Según una famosa metáfora empresarial, dos ratones cayeron un día en un cubo de leche y no podían salir. Uno de ellos decidió que había llegado su hora y se dejó arrastrar hacia el fondo. Pero el segundo no se rindió, así que batió sus patas con tal fuerza y rapidez que, al cabo de un tiempo, convirtió la leche en crema batida y logró salir.

Esta pequeña fábula nos habla mucho sobre el valor e importancia de la persistencia. Sin embargo, a veces notamos que no importa cuánto nos esforcemos, nuestros competidores logran salir primero adelante mientras nosotros parecemos estar estancados dando las proverbiales patadas de ahogado.

Si el infortunado ratón de nuestra historia hubiese sido más sabio, se hubiese tomado una pausa para observar lo que su compañero hacía para copiarlo, sobrevivir y triunfar. Por ello, no sólo es importante esforzarse, sino también fijarse en lo que otros están haciendo bien para ver cómo aplica a nuestra situación particular.

En este artículo, analizaremos una de las tácticas más aplicadas por las organizaciones para lograr destacar dentro de sus industrias: el benchmarking.

¿Qué es benchmarking?

Benchmarking, o análisis comparativo, es el establecimiento de medidas objetivas de desempeño que puedan ser contrastadas con las de otras organizaciones. La comparación puede ser hecha dentro de una misma industria, pero muchas veces se aplica de manera interseccional.

Para comprender mejor la importancia del benchmarking y sus diferentes enfoques, veamos algunos ejemplos históricos.

Benchmarking a través de la historia

No es necesario hablar sobre los orígenes de la palabra benchmarking entre los banqueros europeos y cómo marcaban sus bancas y lugares de trabajo en las plazas para referencia futura. Es mejor enfocarse en ejemplos de benchmarking que tuvieron impacto en el mundo empresarial.

Uno de las primeras aplicaciones de benchmarking sucedió a principios del siglo XX, cuando un soldado alemán leyó un artículo de periódico que relataba cómo un circo norteamericano era capaz de levantar un campamento, cargar todos los suministros, equipo y animales en un tren, y viajar a la ciudad vecina en tan sólo una noche. El soldado en cuestión convenció a sus altos mandos de ir a Estados Unidos y estudiar las técnicas de transporte del circo para implementarlas en el ámbito militar de su país. Esto hizo que la armada alemana se convirtiera en una de las más eficientes de su tiempo.

Otro ejemplo se dio cuando Henry Ford, precursor de las técnicas de administración científica, realizó visitas a mataderos industriales en Chicago. Allí observó cómo las piezas de ganado eran transportadas de estación en estación por medio de rieles suspendidos. Ford rápidamente implementó este sistema en sus cadenas de montaje de automóviles incrementando la productividad de sus empresas de tal manera que el nombre de Ford se convirtió en sinónimo de éxito hasta nuestros días.

El benchmarking también ha sido usado en mercados orientales. La empresa japonesa Toyota hizo un estudio sobre los métodos de reposición de inventario de las cadenas de supermercado norteamericanas para desarrollar el ingenioso sistema de tarjetas Kanban que hoy se aplica en numerosas organizaciones.

Como podemos ver, el análisis competitivo no tiene que hacerse dentro de la industria donde se opera. De hecho, muchas de las mejores ideas pueden ser tomadas de industrias completamente fuera de nuestro ámbito empresarial.

Sin embargo, identificar las técnicas organizacionales o métodos usados por terceros que podrían beneficiarnos no siempre es fácil. Por ello, es útil reconocer los distintos tipos de benchmarking que existen y cómo aplicarlos.

Tipos de Benchmarking

Uno de los primeros pasos que se deben tomar para poder hacer un benchmarking efectivo es establecer los parámetros de medición y tener objetivos claros de lo que se quiere mejorar. Para ello existen diferentes tipos de benchmarking que se pueden aplicar dependiendo del alcance o enfoque que se necesite.

Competitivo

El benchmarking competitivo es vital para conocer nuestra posición actual dentro de nuestra industria. En principio, se deben establecer parámetros competitivos que nos permitan compararnos de manera realista frente a nuestros competidores. Para esto se establecen indicadores de rendimiento (KPI) que servirán como nuestra vara de medir o referencia. Aquí se debe incluir todo lo susceptible de ser medido: ingresos, gastos operativos, remuneración salarial, cantidad de servicios ofrecidos, calidad de productos, e incluso el ambiente psicosocial de cada departamento. Una vez establecidos estos parámetros, se procede a medirlos y compararlos con los de nuestros competidores para determinar en qué y qué tanto nos superan en cada categoría. Esto permite la elaboración de estrategias a mediano y largo plazo que puedan impactar estos indicadores y mejorar nuestra posición dentro de la industria.

