10 excelentes alternativas a Google Workspace para colaboración y productividad sin interrupciones

Google Workspace, anteriormente GSuite, es quizá el software de colaboración para empresas más utilizado en el mundo empresarial. El gigante tecnológico ha desarrollado una plataforma que incluye una amplia gama de aplicaciones, como Gmail, Google Drive, Docs, Sheets y Meet. Las mismas facilitan el trabajo conjunto en tiempo real, sin importar la ubicación de los miembros del equipo. Sin embargo, hay quienes buscan alternativas a Google Workspace debido a sus altos precios o la necesidad de funciones más especializadas.

Si te encuentras evaluando herramientas de colaboración en la nube que permitan compartir documentos, coordinar proyectos y tareas, y comunicarse sin barreras geográficas, estás en el sitio perfecto. Compartiremos contigo cuáles son los competidores de Google Workspace que deberías tomar en consideración.

1. Bitrix24

Entre las mejores alternativas a Google Workspace disponibles en el mercado español, sobresale Bitrix24, una solución enfocada tanto en la colaboración como en la productividad de equipos. Esta plataforma ofrece un entorno en línea para trabajar totalmente unificado, que aúna herramientas de gestión de tareas, comunicación y almacenamiento.

Maneja proyectos, asignando tareas y recursos, determinando dependencias entre ellas y controlando los avances. Visualiza las tareas en listas, diagramas de Gantt o cuadros Kanban. Bitrix24 también cuenta con herramientas de seguimiento de tiempo, para que los equipos puedan monitorear las horas invertidas en cada tarea y optimizar la asignación de recursos.

Gestiona calendarios compartidos y comunícate con tu equipo mediante el chat instantaneo, las llamadas y las videollamadas. Crea grupos de trabajo por proyecto, determinando los permisos de acceso adecuados para cada profesional. Estos espacios funcionan como departamentos virtuales para centralizar los datos de cada proyecto y permiten invitar tanto a trabajadores internos como externos. Genera, edita y comparte documentos gracias a Bitrix24.Drive. La solución hace posible la colaboracion en documentos con compañeros y usuarios externos, nuevamente. Realiza modificaciones online al mismo tiempo, agrega comentarios, comprueba quién ha llevado a cabo los cambios o recupera versiones.

Un diferencial clave de Bitrix24 frente a otras herramientas de productividad para equipos es su capacidad de automatización robótica de procesos. La aplicación ejecuta automáticamente tareas repetitivas, como la creación de informes o la aprobación de documentos, sobre la base de reglas preestablecidas. Además, Bitrix24 permite configurar flujos de trabajo personalizados para automatizar la gestión de ventas y marketing dentro de su CRM integrado y programar notificaciones y recordatorios. Monitorear el rendimiento de los empleados es fácil, incluso si deseas consultar los datos en tiempo real. Esto es una verdadera ventaja si has apostado al trabajo remoto o híbrido.

Sin lugar a dudas, Bitrix24 es una de las alternativas gratuitas a Google Workspace que sorprende debido a sus amplias funcionalidades. El plan gratuito para un número ilimitado de usuarios posibilita la compartición de noticias en un feed interno, pudiendo incluso usar CoPilot, la herramienta de IA para simplificar la redacción de informaciones. Además, incluye un potente gestor de tareas y proyectos, CRM y almacenamiento en la nube, así como herramientas de comunicación y colaboración en documentos. Se integra con múltiples apps que puedes descargar desde el Bitrix24.Market para personalizar la plataforma y con otras que quizás uses de manera habitual, como Microsoft Office. Bitrix24 es una plataforma segura, que cuenta con 7 capas de protección y cumple con las certificaciones HIPPA, GDPR, ISO 27001, SOC 1/2/3, Directiva 95/46/CE y PCI DSS Nivel 1. Además, es totalmente escalable, adaptándose tanto a startups como a grandes empresas.

2. Microsoft 365

Microsoft 365 es una de las alternativas a GSuite más robustas y completas, al reunir las aplicaciones de Office en una plataforma en la nube. De este modo, es perfecta para las empresas que trabajan regularmente con este sistema operativo, ya que se integra de manera nativa con Word, Excel y PowerPoint; por lo tanto, no requiere de capacitación adicional para los empleados.

Entre las diversas herramientas de trabajo remoto de Microsoft 365, Microsoft Teams posee opciones de mensajería instantánea, videollamadas y videoconferencias, haciendo más sencilla la programación de reuniones online. Teams centraliza todo el flujo de trabajo: crea grupos virtuales para compartir archivos, colabora en proyectos o intercambia ideas. Gracias a Power Automate podrás preparar flujos de trabajo automatizados, mejorando la eficiencia en las tareas y los procesos empresariales.

