10 soluciones avanzadas de software de gestión de eventos para organizar eventos empresariales exitosos

La planificación y organización de eventos presenciales u online implica una numerosa cantidad de tareas, de cuya correcta ejecución depende el éxito. Para controlar que todos los participantes cumplen con sus responsabilidades en tiempo y forma, y que, a su vez, se mantenga el rumbo estipulado, no hay mejor opción que implementar un completo software de gestión de eventos.

En el mercado español, existe una enorme variedad de herramientas de planificación de conferencias y otro tipo de eventos, gestión de asistentes y seguimiento de actividades. Estas plataformas ofrecen una amplia gama de funcionalidades que pueden adaptarse a las necesidades específicas de cada acontecimiento.

A continuación, te presentaremos las mejores herramientas de planificación de eventos para que elijas según tus expectativas y presupuesto.

1. Bitrix24

Si bien Bitrix24 se conoce principalmente como una plataforma integral de colaboración y gestión empresarial, ofrece funcionalidades que pueden facilitar la planificación y organización de eventos.

Una de las funciones más destacadas de esta solución es su capacidad para gestionar tareas y proyectos de manera organizada y eficiente. La herramienta permite crear tareas específicas relacionadas con el evento, asignar responsabilidades, establecer plazos y llevar a cabo un seguimiento del progreso para asegurarte de que todos trabajan en pos de los objetivos de manera alineada. Asimismo, podrás automatizar tareas complejas, como la aprobación de presupuestos, la coordinación logística o la gestión de solicitudes. Y obtener informes completos en tiempo real.

Colabora con los miembros del equipo mediante comentarios en tareas y documentos compartidos, con control de acceso y de cambios. Emplea las diversas herramientas de comunicación para resolver dudas, problemas o consultas y coordinar cada paso del evento con los miembros de tu equipo o los proveedores. Bitrix24 pone a tu disposición correo electrónico, chat, llamadas, videollamadas y videoconferencias; además posibilita la configuración de recordatorios y notificaciones para mantener a todos informados sobre cambios y actualizaciones críticas. La estabilidad, calidad y seguridad de las comunicaciones en Bitrix24 favorecen la preparación de eventos virtuales de múltiples asistentes con total confianza, ya que se adapta a la velocidad al momento, minimizando las interrupciones.

Pero eso no es todo. El potente CRM (Customer Relationship Management) de Bitrix24 puede ser la solución que necesitas para gestionar adecuadamente los asistentes, proveedores y stakeholders del evento que estás preparando. Segmenta los contactos y envía comunicaciones personalizadas. ¡Incluso puedes automatizar emails sobre la base de disparadores! Envía correos electrónicos de confirmación, recordatorios y otras comunicaciones. Determina la respuesta más adecuada a cada interacción, desde el registro hasta el post-evento.

Coordina la agenda de tus eventos, reuniones y citas en tu calendario personal o en el calendario de equipo. Nunca más se solaparán dos actividades gracias a esta magnífica herramienta. Crea una landing page para promocionar tu evento e invitar a la gente a participar del mismo.

¿Por qué conformarte con una aplicación de gestión de eventos básica cuando puedes contar con una solución integral que optimiza todos los aspectos de tu negocio? Además, Bitrix24 es un software de gestión de eventos que se integra con muchas aplicaciones de terceros. La solución ofrece un plan totalmente gratuito con multitud de funcionalidades. Si deseas funciones más avanzadas, puedes seleccionar un plan de pago según tus necesidades.

2. Whova

Si buscas un software para eventos empresariales que permita la organización y la gestión integral tanto para reuniones virtuales, híbridas o en persona, Whova te sorprenderá. La plataforma propicia la interacción durante los eventos virtuales a través de la gamificación y las encuestas en vivo. Emplea tableros comunitarios y funciones de interacción social. Todas estas posibilidades fomentan el compromiso antes, durante y después de la actividad.

A diferencia de otras plataformas de eventos virtuales, Whova ofrece una variedad de oportunidades para destacar a patrocinadores y expositores, incluyendo anuncios en banners, perfiles digitales de stands, y herramientas de generación de leads, como escaneo de tarjetas de negocios y códigos QR. Esto ayuda a incrementar el ROI de forma más sencilla.

Por supuesto, este software de programación de eventos también cuenta con una herramienta de gestión de tareas y proyectos, aunque en este caso se enfoca exclusivamente a tareas de eventos, como la generación de credenciales o la coordinación logística. Además, permite automatizar aquellas repetitivas para agilizar tanto la planificación como el desarrollo del evento.

Prepara una página de aterrizaje para tu evento y gestiona los contactos y datos de asistentes desde el CRM de Whova. En cuanto a las herramientas de comunicación y colaboración incluidas, se cuentan los chats, videollamadas, mensajes push y correos electrónicos. Asimismo, es posible almacenar y compartir archivos, agendas, presentaciones y materiales de marketing. Coordina horarios y reuniones con Whova, e incorpora mapas interactivos como ayuda para orientarse.

