones pagadas, seguridad laboral, protección contra la discriminación y acoso, así como proteger la privacidad de los datos personales. Además, deben asegurar igualdad de oportunidades, verificar antecedentes, autorizar trabajo para empleados extranjeros y documentar adecuadamente la contratación. Se trata de una ardua labor que la automatización de procesos de RR. HH. puede simplificar significativamente.

Los sistemas de RR. HH. como Bitrix24 permiten automatizar la recopilación, el almacenamiento y la generación de informes de datos para demostrar el cumplimiento de las normativas aplicables. También, establecen flujos de trabajo y controles automatizados que garantizan que se sigan los procesos adecuados en todas las áreas de RR. HH.. De esta manera, es mucho más sencillo verificar que cada trabajador ha completado la documentación requerida, firmado acuerdos de confidencialidad y recibido la capacitación obligatoria.

La notificación de cambios en las regulaciones, leyes y normativas también puede considerarse uno de los mejores beneficios de la automatización de RR. HH., ya que nunca más pasarás por alto una modificación relevante. Reduce, así, el riesgo de sanciones legales y protege la integridad de tu empresa. Esto podría traducirse en ventajas para la empresa, como una mayor retención de talento y una reputación sólida en el mercado laboral.

5. Toma de decisiones eficiente debido al acceso a información fehaciente en tiempo real

Otro de los grandes beneficios de la automatización de RR. HH. es la posibilidad de tomar decisiones de manera rápida, sobre la base de datos actualizados. Al implementar sistemas y herramientas que recopilan, procesan y presentan datos de manera automatizada, las empresas pueden acceder a informes de seguimiento del desempeño de los empleados, pagos, nóminas y mucho más en un solo clic. De este modo, es mucho más sencillo definir áreas de mejora y accionar sobre ellas.

La automatización del software puede recopilar y rastrear datos relevantes en RR. HH. en toda la organización, permitiendo a los tomadores de decisiones analizar los procesos existentes, evaluar su efectividad y determinar qué cambios son necesarios para optimizar los procesos y beneficiar a la organización. Por ejemplo, un sistema de gestión del rendimiento automatizado puede rastrear continuamente el progreso de los empleados hacia sus objetivos, registrar la retroalimentación recibida y evaluar el desempeño en tiempo real. Esto proporciona a los líderes de RR. HH. y a los gerentes datos precisos sobre el rendimiento individual y colectivo de los empleados que sirve para promocionar a un trabajador u otro.

Además, la capacidad de acceder a información precisa en tiempo real mejora la capacidad de respuesta y la agilidad de tu empresa. Así, si surgiese una oportunidad de negocio que requiriese un aumento repentino en la contratación, los líderes de RR. HH. podrían identificar candidatos internos o externos adecuados y tomar decisiones de contratación informadas y rápidas, gracias a la automatización de RR. HH.

6. Aumento de la satisfacción de los trabajadores gracias a un enfoque centrado en sus necesidades

Si aún te parecen pocos los beneficios de la automatización de RR. HH., esta ventaja te sorprenderá: el tiempo que no se emplea en tareas rutinarias se puede invertir en la construcción de una mejor experiencia del empleado. Al fin y al cabo, un trabajador satisfecho está dispuesto a esforzarse más para alcanzar los objetivos y, por ende, rinde más. Así que ya sabes, para incrementar el compromiso de los empleados debes centrar tu enfoque, tiempo y recursos en comprender sus necesidades, deseos y expectativas, y actuar sobre ellos.

Una de las formas de hacerlo es agilizando los procesos internos mediante la automatización. Abandona la burocracia y haz que solicitar vacaciones, días libres, bajas por enfermedad o el reembolso de gastos sea más sencillo, reduciendo la carga administrativa y haciéndoles sentir más valorados. La mejora de la gestión de talento con automatización es posible: brindándoles posibilidades de capacitación personalizadas, crecimiento y promoción a los trabajadores más prometedores.

Abre canales de comunicación bidireccional para estar atento a los flujos de preguntas y retroalimentación que te permitan identificar preocupaciones y áreas de mejora. Emplea la automatización para obtener regularmente informes sobre la gestión del tiempo y la asistencia, el compromiso de los trabajadores y la gestión del rendimiento. Como ves, la automatización y la experiencia del empleado en RR. HH. son dos aspectos que deberían entrelazarse para crear un ambiente laboral positivo que promueva la productividad inmediata.

7. Escalabilidad del sistema que permite una rápida adaptación al crecimiento y las necesidades de la empresa

En la actualidad, las empresas deben ser capaces de adaptarse rápidamente a los cambios. Las nuevas tecnologías y el mercado evolucionan a un ritmo nunca antes visto. Entre los más destacados beneficios de la automatización de RR. HH. está su escalabilidad. Esto significa que no necesitarás migrar los datos a una nueva aplicación a medida que tu empresa crezca, al menos si escoges una app como Bitrix24, que evoluciona de la mano de tu organización.

Las herramientas de automatización para Recursos Humanos pueden expandirse y ajustarse fácilmente para satisfacer nuevas demandas de tu empresa. Así, pueden ampliar el volumen de solicitudes de empleo, entrevistas o procesos de incorporación de empleados o nuevas funcionalidades, como programas de coaching, capacitación o mentoría.