En términos de colaboración, edita documentos de manera simultánea, sin problemas de coautoría y con la posibilidad de recuperar versiones. Invita colaboradores internos o externos, asegurando la integridad de la información mediante permisos de acceso. Además, OneDrive funciona como respaldo de los datos frente a cualquier problemática. De hecho, lo que diferencia a Microsoft 365 de otras alternativas a Google Workspace es su enfoque en la seguridad. La plataforma incluye varias capas de protección avanzadas, como el cifrado de datos y las integraciones con Azure. Ahora bien, Microsoft 365 está disponible únicamente con suscripción de pago.

3. ClickUp

A lo largo de los años, ClickUp ha conseguido posicionarse como una de las mejores alternativas a suites de oficina extendidas, como Google Workspace, para quienes buscan una solución más personalizable y flexible. Justamente, esta es su principal fortaleza: puede adaptarse a las necesidades particulares del equipo de trabajo.

Como otras herramientas de colaboración en la nube, ClickUp simplifica la centralización de tareas y proyectos en su intuitiva interfaz que funciona arrastrando y soltando ítems. Las tareas pueden visualizarse en listas, gráficos de Gantt, calendarios y otros formatos. Personaliza los flujos de trabajo, la creación de documentos e, incluso, la visualización de las cargas de trabajo y los cronogramas según tus deseos. Además de las funciones clave de colaboración y edición de documentos tan habituales en todas las alternativas a Google Workspace, ClickUp conecta directamente los documentos con las tareas, facilitando una gestión más fluida.

Por otra parte, esta plataforma incorpora opciones avanzadas de automatización y seguimiento de KPI, diferenciándose así de Google Workspace. Obtén informes de desempeño de manera regular y comunícate con los trabajadores a través del chat incluido. Organiza ideas en pizarras o graba tutoriales con su función grabación de vídeo in-app, para compartir explicaciones con todos los miembros del equipo, estén donde estén. Además, ClickUp se integra con más de 1000 aplicaciones y cuenta con una versión gratuita para uso personal y planes de pago para equipos pequeños y grandes empresas.

4. Zoho Workplace

Sin importar el tamaño de tu equipo de trabajo, Zoho Workplace se presenta como una de las alternativas a GSuite más interesantes. Una de sus características más destacadas es su dashboard integrado para acceder a todas las herramientas de trabajo remoto en unos simples clics, sin necesidad de abrir múltiples ventanas o pestañas.

Esta plataforma incluye diversas apps orientadas a mejorar la colaboración y la productividad. Impulsa la comunicación en línea mediante Zoho Mail, Zoho Cliq y Zoho Meeting. Mientras la primera, como su nombre lo indica, posibilita el envío de correos electrónicos, la segunda ofrece chats en tiempo real y la tercera, videoconferencias y reuniones virtuales. Las herramientas están completamente integradas para que los usuarios puedan compartir archivos o iniciar videollamadas desde el chat o el correo electrónico. Por otro lado, crea y edita toda clase de documentos en Zoho Workplace, en solitario o en grupo, que se vincularán con las tareas asignadas dentro de la herramienta de proyectos. Almacena y comparte archivos usando el drive y mejora, así, la eficiencia del equipo.

Zia, el asistente impulsado por inteligencia artificial, de este software de colaboración para empresas contribuye a incrementar la productividad, simplificando la búsqueda de archivos y documentos en la plataforma, así como la automatización de tareas cotidianas. Cabe mencionar que Zoho Workplace pertenece al ecosistema Zoho y, por lo tanto, se integra con Zoho CRM, herramientas de finanzas y más. Para emplear esta plataforma, deberás optar por uno de sus planes de pago, tras una prueba gratuita de 15 días.

5. Dropbox Business

Dropbox Business es una solución de almacenamiento y compartición de archivos que puede contribuir a mejorar la productividad de tu negocio. Esta plataforma mantiene los archivos sincronizados y seguros, y brinda la posibilidad de coeditarlos con profesionales internos y externos que han recibido los permisos adecuados.

En comparación con otros competidores de Google Workspace, Dropbox Business es menos completo, ya que se distingue por su sólido sistema de gestión de archivos, más que por su multiplicidad de herramientas. Almacenar, compartir y colaborar en documentos de todo tipo, incluso de gran tamaño, como vídeos y presentaciones, nunca antes fue tan sencillo. Recupera versiones de documentos e, incluso, documentos eliminados.

