7 Aplicaciones de Productividad Imprescindibles en 2024

En las últimas dos décadas, la medición de productividad ha experimentado un cambio drástico. Si bien, antes se podía valorar la capacidad que tenía un empleado de ejecutar tareas disciplinadamente por horas sin parar, hoy se mide por la cantidad de tareas que puede ejecutar de manera simultánea. Por ello, las herramientas de productividad se han vuelto imprescindibles. Pero utilizar aplicaciones de productividad no se trata de aumentar nuestra carga de trabajo o de contribuir a las ganancias de alguien más; su propósito es aligerar la carga, hacer que los procesos sean más fluidos, fáciles y eficientes. Esto nos permite preocuparnos menos y dedicar más tiempo y energía a todo lo demás que amamos.

Las mejores aplicaciones de productividad transforman tareas repetitivas, que de otro modo haríamos manualmente, en procesos automáticos. Mejoran nuestra vida ayudándonos a organizarnos, de manera que gastamos menos energía mental tratando de recordar detalles importantes o qué necesitamos hacer a continuación.

En este artículo, te presentaremos las 7 aplicaciones de productividad imprescindibles en 2024 que no solo prometen hacer tu trabajo más eficiente sino también elevar tu enfoque a nuevos niveles de claridad y efectividad. Y sí, te mostraremos cómo nuestra plataforma CRM, Bitrix24, juega un papel crucial en este ecosistema de productividad, integrándose a la perfección con estas herramientas para brindarte la máxima eficiencia. Prepárate para descubrir cómo estas aplicaciones pueden transformar no solo tu manera de trabajar, sino tu vida entera.

1. Evernote: un segundo cerebro

Evernote se presenta como tu segundo cerebro digital, una herramienta intuitiva para la gestión de notas y organización de proyectos que redefine la eficiencia personal y colaborativa. Con Evernote, puedes capturar tus ideas, listas de tareas, y todo tipo de información relevante en un solo lugar, centralizando tus recursos y mejorando la retención y colaboración en cualquier proyecto.

Las funcionalidades clave de Evernote incluyen una herramienta de toma de notas fácil de usar tanto en su versión web como móvil. Al seleccionar la opción de crear una nueva nota, puedes comenzar a escribir directamente o elegir entre una variedad de plantillas, como listas de verificación o reflexiones diarias. Evernote te permite enriquecer tus notas con enlaces, tablas, imágenes, grabaciones de audio, y mucho más. Además, organizar tus notas es sencillo gracias a la creación de etiquetas, permitiéndote mantenerlas bien organizadas y accesibles.

Aunque el plan gratuito de Evernote ofrece una gran cantidad de características, limita la sincronización a solo dos dispositivos. Para quienes trabajan con múltiples dispositivos, actualizar a un plan de pago es necesario para mantener todo el contenido al día en todo lugar.

Evernote sobresale en la búsqueda de texto, incluso dentro de imágenes, gracias a su tecnología de reconocimiento óptico de caracteres. Además, para aquellos que acumulan una extensa biblioteca de notas a lo largo del tiempo, Evernote ofrece una búsqueda avanzada en sus planes Professional y Teams, facilitando encontrar exactamente lo que necesitas.

El tablero de inicio de Evernote, con widgets estándar en el plan gratuito y opciones adicionales en los planes pagados, permite una personalización que adapta Evernote a tus necesidades específicas. Desde escáner de documentos hasta integración con calendarios y gestión de tareas, Evernote ofrece una gama de herramientas diseñadas para hacer tu vida más organizada y productiva.

Aunque Evernote es ideal para usuarios casuales y usuarios avanzados dispuestos a invertir en planes premium, es importante considerar que algunas características deseables están limitadas a estos últimos. Sin embargo, para aquellos en busca de una herramienta de notas y organización sin la complejidad de un software de gestión de proyectos completo, Evernote se destaca como una opción insuperable.

2. Pomofocus: domina tu tiempo

Inspirado en la técnica Pomodoro inventada por el italiano Francesco Cirillo, propone una solución elegante y efectiva para gestionar nuestro recurso más preciado: el tiempo. Pomofocus divide el trabajo en intervalos concentrados, denominados Pomodoros, de 25 minutos seguidos de un breve descanso, un ciclo que se repite para maximizar la concentración y minimizar el agotamiento.

