Sistemas de colaboración empresarial. Software para tu empresa.

Implementar un sistema de trabajo colaborativo empresarial se ha convertido en un requisito indispensable para la gran mayoría de empresas. Optimizar al máximo los procesos de negocio, automatizar los procedimientos internos y compartir los datos que se generan con todos los departamentos dando lugar a un sistema unificado es esencial para asegurar el buen funcionamiento de tu empresa. 

Modalidades de trabajo como el trabajo en remoto o la necesidad de digitalización por parte de las compañías han fomentado el uso de software de gestión empresarial en su día a día. De hecho, muchas empresas de gran tamaño y con un alto nivel de stock de productos, ya utilizaban estos sistemas de colaboración empresarial. Con el avance de la tecnología y la digitalización, ha llegado el turno de las pymes y microempresas, las cuales están adaptando sus software de gestión para que sean mucho más colaborativos a nivel interdepartamental. 

Estos sistemas de colaboración empresarial deben ayudar a la organización en la gestión de ofertas, generación de proyectos o pedidos, fabricación, facturación, contabilidad o administración de la empresa. De este modo, se agilizan los flujos de trabajo entre diferentes departamentos, se introducen datos en un mismo sistema y se eliminan errores e información duplicada. Todo ello, hace posible que los diferentes departamentos de la empresa puedan acceder e intercambiar e información de una forma mucho más rápida y sencilla.

Tipos de sistemas de colaboración empresarial

Existe una gran variedad de sistemas de colaboración empresarial y ejemplos en el mercado. En este caso, nos centramos en los sistemas de colaboración empresarial ERP y en la naturaleza de los mismos, según si el software se ha desarrollado a medida o bien se trata de una aplicación estándar.

Software a medida

Se trata de programas específicos y personalizados que han sido desarrollados por una empresa externa y se han creado en base a las necesidades de esa compañía. Suelen desarrollarse bajo demanda para grandes empresas o negocios con necesidades muy concretas.

Soluciones estándar

Suponen la instalación de una solución común diseñada para cualquier tipo de empresa que se configura para un negocio en concreto. Este tipo de herramientas reúnen elementos que se incluyen en la gran mayoría de empresas y suelen concentrarse en administración y contabilidad. Algunas de estas aplicaciones pueden ser más completas y ajustarse a las demandas específicas de las empresas, y permiten personalizar la interfaz, personalizar procesos o incluso incorporar integraciones que darán apoyo en la gestión empresarial.

Cómo elegir un sistema de colaboración empresarial para tu negocio

Para elegir adecuadamente un sistema de colaboración empresarial es imprescindible encontrar un partner tecnológico que comprenda la naturaleza de tu negocio. Por ello, es importante buscar proveedores informáticos especializados en el sector que puedan, por ejemplo, ofrecer demostraciones de producto. Las versiones de prueba o demo permiten conocer su funcionamiento y asegurarse de que el sistema de colaboración presentado es el adecuado para tu empresa. Existen software ERP como el de Bitrix24 que permiten activar una prueba durante 15 días poniendo a disposición del usuario multitud de herramientas. Una vez expirado el periodo de prueba, la empresa puede elegir continuar en el plan gratuito o seleccionar cualquier otro plan que considere más conveniente según sus objetivos o necesidades.  

Otro aspecto a tener en cuenta son las expectativas de tu empresa y el uso que se le quiere atribuir. Con ello, es imprescindible definir en qué áreas quiere utilizarlo tu empresa y para qué procesos internos. Este es un factor muy importante para acertar en la decisión, ya que los sistemas de colaboración empresarial están compuestos por varios módulos que gestionan distintas áreas de negocio como la de gestión económica y la de producción del negocio. Dependiendo de si se necesita integrar las dos áreas, o una u otra, serán precisos distintos módulos especializados en gestión de compras, gestión de ventas, gestión financiera, gestión de RRHH, gestión de almacenes o gestión de la producción.

Las organizaciones que están muy enfocadas a las ventas están interesadas en sistemas de colaboración que incluyan potentes herramientas de ventas como ciclo completo de gestión de las ventas, publicidad por email, telemarketing, presupuestos y facturas, automatización del flujo de trabajo o CRM móvil. En este sentido, Bitrix24 es una de las soluciones de trabajo colaborativo empresarial más completas que existen en el mercado. 

Cómo instalar un sistema de colaboración empresarial ERP en tu empresa y costes

Los pasos para instalar un sistema de colaboración empresarial ERP se realizan en tres fases.