El único inconveniente es que este software de marketing de eventos cuenta únicamente con planes de pago. Así que si quieres hacer uso de esta solución, tendrás que añadir la herramienta al budget de tus eventos.

3. Slido

Slido es un software de gestión de eventos que sobresale por su increíble nivel de interacción. La aplicación está diseñada para transformar las presentaciones unidireccionales en conversaciones, aumentando la participación de los asistentes. Emplea alguno de sus cinco tipos distintos de encuestas, que incluyen opciones múltiples, clasificación, calificación, texto abierto y generador de nubes de respuestas, para recopilar datos durante tus eventos online.

Al mismo tiempo, puedes recolectar preguntas para Q&A en vivo que te permitirán obtener información relevante al instante. Este software de organización de eventos se centra, principalmente, en crear experiencias dinámicas, al mejorar la comunicación durante los encuentros virtuales. Como las anteriores herramientas de planificación de conferencias, Slido facilita la automatización del flujo de trabajo. Asigna tareas, rastrea las horas de trabajo y los avances en un par de clics.

Además, podrás consultar los reportes de registro y asistencia que prepara automáticamente la aplicación para determinar el desempeño del evento. Otra ventaja de Slido es que los participantes pueden unirse al evento sin necesidad de descargas o inicios de sesión complicados. La app se integra con Webex, PowerPoint, Teams, Zoom y otras herramientas. Slido está disponible con un plan gratuito que soporta hasta 100 participantes o suscripciones de pago, con funcionalidades extendidas.

4. vFairs

¿Te gustaría brindar experiencias personalizadas y altamente interactivas tanto en eventos presenciales como virtuales? Entonces, ha llegado la hora de que conozcas una de las herramientas de planificación de eventos más llamativas existentes en el mercado. vFairs simplifica el manejo de todos los aspectos de un evento desde una sola plataforma, incluyendo la inscripción, la emisión de boletos, la creación de páginas de aterrizaje personalizadas y la gestión de asistentes.

Quizá su principal atractivo entre las múltiples aplicaciones de gestión de eventos, es la posibilidad de crear experiencias 3D inmersivas que incluyen salas de exposiciones, webinars, gamificación y más, dentro de los eventos en línea. Por supuesto, también podrás capturar leads con apps móviles personalizadas. Sin lugar a dudas, se trata de una de las mejores herramientas de registro de eventos, ya que no solo posibilita el registro, sino también la impresión de credenciales y el pago en línea.

Construye sitios web de eventos adaptados a la personalidad de tu empresa y segmenta a la audiencia para hacerles llegar campañas direccionadas de email y SMS. Planifica eventos y asigna tareas. Revisa los datos recopilados tras cada evento y determina cuáles son las áreas de mejora. vFairs ofrece únicamente suscripciones de pago, tras un demo gratuito.

5. EventPipe

Si tienes pensado organizar un evento presencial con asistentes de diferentes ciudades, debes echarle un vistazo a EventPipe. Si bien no puede considerarse un software de gestión de eventos usual porque se enfoca en el alojamiento de los participantes, es una herramienta que puede simplificar la organización de ferias, conferencias y otros encuentros en persona.

Gestiona de manera totalmente centralizada los hoteles disponibles para alojar a los asistentes a tu evento. Olvídate de tener a los participantes de la conferencia dispersos por la ciudad. Determina los alojamientos participantes y crea tu evento en pocos minutos, con logo e imágenes de marca. Rápidamente, podrás determinar los lugares disponibles y gestionar las reservas en tiempo real. Los participantes podrán ingresar en el sitio web, filtrar según sus deseos (tipo de habitación, distancia y servicios) y cerrar el alquiler al momento. Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también ofrece una experiencia más fluida tanto para los organizadores como para los asistentes.

EventPipe fue diseñado por profesionales de la organización de eventos. Por lo tanto, es sumamente flexible y puede adaptarse a las necesidades de los pequeños eventos o las grandes convenciones y festivales. Incluso, es posible monetizar el sitio web del evento, incorporando anuncios. Consulta directamente con la aplicación para descubrir los planes disponibles.

6. Stack Sports

El software de gestión de eventos deportivos por excelencia es Stack Sports. Ya sea que tengas en mente organizar un evento amateur o uno profesional, esta aplicación te brindará todo lo necesario para que puedas alcanzar el éxito. Administra registros, gestiona equipos y la comunicación entre todos los miembros desde una plataforma centralizada.

Por otra parte, puedes asignar espacios, gestionar el personal y definir actividades específicas como competiciones, entrenamientos o conferencias. Personaliza formularios de inscripción en línea y envía comunicaciones automatizadas con actualizaciones del evento, recordatorios y promociones.

