Agenda para equipos de trabajo. Apunta todas las tareas.
Disponer de una buena agenda de trabajo es un aspecto fundamental para el aumento de productividad de los equipos. Y, aunque hay personas que consideran que establecer un calendario de equipo tan sólo consiste en agendar las tareas que se van a desarrollar durante el día, este concepto va mucho más allá.
La misión que cumple una agenda para equipos de trabajo, cuando se emplea dando uso a la mayoría de sus funcionalidades, puede llegar a ser similar a la de una herramienta de gestión de proyectos. Especialmente, cuando la agenda se encuentra integrada en un software empresarial como Bitrix24, se convierte en una herramienta determinante a la hora de gestionar esfuerzos globales. Ser conocedor de las posibilidades que ofrece una agenda de trabajo puede ser decisivo para lograr el éxito de un negocio y maximizar el rendimiento de los equipos.
A continuación, entramos en detalle en las soluciones que una agenda para equipos de trabajo como Bitrix24, puede aportar a tu empresa.
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Agendas inteligentes
Las agendas para empresas tienen como objetivo principal el establecimiento de reuniones de trabajo y su función es el bloqueo de espacios de tiempo durante una jornada laboral. Pero, ¿y si además de ayudar a organizar reuniones también permitiesen registrar minutos y los resultados de la reunión? Con la agenda de Bitrix24 es posible saber cuánto tiempo se ha empleado en una reunión y llevar un control de los temas que se han resuelto o los que han quedado pendientes.
Comprender cuánto tiempo se invierte en una reunión es sin duda un factor muy importante. En primer lugar, porque cuando las reuniones se dilatan sin necesidad pierden su efectividad, y, en segundo lugar, porque es posible detectar si los asistentes han acudido preparados al encuentro o no. Las reuniones que se agendan en un calendario de trabajo deben ser efectivas y en la medida de lo posible, breves.
Agendas grupales sin límite
Disponer de agendas grupales, a las que tiene acceso toda la organización, es uno de los requisitos más demandados de las empresas de hoy en día. En numerosas ocasiones, interesa contar con distintos tipos de calendarios a los que tenga acceso un número concreto de empleados o bien la totalidad de la empresa. Sin embargo, cuando se opta por implementar una agenda en la organización surgen dudas sobre si es posible conseguir una agenda compartida gratuita sin limitaciones.
Bitrix24, el software de gestión empresarial pensado para empresas de cualquier tamaño y volumen de negocio, ha resuelto las limitaciones de acceso generadas por la creación de múltiples agendas. Gracias a que soporta múltiples calendarios y accesos, es posible generar divisiones de calendarios por departamentos, equipos y áreas de una misma compañía. La gestión de grupos de trabajo es mucho más sencilla ya que con Bitrix24 se comparte el nivel de información deseado. Tanto es así, que incluso se pueden llegar a crear agendas con eventos privados.
Agendas con vistas personalizables
La posibilidad de generar múltiples agendas con Bitrix24, también supone, para muchos directivos, un reto en cuanto a su practicidad. Las personas que tienen equipos a cargo, o bien aquellas que ostentan posiciones de project management, no disponen de tiempo para revisar continuamente su agenda de trabajo. Es por ello que Bitrix24 cuenta con una funcionalidad específica para establecer calendarios favoritos y determinar cuáles se muestran y cuáles no.
Gracias a las vistas totalmente personalizables es posible inscribirse a distintos calendarios y recibir información de calendarios concretos. De este modo, puedes realizar un seguimiento de determinados grupos de trabajo y personas permitiendo una mejor coordinación entre las mismas. Las vistas personalizables y agregadas como “Favoritas” también pueden sincronizarse con Outlook y el iCal de Apple, entre otros.