Además, podrás grabar vídeos explicativos para que las tareas queden claras o enviar contratos y otros documentos para su firma digital. Como ya mencionamos, Dropbox Business pone especial énfasis en la seguridad. Así, no solo podrás configurar permisos y contraseñas, sino también eliminar archivos de manera remota si sospechas que la información ha sido comprometida. Asimismo, podrás acceder a datos de acceso, modificaciones y consulta de documentos. A diferencia de otras alternativas a Google Workspace, Dropbox Business no tiene soluciones nativas de comunicación. Está disponible únicamente con suscripción de pago.

6. Asana

Asana es un poderoso gestor de flujos de trabajo que, a pesar de no poseer herramientas propias para la elaboración de documentos, hojas de cálculo, presentaciones ni almacenamiento, resulta práctico debido a sus más de 1000 posibles integraciones. Comparada con Google Workspace y otras herramientas de productividad para equipos, Asana pone el foco en la gestión de proyectos y la colaboración.

Si buscas una opción que organice el trabajo diario y mantenga a tu equipo alineado con los objetivos de la empresa, Asana puede ser una buena opción. Prepara proyectos, con etapas y dependencias, asigna tareas y monitorea la evolución de las mismas. Cada profesional puede visualizar sus responsabilidades en forma de lista, tablero y calendario o consultar los pendientes en su bandeja de entrada. Etiqueta a los miembros del equipo en comentarios y genera verdaderas conversaciones online.

Por lo general, Asana es empleada por equipos de marketing, desarrollo de productos y gestión de eventos. No obstante, es una herramienta poderosa para automatizar toda clase de flujos de trabajo. Dicha plataforma no incluye herramientas de almacenamiento, compartición ni comunicación, pero se integra con apps como Slack y Dropbox. El plan personal es gratuito y tiene funciones restringidas. En caso de necesitar funcionalidades extendidas, deberás optar por un plan de pago.

7. Wrike

Wrike es una solución integral basada en la nube diseñada específicamente como un software de colaboración para empresas que necesitan organizar y ejecutar proyectos con varias etapas y dependencias. Entre sus características clave, se encuentran los diagramas de Gantt, los tableros Kanban y la vista de cargas de trabajo, para que puedas gestionar fácilmente recursos y verificar los avances. Maneja eficientemente el flujo de trabajo, mejorando la gestión de proyectos y tareas al automatizar procesos.

La plataforma, al igual que las anteriores alternativas a Google Workspace, cuenta con paneles de control que pueden adaptarse para su uso en entornos ágiles. Estos proporcionan una visión clara de la carga laboral del equipo, permitiendo que los líderes revisen las asignaciones para evitar el agotamiento y optimizar la productividad.

Ajusta recursos rápidamente y toma decisiones informadas gracias a los completos informes automatizados de Wrike, como los reportes de riesgos o de rendimiento profesional. Solo determina las variables a analizar y la periodicidad, y deja que la app recabe y analice los datos. Su aplicación móvil te permitirá tener acceso total a la planificación y organización de tu negocio, incluso en desplazamiento. Si bien Wrike puede ser menos intuitivo que Google Workspace en cuanto a su configuración inicial, no tiene una alta curva de aprendizaje. Disponible tanto con suscripción gratuita como de pago.

8. OnlyOffice

OnlyOffice podría ser una elección útil para tu empresa entre todas las alternativas a Google Workspace si estás buscando una solución potente de creación de documentos, presentaciones y hojas de cálculo que incluya herramientas colaborativas. Indudablemente, llama la atención por su flexibilidad, siendo posible emplearla en premisa o en la nube.

A nivel de sus funciones, incluye una suite completa de aplicaciones para la creación y la edición de toda clase de archivos. En contraposición con otras alternativas a suites de oficina, OnlyOffice no tiene correo electrónico ni aplicación de calendario nativa; no obstante, puedes colaborar con los miembros de tu equipo, coeditando documentos y comentado en ellos, así como agregar funcionalidades a través de la instalación de extensiones.

En cuanto a la comunicación, podrás usar el chat o realizar llamadas de audio y vídeo a través de Jitsi o Rainbow. OnlyOffice soporta Linux, Mac y Windows, convirtiéndose en un software adecuado para equipos dispersos, donde cada profesional trabaja con un ordenador a su medida. Por último, ten en mente que si bien podrás editar conjuntamente documentos, OnlyOffice no tiene la misma capacidad que Google Workspace para manejar documentos o presentaciones grandes. Disponible solamente con plan de pago.

9. Monday.com

Lo que más llama la atención de Monday.com es su enfoque visual y altamente personalizable. Mejora la eficiencia de tus equipos mediante tableros visuales, gráficos y cronogramas que señalan claramente las tareas, las responsabilidades y el progreso.