Stack Sports incluye una funcionalidad que permite la construcción de equipos universitarios, así como tecnología avanzada de inscripción y cronometraje que garantiza una experiencia sin fisuras desde el registro hasta el día del evento. Como otras herramientas de registro de eventos, cuenta con una pasarela de pago incluida para que puedas vender entradas online a tu evento sin inconvenientes.

7. Accelevents

Al analizar las soluciones de software para eventos empresariales más completas, Accelevents merece un espacio en la lista. La aplicación combina la facilidad de uso con una capacidad de personalización extensa. Configura cada aspecto de tu evento con los colores, la tipografía, las imágenes y los logos de la empresa. Accelevents ofrece también herramientas de registro de eventos, check-in con códigos QR, impresión de credenciales y un constructor de landing pages con formularios avanzados de captura de leads.

Utiliza sus herramientas de comunicación para intercambiar información con tu equipo organizador y configura un calendario de reuniones para sacar adelante el evento. Su hub virtual permite la realización de eventos online e híbridos, como conferencias, ferias y seminarios web, con herramientas interactivas y de gamificación. Además, podrás beneficiarte de sus avanzadas soluciones de networking, como el matchmaking impulsado por inteligencia artificial, las salas virtuales y los lounges.

Accelevents se integra con soluciones como el CRM, herramientas de marketing y análisis detallados para optimizar la gestión integral de eventos. Este software de programación de eventos puede ayudarte a mejorar tu experiencia en la planificación y aquella de los usuarios. Está disponible con diversos planes de pago.

8. Cvent

Cvent es una de las plataformas de eventos virtuales, híbridos y en persona más reconocidas, debido a su poder para automatizar tareas y simplificar el proceso de planificación de eventos. Quizá lo más interesante de Cvent sea su versatilidad para preparar tanto experiencias en línea atractivas e interactivas, como eventos presenciales impactantes e, incluso, combinar la vivencia cara a cara con la virtual, a través de check-in online, impresión a demanda de credenciales y transmisión de vídeo en vivo.

Gestiona las solicitudes y aprueba aquellas que se ajustan a tus necesidades para asegurar un flujo de trabajo organizado. Emplea la agenda para centralizar las reuniones y tareas. Utiliza las soluciones de presupuestación incluidas en el software para eventos empresariales para mantener el control financiero y toma decisiones estratégicas sobre la base de los datos recabados en los informes de Cvent.

Este software de gestión de eventos también puede ayudarte a promocionar el evento. Crea formas de registración de asistentes y landing pages. Captura leads y automatiza los correos electrónicos informativos y de follow-up. Cvent tiene una aplicación móvil que los asistentes pueden usar para interactuar entre sí o participar de las actividades del evento (Q&A, encuestas o gamificación). Si bien se trata de una plataforma completa, la curva de aprendizaje para sacarle el mayor provecho es alta. Cvent está disponible con planes de pago escalables según tus necesidades.

9. Eventbrite

Eventbrite es un software de marketing de eventos presenciales centrado en la venta de entradas. Por lo tanto, puede ser la opción ideal, si buscas monetizar tu conferencia, festival, torneo deportivo, recaudación de fondos o convención. Diseña una página web personalizada sin necesidad de tener conocimientos de código e incluye un formulario de registración online.

Crea mapas de ubicaciones para que los asistentes puedan escoger sus asientos y ofrece un proceso de compra sencillo, con plataforma de pago incorporada. Escanea los códigos QR de los tiquetes a la entrada del evento y asegúrate de que solo ingresan quienes han pagado. De ser necesario, podrías vender el remanente en la puerta del evento con posibilidad de pago cashless (sin dinero, solo con el móvil). Puedes, incluso, realizar un evento con ingreso escalonado; es decir, con horarios específicos para cada grupo de personas, sin mayores esfuerzos, ya que la aplicación se encargará de verificar la capacidad del evento para cada periodo de manera automática.

Usa el software de gestión de eventos para enviar comunicaciones de marketing o elaborar innovadoras campañas de publicidad en Facebook, Instagram y otros medios sociales. Eventbrite, al igual que otras herramientas de planificación de eventos, cuenta con asistentes de inteligencia artificial que colaboran en la creación de contenido para captar la atención del público. Disponible con plan gratuito y funciones limitadas, o con planes de pago.

10. Zoom Events

Quizá conozcas el último software de gestión de eventos que queremos presentarte. Zoom Events es una de las soluciones para eventos online e híbridos más empleadas en la actualidad. Esta opción se distingue por su flexibilidad a la hora de personalizar la experiencia del evento, desde el registro hasta la interacción en vivo, e incluso las opciones de patrocinio. Por ejemplo, podrías facilitar la exploración de contenido en un lobby online, para que los participantes se sumen a la sesión que les aporte valor.