Agendas para programar eventos
Una de las grandes ventajas de las agendas empresariales es que reducen de forma elevada el volumen e intercambio de emails. Muchas veces, enviar una sencilla invitación a un evento o reunión conlleva un cruce excesivo de emails. Liberar de tráfico las plataformas de correo electrónico y las bandejas de entrada, que ya de por sí se encuentran saturadas, es posible con el programador de eventos de Bitrix24.
La agenda de trabajo online de Bitrix24 cuenta con la posibilidad de enviar invitaciones concretas o recurrentes a compañeros de equipo e incluso clientes. La programación del evento es muy sencilla y, automáticamente, puedes enviar la invitación para que la asistencia sea aceptada o rechazada. La gestión de eventos con esta herramienta aporta inmediatez en las confirmaciones y mejora la posibilidad de automatización de eventos que se producen con una periodicidad constante.
Agendas integradas a un CRM
Las empresas, conscientes del valor de los datos, siempre están en búsqueda constante de funcionalidades que se integren con sus sistemas de CRM. Es por esto que, contar con una solución con calendarios que almacene toda la información relacionada con reuniones, citas y eventos en un mismo CRM ofrece un valor incalculable para la compañía y, en especial, para los responsables de ventas.
La agenda para equipos de trabajo de Bitrix24 importa automáticamente todas las citas con los clientes, lo que permite generar un histórico de clientes que, puede ser muy útil en una fase posterior para realizar un seguimiento del prospecto. Además, tanto el calendario como el CRM de Bitrix24 están disponibles en versión móvil por lo que es posible acceder al registro de datos desde cualquier lugar.
Gráfico de registro de ausencias
Las agendas para equipos de trabajo de Bitrix24 están concebidas para que contengan información clave sobre eventos y sus participantes, pero también para conocer la disponibilidad de los empleados o miembros de un equipo y poder realizar una planificación de las cargas de trabajo conforme a las ausencias.
Bitrix24 ofrece una gráfica de ausencias con la que, de un solo vistazo, puedes conocer quién estará presente en la oficina, quién se encuentra de baja o quién no está disponible debido a compromisos como visitas comerciales, o periodo de vacaciones.
Agendas con planificador de tareas
La agenda para equipos de trabajo que incorpora la herramienta de gestión empresarial Bitrix24 es ideal para planificar las tareas de equipo, ya que las fechas límite que se establecen en los proyectos quedan añadidas en tu agenda gráfica. En este sentido, tanto la persona responsable de un proyecto o tarea, como la persona asignada a la misma, podrán conocer en todo momento cuando debe ser entregada la tarea asignada.
Los equipos comerciales que realizan gestiones con clientes también tienen asignadas fechas límite para la consecución de sus objetivos y, gracias a la agenda para empresas de Bitrix24, pueden controlar por periodos de tiempo (día, semana o mes) las tareas de forma sencilla.
Sincronización con tu dispositivo móvil
Disponer de tu agenda en todo momento y en tiempo real es una de las funcionalidades que más valor tiene para un delegado comercial. Las constantes entradas y salidas de la oficina no permiten que siempre puedas consultar un ordenador.
La agenda para equipos de trabajo de Bitrix24 ofrece la posibilidad de sincronización con tu dispositivo móvil; una opción que se encuentra disponible tanto para iPhone como para Android. Descárgate la App móvil de Bitrix24 y empieza a gestionar tus eventos fácilmente. Crea eventos, invita a tu equipo de trabajo, haz un seguimiento de los eventos que ya han sido programados y planifica con antelación. Todo desde tu agenda móvil. Mantente siempre actualizado con una sincronización rápida y segura.
Bitrix24, la mejor agenda para equipos de trabajo eficientes
Bitrix24 ofrece una solución para equipos de trabajo de cualquier ámbito y departamento. No pierdas una cita, un evento, una reunión o el control de las tareas con la agenda para equipos de trabajo de Bitrix24.
La solución integral para empresas dispone además de CRM, herramientas para la gestión de proyectos, RR.HH., contabilidad, y mucho más.
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