En comparación con Google Workspace, Monday.com se especializa en la gestión de proyectos y la automatización de flujos de trabajo, proporcionando funciones específicas para la coordinación de tareas. Utiliza los tableros de arrastrar y soltar para asignar tareas y recursos. Programa notificaciones, gestiona plazos y sincroniza Monday.com con otras herramientas como Dropbox, Microsoft 365 o Slack.

Reduce la necesidad de llevar a cabo tareas repetitivas manualmente, gracias a la automatización. Programa correos electrónicos, sincroniza reuniones y recibe actualizaciones automáticas de tareas. Así, los miembros de tu equipo podrán abocarse a tareas estratégicas. Los calendarios de Monday.com ayudarán a que todos se mantengan alineados y nadie olvide reuniones. Aunque para llevarlas a cabo online deberás optar por una herramienta de comunicación que pueda integrarse con este software. Monday.com ofrece una suscripción gratuita para dos usuarios y varios planes de pago.

10. Confluence

La última de las alternativas a Google Workspace que nos queda por analizar es Confluence, la app de Atlassian que centraliza y gestiona el conocimiento de los equipos. Organiza los datos con Spaces, las áreas dedicadas para almacenar notas, información, proyectos y cualquier recurso necesario para alcanzar los objetivos.

Quizá la herramienta más destacable de Confluence sean las pizarras en blanco. Elabora diagramas y mapas de flujo, y recolecta ideas en un lienzo infinito, perfecto para colaborar en reuniones de brainstorming. La aplicación cuenta con plantillas listas para usar que pueden simplificar la creación de documentos, así como un editor de IA que automatiza tareas repetitivas y puede generar contenido básico. Organiza grandes volúmenes de datos con sus bases de datos que agregan y relacionan información desde diferentes fuentes, con vistas configurables y campos dinámicos. Por supuesto, podrás configurar permisos para asegurar que solo quienes tú quieras accedan a la información sensible.

Confluence se integra con muchas herramientas populares, como Dropbox, Jira o Slack. Asimismo, se trata de una plataforma escalable. Su plan gratuito para hasta 10 usuarios brinda acceso a funcionalidades limitadas que pueden extenderse al pasar a una suscripción de pago.

Hay alternativas de Google Workspace para todas las necesidades

Como has podido descubrir a lo largo de este análisis, los competidores de Google Workspace cubren un rango variado de expectativas y necesidades. Presta atención a las funcionalidades de cada una de las alternativas a Google Workspace y escoge aquella que mejor se adapte a lo que tu equipo requiere. Ten en cuenta que algunas de ellas ofrecen mayores capacidades de escalabilidad, algo muy interesante de cara al futuro.

Entre todas las alternativas gratuitas a Google Workspace, hay una que sobresale notoriamente debido a su facilidad de uso, que contrasta con la amplia variedad de facilidades que incluye: Bitrix24. Esta plataforma integral combina herramientas de gestión de proyectos, comunicación en tiempo real y automatización de procesos, presentándose como una opción sólida para empresas asentadas y en etapa de crecimiento.

Si tu equipo necesita un software de colaboración para empresas que centralice el trabajo conjunto e impulse la productividad, sin sacrificar funcionalidades, Bitrix24 es la app que deberías probar.

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FAQ

¿Cuáles son las mejores alternativas a Google Workspace para la colaboración?

Las mejores alternativas a Google Workspace para colaboración son:

• Bitrix24.

• Microsoft 365.

• ClickUp.

• Zoho Workplace.

• Dropbox Business.

• Asana.

• Wrike.

• OnlyOffice.

• Monday.com

• Confluence.

¿Cómo se comparan las alternativas a Google Workspace en términos de características y precios?

Las alternativas a Google WorkSpace se comparan en términos de características y precios dependiendo de la amplitud y complejidad de sus funciones. Algunas soluciones incluyen herramientas avanzadas de gestión, automatización y almacenamiento, mientras que otras se centran en funciones específicas como la gestión de tareas o la comunicación. En general, las plataformas completas suelen tener un coste más elevado, aunque es posible encontrar opciones con planes gratuitos.

¿Existen alternativas a Google Workspace que ofrezcan integración con herramientas externas?

Hay varias alternativas a Google Workspace que permiten la integración con herramientas externas. Muchas de estas soluciones ofrecen conectividad con aplicaciones de terceros, lo que facilita un flujo de trabajo más eficiente al combinar diferentes funciones y recursos en un solo lugar.

¿Son las alternativas a Google Workspace escalables para empresas en crecimiento?

Numerosas alternativas a Google Workspace son escalables y pueden adaptarse al crecimiento de las empresas. Estas opciones suelen ofrecer diferentes planes y funcionalidades que se pueden ajustar a medida que aumenta el número de usuarios o las necesidades operativas, lo que las convierte en soluciones adecuadas para organizaciones en expansión.