Mejora la experiencia del evento, permitiendo que los asistentes, tanto virtuales como híbridos, se conecten entre sí e interactúen con el contenido en tiempo real. Facilita la organización y la gestión de eventos híbridos con diversas opciones de ticketing y la inclusión de mapas del lugar. Asimismo, desarrolla un piso de exposiciones virtual, donde los asistentes puedan participar en conversaciones en vivo y explorar contenido en los stands.

Merece la pena mencionar que el hub de Zoom Events permite organizar todos los eventos y grabaciones en un solo lugar, con opciones para hacer el contenido público o privado. Como ves, se trata de una buena solución para la ejecución, aunque no es propiamente un software de organización de eventos. Zoom Events ofrece un plan gratis y diferentes suscripciones de pago.

El software de gestión de eventos que escojas debe adaptarse a tus expectativas

A lo largo de este artículo, has descubierto que existen diversas plataformas de eventos virtuales, algunas de las cuales pueden colaborar en la organización eventos híbridos o cara a cara. Cada una de ellas tiene sus propias características que las convierten en posibles opciones para tu empresa en razón de tus necesidades. Evalúa lo que ofrecen y lo que deseas antes de tomar una decisión.

Dentro de la variedad de aplicaciones de gestión de eventos existentes en el mercado español, Bitrix24 se mantiene en el podio de las mejores al ofrecer una suite completa de herramientas para la planificación, la organización, el control, la ejecución y el seguimiento de eventos.

Esta plataforma destaca no solo por su capacidad de gestionar tareas y proyectos de manera eficiente, sino también por su potente CRM, que permite una gestión integral de asistentes, proveedores y stakeholders. Con herramientas de comunicación robustas, automatización de procesos, diseño de sitios web y la posibilidad de personalizar cada aspecto del evento, Bitrix24 asegura que todos los participantes trabajen de manera alineada y eficiente. Además, su versatilidad la hace ideal para cualquier tipo de evento, ya sea virtual, híbrido o presencial. Y también para su promoción.

Con opciones flexibles de uso y planes adaptados a cualquier negocio, Bitrix24 puede transformar la manera en que organizas y gestionas eventos empresariales, asegurando su éxito. ¡Regístrate hoy!

FAQ

¿Cuáles son las mejores opciones de software de gestión de eventos?

Las mejores opciones de software de gestión de eventos son las siguientes:

• Bitrix24

• Whova

• Slido

• vFairs

• EventPipe

• StackSports

• Accelevents

• Cvent

• Eventbrite

• Zoom Events

¿Cómo puede Bitrix24 ayudar en la planificación de eventos?

Bitrix24 puede ayudar en la planificación de eventos gracias a sus diversas herramientas:

• Gestión de tareas y proyectos: organiza las tareas, asigna responsabilidades y establece fechas límite.

• CRM: facilita la gestión de contactos, leads y datos de los asistentes al evento.

• Herramientas de comunicación: simplifica la coordinación entre los miembros del equipo organizador, así como con proveedores, patrocinadores y asistentes.

• Gestión de documentos: almacena y comparte documentos relevantes, como propuestas, contratos, agendas y presentaciones.

• Calendarios: programa horarios, reuniones y citas.

• Automatización de flujos de trabajo: automatiza tareas repetitivas, como el envío de recordatorios de eventos, confirmaciones de asistencia o seguimientos post-evento.

• Creación de páginas de aterrizaje para el evento.

¿Qué características debo buscar en un software de gestión de eventos?

Entre las principales características que deberías buscar en un software de gestión de eventos, destacan:

• Interfaz intuitiva y fácil de usar.

• Personalización y branding de las hojas de registro, páginas de aterrizaje y demás comunicaciones.

• Gestión integral, desde la planificación inicial hasta la evaluación post-evento.

• Registro de asistentes y gestión de invitaciones.

• Gestión de tareas y proyectos.

• Automatización de actividades repetitivas.

• Calendario y programación.

• Herramientas de comunicación para facilitar la colaboración entre el equipo organizador, los proveedores y los asistentes.

• Videoconferencias, en el caso de eventos online.

• Gestión de presupuestos y seguimiento de gastos.

• Informes y análisis de datos.

• Integración con las herramientas empleadas por la empresa.

• Seguridad y privacidad de los datos.

¿Cómo puede beneficiar un software de gestión de eventos a mi empresa?

Utilizar un software de gestión de eventos puede beneficiar a tu empresa y aumentar la eficiencia operativa al reducir el tiempo y esfuerzo necesarios para organizar y gestionar los eventos. Además, mejora la experiencia de los asistentes mediante una mejor comunicación y facilita el seguimiento y análisis de los resultados del evento, ayudando a mejorar futuros eventos.