Esta técnica, reconocida ampliamente por su efectividad, transforma la gestión del tiempo de manera que las tareas extensas se convierten en series de esfuerzos más manejables. Al trabajar en bloques de tiempo definidos, Pomofocus no solo mejora el enfoque sino que también aumenta significativamente la productividad, alentando a los usuarios a dedicar su atención plena a la tarea frente a ellos antes de tomar un merecido descanso.

Entre las ventajas de Pomofocus, destacan las aplicaciones de escritorio para Mac y Windows, su diseño adaptable a cualquier dispositivo, notificaciones sonoras al finalizar cada período y la posibilidad de personalizar los intervalos de tiempo para adaptarse a las preferencias y necesidades individuales. Todo esto, sumado a que es completamente gratuito, hace de Pomofocus una opción atractiva para quienes buscan una solución sencilla pero efectiva para la gestión del tiempo.

Si bien su simplicidad puede ser vista como una limitación para algunos usuarios, la eficacia de Pomofocus reside precisamente en su enfoque en una tarea a la vez, promoviendo un trabajo más deliberado y menos propenso al cansancio.

3. Calendly: agenda sin esfuerzo

Es un hecho que coordinar reuniones se ha convertido en una tarea que consume demasiado tiempo y energía de nuestro equipo y nos conduce a cuestionar nuestro uso de recursos. Esto es especialmente cierto cuando implica el intercambio constante de correos electrónicos para sincronizar agendas. Aquí es donde Calendly emerge como un salvador, simplificando la planificación y agenda de citas sin esfuerzo y permitiendo que gerentes y equipos se concentren en lo que realmente importa.

Calendly es mucho más que un software para agendar citas; es una plataforma versátil que asiste a millones de usuarios, desde pequeñas empresas hasta compañías Fortune 100, en cerrar tratos, reclutar talento, nutrir relaciones y acelerar el crecimiento empresarial. Originalmente diseñado como una manera de agendar reuniones con el uso de un simple link, Calendly ha evolucionado hacia una plataforma de automatización sólida, ideal para equipos que dependen de reuniones con terceros a gran escala.

Con Calendly, puedes eliminar la tediosa comunicación ida y vuelta típicamente asociada con la programación al permitir que los participantes reserven citas directamente según tu disponibilidad mostrada. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también aumenta la productividad, permitiendo una asignación de recursos más eficiente y una gestión del tiempo optimizada.

A pesar de algunos contras, como opciones de personalización limitadas y una curva de aprendizaje algo empinada para el uso de funciones avanzadas, las ventajas de Calendly sobresalen. Desde ahorro de tiempo hasta integraciones sin fisuras con plataformas de calendario populares, cliente de correo electrónico y otras herramientas empresariales, Calendly asegura una coordinación fluida con múltiples aplicaciones. Su interfaz intuitiva soporta varios tipos de eventos, desde reuniones individuales hasta sesiones grupales y webinars, ofreciendo flexibilidad mientras mantiene el control sobre tu agenda.

Además, las funciones de automatización de Calendly envían recordatorios y notificaciones automáticos a ambas partes involucradas, reduciendo la probabilidad de reuniones perdidas u olvidadas. Con la capacidad de definir tus horas de trabajo preferidas y bloquear ciertos intervalos de tiempo, Calendly garantiza flexibilidad mientras mantienes el control total sobre tu horario.

En conclusión, para gerentes y equipos que buscan una solución eficaz para la programación de reuniones, Calendly se presenta como una opción insuperable. Su capacidad para simplificar la programación y mejorar la colaboración lo convierte en una herramienta esencial en el arsenal de cualquier profesional que aspire a maximizar la eficiencia en 2024.

4. Bitrix24: El corazón de tu productividad

En el epicentro de la productividad y la eficiencia empresarial, Bitrix24 se posiciona como una plataforma de CRM integral que redefine la colaboración, comunicación y gestión de proyectos. Esta solución todo en uno no solo facilita la organización interna de tu empresa, sino que también potencia las interacciones con clientes, llevando tu negocio a nuevas alturas.

