Programa para organización de eventos de una empresa

Programar todo lo necesario para que un evento sea un verdadero éxito implica no solo planificación y organización, sino también gestión de equipos de trabajo. En este sentido, resulta imprescindible contar con un espacio de trabajo compartido entre todos los implicados.

Bitrix24 es el software para planificar eventos que permite crear espacios de trabajo compartidos para diferentes grupos de trabajo según el evento que se esté preparando. Además, es posible invitar a personas ajenas a la empresa, siendo posible incluir a clientes o proveedores externos dentro de dicho espacio.

Entre las principales aplicaciones para organizar eventos destacan las herramientas de comunicación que facilitan el intercambio de ideas, la solicitud de presupuestos y la coordinación general de cada procedimiento necesario para planificar el acontecimiento.

Bitrix24 pone al alcance de sus usuarios múltiples herramientas de comunicación como el correo electrónico, el chat uno a uno y el chat grupal, las llamadas y videollamadas HD, entre otros. De este modo, los cambios de impresiones y datos, así como el ajuste de situaciones particulares pueden realizarse sin dilaciones.

Registrarse

En la actualidad, cada vez son más los eventos que se organizan de forma remota. Para su planificación y ejecución, nada mejor que contar con un software de conferencias completo y de uso totalmente intuitivo como el que ofrece Bitrix24.

La suscripción gratis de Bitrix24 incluye videoconferencias HD para 48 participantes, siendo así posible llevar a cabo eventos pequeños y medianos con la plataforma. Por otra parte, esta herramienta puede resultar práctica para la organización de eventos presenciales al permitir que los organizadores y colaboradores se reúnan de forma online.

Registrarse

En un mundo digitalizado, cada vez es más habitual que las invitaciones se reciban de forma online, a través del correo electrónico. Sin lugar a dudas, esta opción disminuye el trabajo generalizado del equipo de eventos al evitar tareas que consumen esfuerzos, recursos y tiempo, como la impresión de invitaciones o la preparación de sobres.

El programa para organización de eventos Bitrix24 ofrece la posibilidad de enviar la invitación al evento por correo electrónico con iCalendar al contar con una suscripción de pago, ya sea Basic, Standard o Professional. Así, se puede utilizar el CRM para preparar y enviar las invitaciones, simplificando la tarea.

Registrarse

Muchas empresas optan por el envío de las invitaciones a los diferentes eventos corporativos a través de MailChimp o herramientas similares. Quienes han llevado la tarea a cabo con anterioridad, seguramente deseen continuar con el uso de la misma aplicación.

Por eso, la integración del software para planificar eventos con este tipo de aplicaciones resulta tan importante. Bitrix24 se integra de manera total con Mailchimp y otros gestores de emailing, como es el caso de SendPulse, Mailigen, Unisender y SM24. Bitrix24 incluye email marketing en los planes comerciales.

Registrarse

La planificación integral de un evento engloba un sinfín de pequeñas actividades que deben llevarse a cabo en un momento determinado y puntual con el fin de alcanzar el objetivo final, que es un evento exitoso. A fin de poder coordinarlas no hay mejor opción que contratar un programa para organización de eventos que incluya herramientas para la gestión de tareas.

Bitrix24 simplifica el proceso de planificación de tareas al favorecer la distribución de las mismas con asignación a uno o más responsables y la determinación de los tiempos de inicio y finalización que se estiman. Por otra parte, estas herramientas permiten monitorear el tiempo que lleva cumplir con cada tarea y evaluar, así, el rendimiento de cada miembro del equipo en la planificación y organización de un evento.

Registrarse

Entre las principales aplicaciones para organizar eventos destaca el diagrama de Gantt, una herramienta muy utilizada tanto en la planificación de proyectos como de eventos, ya que proporciona una vista general de cada una de las tareas a completar.

El diagrama de Gantt de Bitrix24 ofrece la posibilidad de asignar prioridades de tareas, así como señalar las tareas principales, o tareas madres, y las secundarias, o tareas dependientes. De esta manera, al modificarse el tiempo de finalización de una tarea secundaria, se modifica de forma automática el deadline de la tarea madre.

Registrarse

A nivel organizativo, el tablero Kanban es una de las aplicaciones más utilizadas al permitir una rápida visualización de tareas a desarrollar separadas por etapas. Sin lugar a dudas, es una de las herramientas más sencillas que favorecen el mapeo de las actividades y la evolución de las mismas.

De forma particular, el tablero Kanban de Bitrix24 destaca por la inclusión de colores diferentes para cada uno de los responsables, a fin de favorecer el reconocimiento de tareas con un simple vistazo. Asimismo, cada tarea que es concluida puede moverse a la sección de “tareas terminadas”, para evitar que dificulten la visualización de las demás tareas pendientes relacionadas con el evento en cuestión.

Registrarse

Una correcta organización resulta fundamental de cara a la planificación y ejecución de un evento empresarial. Por eso, el uso de calendarios cobra a este fin una gran importancia. Utilizar calendarios compartidos permite a todos los miembros del equipo organizativo estar al tanto de las reuniones pautadas.

Los calendarios de Bitrix24 pueden utilizarse de manera personal o grupal, es decir, que es posible gestionar de forma separada los compromisos personales de aquellos empresariales e, incluso, tener diferentes calendarios compartidos separados por equipos de trabajo. Asimismo, los calendarios se integran con Outlook, entre otros.

Registrarse

¿Aún te preguntas qué tipo de software se utiliza en la organización de eventos? Con toda seguridad, un software de gestión de proyectos y tareas que contemple el almacenamiento y la organización de datos y las herramientas de comunicación necesarias para el trabajo en equipo.

Ya sea que tengas una empresa de organización de eventos o que tu empresa trabaje de manera eventual planificando acontecimiento, prueba Bitrix24 y descubre una plataforma integral que es mucho más que un programa para organización de eventos: podrás centralizar toda la información en un único lugar para una mejor gestión de la misma.

Registrarse