En la mayoría de los casos, los sistemas de RR. HH. automatizados pueden conectarse con otros sistemas de gestión empresarial, como el sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) o el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Bitrix24, por ejemplo, es una completa suite empresarial que ofrece distintas herramientas para la gestión integral del negocio y se puede personalizar descargando aplicaciones en su Marketplace. Al decidirte por Bitrix24, apuestas a una superior eficiencia operativa en RR. HH. por automatización que crecerá a la par de tu compañía.

8. Análisis mejorado que permite desarrollar estrategias superiores de RR. HH.

El acceso a informes detallados puede considerarse una de las mejores ventajas de la automatización en Recursos Humanos. Obtendrás insights más profundos y precisos sobre diversos aspectos relacionados con su fuerza laboral. La plataforma recopilará información sobre el rendimiento de los empleados, su nivel de satisfacción, la rotación del personal y el uso de beneficios, entre otras variables. La transformación digital en Recursos Humanos facilita la organización y el procesamiento de grandes volúmenes de estos datos de manera más eficiente, favoreciendo el desarrollo de estrategias en tiempo real.

Analiza datos sobre las características de los candidatos exitosos y las tendencias del mercado laboral para identificar los mejores talentos para tu negocio y construir estrategias de reclutamiento direccionadas.

Elabora estrategias para la mejora de la gestión de talento con automatización que contribuyan a su retención en el mediano y largo plazo. Diseña programas de capacitación y desarrollo más efectivos y adaptados a las necesidades individuales de cada trabajador. Planifica la sucesión de puestos directivos con tiempo para formar a los líderes para esos roles clave.

9. Ventaja competitiva frente a la competencia a causa de la mayor eficiencia e innovación

Ya hemos señalado que la automatización de procesos de RR. HH. contribuye a que los empleados se centren en actividades de mayor valor agregado. Ahora bien, esto repercute también en una mayor agilidad empresarial que es, claramente, una ventaja competitiva. Tu empresa podrá responder más rápidamente a las demandas del mercado, aprovechando oportunidades de crecimiento.

Asimismo, el mayor acceso a información fehaciente ayuda a que la empresa esté al tanto de las últimas tendencias en contratación y pueda actuar de manera proactiva. Tomemos como ejemplo el teletrabajo. Las compañías que se adaptaron más rápidamente fueron aquellas que venían monitoreando el entorno y estaban preparando políticas al respecto. Mantente a la vanguardia fortaleciendo la posición competitiva de tu empresa en el mercado como un sitio laboral ideal para los grandes talentos.

Aprovecha los beneficios de la automatización de RR. HH.

A lo largo de este artículo, has podido descubrir que los beneficios de la automatización de RR. HH. son tan extensos como variados. Sin lugar a dudas, el impacto de la automatización en RR. HH. ha sido inmenso y ha revolucionado la manera en la que las empresas gestionan su capital humano en diferentes niveles.

Minimiza el tiempo invertido en tareas repetitivas e incrementa la productividad. Apuesta a la reducción de costes en RR. HH. mediante automatización y, también, la disminución de errores asociados con el ingreso manual de datos. Toma decisiones sobre la base de datos fehacientes y actualizados. Mejora la gestión de talento con automatización e incrementa la satisfacción de los trabajadores. Desarrolla estrategias dirigidas gracias a los análisis de Recursos humanos y acompaña a tu empresa durante su crecimiento.

Si aún no tienes tu cuenta de Bitrix24, no esperes más para crearla. Con el sistema de recursos humanos de Bitrix24, obtendrás una solución integral que simplifica la gestión del talento y mejora la experiencia del empleado. Haz que tu equipo de RR. HH. trabaje de manera efectiva, proporcionando herramientas poderosas para reclutamiento, capacitación, comunicación y más.

No lo dudes: implementa Bitrix24 e incrementa la eficiencia operativa en RR. HH. por automatización hoy mismo. ¡Cambiará la rutina del departamento de manera positiva!

FAQ

La automatización en Recursos Humanos es un proceso que optimiza las tareas repetitivas y administrativas del área mediante el uso de un software. Esto incluye los procesos de contratación, nómina, administración de beneficios y evaluación de desempeño de los empleados.

La automatización de RR. HH. puede mejorar la agilidad organizacional al:

• Incrementar la eficiencia.

• Reducir los errores humanos.

• Disminuir las tareas manuales.

• Facilitar el cumplimiento de las regulaciones.

• Tomar decisiones informadas al acceder a datos en tiempo real.

• Mejorar la satisfacción de los empleados.

• Adaptarse a las necesidades del negocio.

• Liberar tiempo para tareas estratégicas.

• Brindar informes completos.

• Ofrecer una ventaja competitiva.

Los procesos de RR. HH. que se benefician más de la automatización son:

• El reclutamiento y la selección de personal.

• El onboarding y el offboarding.

• La capacitación.

• La gestión de nóminas, vacaciones y bajas por maternidad/paternidad/enfermedad.

• La evaluación del desempeño.

• La administración de beneficios.

• El cumplimiento normativo.

Los principales retos al implementar la automatización en Recursos Humanos son los siguientes:

• Resistencia al cambio por parte de los empleados que temen que la automatización pueda reemplazar sus trabajos.

• Integración con sistemas existentes.

• Formación y capacitación de los trabajadores.

• Coste de la implementación.

• Privacidad y seguridad de datos.

• Adaptación a la regulación para cumplir con las leyes de empleo.