Bitrix24 ofrece una vasta gama de herramientas poderosas, desde mensajería instantánea y telefonía hasta la gestión de proyectos y documentos, programación, gestión de empleados y mucho más. Para aquellos que prefieren mantener las cosas simples, el CRM de Bitrix24 sobresale por sí solo, registrando contactos y comunicaciones, asignando prospectos a los gerentes de ventas, enviando correos electrónicos, grabando llamadas, y generando informes detallados para mantener a todos al tanto de los avances.

La generosidad de Bitrix24 se evidencia en su cuenta gratuita, la cual soporta 12 usuarios e incluye 5GB de almacenamiento. Sin embargo, para aquellos que necesitan más, el plan Plus ofrece características adicionales que enriquecen la experiencia.

La plataforma se distingue por su capacidad de servir como el núcleo de todas las comunicaciones internas de tu empresa, similar a Slack o Microsoft Teams. Soporta chat y videoconferencias, con opciones para grabar videos y compartirlos dentro de un equipo o en toda la empresa. Bitrix24 también incorpora herramientas para la asignación de tareas, seguimiento del tiempo y gestión de proyectos, permitiendo a los empleados organizar su trabajo mediante gráficos de Gantt y tableros Kanban, mientras los administradores pueden generar informes para ver en qué proyectos se está invirtiendo el tiempo.

Además de gestionar contactos ilimitados en todos los planes, Bitrix24 automatiza el proceso de seguimiento con clientes por correo electrónico, SMS o redes sociales, e incluso permite enviar cotizaciones directamente desde la plataforma e integrarlas con software de contabilidad como QuickBooks y Xero.

A pesar de su amplia gama de características, Bitrix24 es increíblemente asequible, ofreciendo un precio mensual fijo para un número ilimitado de usuarios. Esta estructura de precios hace que la plataforma sea mucho más accesible en comparación con otros softwares de CRM, convirtiéndola en una solución ideal para negocios en crecimiento.

En conclusión, Bitrix24 no es solo una plataforma de CRM; es una solución integral que abarca generación de leads, gestión de proyectos, comunicaciones internas, soporte al cliente y construcción de sitios web, todo en un solo lugar. Para las empresas que buscan una herramienta que les permita desarrollarse y crecer a través de una productividad mejorada, Bitrix24 se presenta como la opción perfecta, integrando todos los aspectos de la gestión de proyectos y la colaboración de equipos en una única plataforma poderosa.

5. DocuSign: estandariza tus documentos

Este sistema en línea para la gestión de contratos y otros documentos que requieren firmas electrónicas ha transformado la manera en que empresas e individuos realizan transacciones, asegurando que el flujo de trabajo nunca se detenga por la falta de una firma.

DocuSign no solo simplifica la firma electrónica; también optimiza todo el proceso de gestión de documentos. Con aplicaciones móviles que permiten revisar y firmar archivos usando la pantalla táctil de tu teléfono, DocuSign se convierte en una herramienta indispensable tanto en la vida laboral como personal. Ya sea para obtener una licencia de uso o finiquitar un contrato de arrendamiento, DocuSign facilita este proceso de manera gratuita para quienes solo necesitan firmar documentos. Para enviar documentos y recopilar firmas, se requiere una suscripción de pago, pero sus numerosos planes ofrecen una amplia gama de características con una generosa prueba gratuita.

La planificación personal comienza en $15 al mes o $120 al año, integrándose perfectamente con los mejores servicios de almacenamiento en la nube, permitiendo configurar un seguimiento de auditoría, establecer recordatorios y notificaciones, y utilizar o crear plantillas. A pesar de su limitación de enviar solo cinco documentos para ser firmados por mes en este plan, el salto al plan Estándar elimina esta restricción y añade características como la personalización de la marca, comentarios, informes de equipo y captura de firmas electrónicas en persona.

El plan Business Pro enriquece la oferta con adjuntos de firmantes, campos colaborativos, y la posibilidad de recolectar pagos, llevando la firma electrónica a un nivel superior. Y para las organizaciones que buscan soluciones a medida, el plan Advanced Solutions ofrece soporte a nivel empresarial y opciones de personalización avanzadas.

