¿Qué es una cotización de venta y cómo utilizarla?

El departamento de ventas, por lo general, se ocupa de diferentes tareas que abarcan desde la obtención de prospectos y su clasificación, el avance de los mismos a través del embudo de ventas y, por supuesto, todo lo concerniente a la conversión de la venta y el seguimiento posventa. Ahora bien, ¿qué es una cotización de venta?

En muchos casos, los posibles clientes solicitan a diferentes empresas mayor información sobre sus productos y servicios, incluyendo una valoración detallada del coste para, así, tras una exhaustiva comparación, tomar una decisión y efectivizar la compra. Sin lugar a dudas, en estos casos un sistema de cotización de venta puede ser fundamental para automatizar procedimientos y mejorar la productividad.

¿Qué es una cotización de venta?

Una cotización de venta es un documento generado por tu empresa donde se establece un precio considerado justo para un determinado producto o servicio. ¿Te preguntas, acaso cuál es el propósito de una cotización de venta? Se trata de un documento informativo que permite al interesado saber cuánto deberá pagar a cambio de determinado bien o servicio. En este sentido, no genera ninguna obligación por parte del posible comprador ni tampoco un registro contable por parte de la empresa que lo realiza.

Como norma general, el proceso de cotización de venta es más habitual en aquellos rubros considerados más “volátiles”, es decir, donde los precios se modifican con relativa velocidad, como es el caso de las agencias de viajes, por ejemplo, o en economías inflacionarias. Por este motivo, esta valoración tiene una validez acotada.

6 consejos para utilizar correctamente una cotización de venta

La cotización de venta es un documento sumamente detallado que brinda todos los datos necesarios para que el potencial cliente tome una decisión informada: queda claro, entonces, que es mucho más que un simple monto y una fecha. De hecho, se trata de un documento estructurado y, por ende, el uso de un sistema de cotización de venta resulta muy recomendable a fin de minimizar errores a la hora de prepararlo. Para utilizar una cotización de venta bien organizada, sigue los siguientes consejos.

1. Incorpora la información de contacto de tu empresa

Ahora que ya sabes qué es una cotización de venta, tendrás claro que es vital brindar todas las informaciones necesarias para que el potencial cliente pueda contactar con tu organización, ya sea para solicitar más datos o para cerrar el trato.

Por ello, el primer punto a tener en cuenta es insertar el nombre de la compañía, su dirección, el nombre del responsable de la cotización, un teléfono y un correo electrónico de contacto, y, por supuesto, los datos generales de contacto de la empresa en un lugar destacado del documento. Para ahorrar tiempo, no hay mejor opción que contar con un software de cotización de venta gratuito o de pago, según necesidades de tu empresa, que permita la creación de plantillas personalizables con toda la información requerida.

2. Determina la validez de la cotización

Las cotizaciones tienen una validez limitada, cuya duración puede variar según el país, las circunstancias particulares, el año o el rubro. Sin lugar a dudas, esta información es una de las más importantes a la hora de preparar esta documentación.

Cada documento debería contar con un número de seguimiento único que permitiese su búsqueda rápida en el sistema, así como la fecha de elaboración y la constancia de por cuánto tiempo se respetará el precio mencionado. Sin lugar a dudas, estos datos de control se gestionan más fácilmente al hacer uso de una aplicación de gestión de ventas de la talla de Bitrix24.

3. Inserta la información del cliente potencial

Las cotizaciones no solo tienen una validez determinada, sino que se ofrecen de manera intransferible a un posible cliente en particular. Para evitar malentendidos y malos usos de las cotizaciones, no olvides colocar toda la información sobre la empresa o la persona que ha solicitado la cotización.

Si cuentas con una plataforma integral como Bitrix24, estas solicitudes de cotización servirán para alimentar el listado de prospectos, ya que el software incorporará todas las informaciones de manera automática al CRM (Customer Relationship Management).

4. Prepara una detallada descripción

El fin último de una cotización no es solamente presentar un determinado precio a un cliente potencial, sino también convencerle de que dicha propuesta es la mejor. Para ello, es imprescindible que se detalle en profundidad todo lo que el comprador obtendrá a cambio de su pago.

En este punto, debes mencionar todos los detalles del proyecto que puedan ayudar a diferenciar a tu empresa de la oferta de la competencia. Detalla los pasos que se seguirán, los recursos que se utilizarán y las fechas de entrega, así como los tiempos estimados de cada uno de los procesos. Recuerda que si logras brindar una solución al problema del target, seguramente estarás más cerca de concretar la venta.

5. Expón la oferta de forma monetaria

Más allá de presentar tu propuesta como una respuesta a las necesidades del cliente, es importante que explicites los costes exactos de cada uno de los procesos o bienes incluidos en la cotización. Esto ayudará al cliente a entender cómo has llegado al precio final presentado.

Desglosa de forma precisa los costes unitarios de cada producto o servicio, con su respectivo nombre, la cantidad solicitada y el precio total. Además, presenta los costes establecidos por los impuestos relativos al país en el que opera tu empresa. Con respecto a esto, puede ser interesante anotar el número de ley que establece un determinado porcentaje impositivo.

6. Plantea los términos y las condiciones de la cotización

Al final de la cotización, se suelen incluir los términos y las condiciones de la misma donde, por ejemplo, se señala si es posible modificar algún inciso de los ya expuestos debido a cambios relacionados con los precios de producción o con disposiciones legales, entre otras posibilidades.

Esta sección es la comúnmente denominada “letra pequeña” y recoge todas aquellas condiciones de tu empresa para proteger su integridad y la ganancia derivada de las cotizaciones entregadas. Dichas condiciones deberían ser revisadas por el departamento legal y mantenerse inalteradas entre una cotización y otra. Un sistema de cotización de venta serviría a esta meta al permitir la inserción de estas informaciones dentro de la plantilla.

Bitrix24, el mejor software de cotización de venta

¿Aún tienes dudas sobre qué es una cotización de venta y cómo utilizarla adecuadamente? Este documento es muy común en el día a día del área de ventas. Para mejorar la productividad de dicho departamento, lo mejor es optar por la automatización a través de programa que facilite todo el proceso de cotización de venta.

Este es el caso de Bitrix24, una solución de 360º que destaca por facilitar la realización de cotizaciones ilimitadas empleando las plantillas personalizables que la misma ofrece o creando una plantilla desde cero. Además, simplifica la preparación de estos documentos con inclusión de productos desde el propio catálogo y con uso de diferentes divisas en caso de ser necesario.

Asimismo, permite la inclusión de un completo desglose de los impuestos y posibilita la inclusión de descuentos particulares, como pueden ser aquellos otorgados por compras en cantidad o en efectivo. Pero eso no es todo: con Bitrix24 puedes enviar las cotizaciones directamente por correo electrónico o descargarlas en PDF e, incluso, convertir una cotización en factura con un simple clic. ¿Aún no has probado el software de cotización de venta de Bitrix24? ¿A qué esperas? ¡Regístrate ya!