Aunque DocuSign es excepcionalmente fácil de usar, es especialmente útil cuando forma parte de un flujo de trabajo para una empresa pequeña, mediana o grande, integrándose sin problemas en las operaciones diarias para llenar, firmar y compartir una gran cantidad de documentos.

6. Slack: comunicación fluida

Slack se ha consolidado como una de las aplicaciones de mensajería grupal más reconocidas para organizaciones, transformando la forma en que los equipos comunican y colaboran. Aunque es posible crear una cuenta de Slack de manera gratuita, las cuentas pagadas ofrecen más características y soporte, haciendo de Slack el epicentro de las conversaciones grupales. En Slack, puedes enviar mensajes a individuos, grupos privados o canales donde las personas se suscriben para seguir una conversación. Además, la plataforma permite realizar llamadas de audio y video, fortaleciendo la comunidad en el lugar de trabajo.

Lo que distingue a Slack y la razón por la cual la consideramos una aplicación de productividad imprescindible, es su capacidad para conectar a los colegas de la manera que mejor funcione para ambos, ya sea en tiempo real, de manera asíncrona, o en público donde otros pueden participar, algo que el correo electrónico simplemente no puede igualar.

Pros de Slack:

• Un rico conjunto de herramientas y opciones, altamente personalizable.

• Se integra con muchas otras herramientas de colaboración y oficina, elevando la productividad del equipo.

• Crea un ambiente más animado que muchas otras aplicaciones de comunicación empresarial, con la capacidad de personalizar la aplicación en gran medida.

Contras de Slack:

• Puede resultar costoso en comparación con otras aplicaciones de mensajería de equipo.

• La calidad de las llamadas de audio y video necesita mejoras.

• Sin una configuración adecuada, puede convertirse en una pesadilla de sobreestimulación. Es necesario realizar muchos ajustes en las preferencias y configuraciones para mantener Slack manejable.

A pesar de estos desafíos, Slack se destaca como una de las aplicaciones de mensajería para equipos más populares.

7. Grammarly: Escribe con Confianza

Grammarly se erige como un asistente de escritura completo, superando a los simples correctores ortográficos para transformar tu manera de redactar en inglés. Esta aplicación se adapta a tu estilo de escritura, ya sea una disertación formal o una publicación de blog más casual, ofreciendo sugerencias no solo sobre ortografía y gramática, sino también sobre el estilo. Es una herramienta indispensable para cualquiera que busque mejorar sus habilidades de escritura, asegurando comunicaciones claras y profesionales.

Ideal para empresas con clientes angloparlantes, Grammarly garantiza que cada correo electrónico, informe o propuesta refleje precisión y profesionalismo. Con la capacidad de personalizar la revisión según el tipo de texto, este asistente de escritura eleva el estándar de tus comunicaciones escritas, eliminando errores gramaticales y mejorando el estilo.

Para aquellos que buscan asistencia similar en español, herramientas como Notion A.I. o ChatGPT ofrecen soluciones alternativas. Sin embargo, para la escritura en inglés, Grammarly se posiciona como una solución líder, permitiéndote escribir con confianza y claridad en cualquier escenario profesional.

Al explorar estas siete aplicaciones esenciales, queda claro que la eficiencia y productividad son alcanzables con las herramientas adecuadas. Desde organizar tus notas con Evernote hasta mejorar la comunicación de tu equipo con Slack, cada aplicación ofrece una solución única para superar los retos diarios y maximizar tu potencial.

No obstante, para integrar todos estos aspectos de manera fluida y potenciar aún más tu productividad, nuestra plataforma CRM, Bitrix24, se presenta como la solución definitiva. Al combinar gestión de proyectos, comunicación y colaboración en una única plataforma poderosa, Bitrix24 te permite centralizar tus operaciones y asegurar una eficiencia sin precedentes.

Te invitamos a descubrir cómo Bitrix24 puede ser el motor de cambio hacia una mayor productividad y éxito en tu empresa. Adopta estas herramientas y transforma tu manera de trabajar en 2024. Porque al final del día, la eficiencia no es solo sobre hacer más, sino sobre lograr más con menos.