La legendaria empresa Xerox aplicó el benchmarking competitivo en los años 80 cuando se dio cuenta de que había marcas japonesas ofreciendo fotocopiadoras similares por un margen del precio. Los ejecutivos de Xerox compararon sus propios datos con aquellos de sus competidores nipones en términos de costos de producción, diseño y logística. Así lograron transformar su modelo productivo internamente para poder mantener su competitividad y dominar la industria.

Estratégico

Muchas veces, enfocarse en igualar o superar a nuestros competidores en términos de indicadores no trae los resultados esperados. En estos casos, resulta indispensable observar los factores o prácticas que hacen que las empresas en industrias completamente distintas logren dominar sus mercados.

Al principio de este artículo dimos dos ejemplos emblemáticos que impactaron el ecosistema bélico y automovilístico hace más de un siglo. Sin embargo, este tipo de benchmarking interdisciplinario no ha dejado de ejercer un papel importante en términos de innovación.

En años recientes, el enfoque estratégico de benchmarking ayudó a la aerolínea Southwest Airlines a pasar de estar entre los últimos lugares en términos de satisfacción al cliente, a tomar un papel preponderante en la industria del transporte aéreo. A pesar de tener más de 60 años en el mercado, Southwest Airlines presentaba un récord mediocre debido a constantes retrasos en sus vuelos. La empresa, en vez de enfocarse en analizar la estructura organizacional de sus competidores, decidió realizar un análisis competitivo en industrias completamente disímiles. Sus ejecutivos estudiaron de cerca el mundo de las carreras de autos, específicamente los equipos técnicos de NASCAR encargados de hacer mantenimiento a los coches de alto rendimiento en los pits. La eficiencia y rapidez de estos expertos en mecánica e ingeniería inspiró a los ejecutivos de Southwest Airlines a modificar el funcionamiento de sus hangares y reducir drásticamente los tiempos de espera entre vuelos, convirtiéndose en marco de referencia para otras aerolíneas.

Interno

El benchmarking es una técnica que no se limita a la observación de otros actores o competidores. También se ha convertido en una herramienta para una mejora continua de nuestros procesos internos como organización. La recolección constante de datos nos permite comparar el desempeño de nuestros departamentos y encontrar factores que se pueden mejorar gradual e indefinidamente.

El benchmarking interno es el más fácil de implementar. Si tu organización ya cuenta con métodos y herramientas de recolección de datos en tiempo real, ya posee lo necesario para comenzar a aplicar estrategias para incrementar la productividad. Bitrix24 ofrece una de las plataformas de medición, implementación y monitoreo más eficientes del mercado para hacer benchmarking, tanto interno como competitivo.

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¿Cómo hacer benchmarking para tu organización?

Luego de tomar la decisión de implementar el benchmarking para tu organización, probablemente te preguntes cuáles son los primeros pasos a tomar. Si bien cada industria presenta sus propios desafíos, el benchmarking siempre debe seguir ciertos principios básicos.

Determina los indicadores a comparar

Lo más importante es determinar de manera objetiva las áreas donde tu organización presenta deficiencias y cómo se pueden cuantificar. Esto puede implicar volumen de ventas, salarios, indicadores de seguridad, duración promedio para la completación de proyectos, entre otros.

Diseña la herramienta de recolección

Una vez que se determinan los datos que se necesitan recolectar, se deben diseñar e implementar las herramientas adecuadas para el trabajo. Por ejemplo, los datos sobre niveles de satisfacción requiere la elaboración de encuestas, mientras que la información financiera y de desempeño puede ser procesada con el uso de plataformas de gestión de rendimiento empresarial.

Analiza los datos

Los datos deben ser procesados y contrastados con la información relevante. Es siempre útil exponer los datos de una manera digerible y que permita visualizar puntos de comparación. Las infografías son de gran ayuda a la hora de presentar información compleja de una manera que permita proponer soluciones de manera intuitiva.

Desarrolla un plan de acción

Una vez identificados los nodos críticos, y los indicadores o procesos que deberían ser refinados, se deben implementar pasos claros para mejorarlos. En esta fase se establecen objetivos articulados en períodos incrementales que permitan medir su impacto y ajustarlos según sea necesario. Un enfoque muy útil para organizaciones modernas es determinar objetivos SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Temporales).

Monitorea el progreso del plan

Por último, se deben establecer parámetros de medición periódica para verificar si los objetivos trazados por la organización se están cumpliendo. En esta etapa es imprescindible la generación de reportes completos y detallados que permitan medir el progreso e identificar puntos críticos que deban ser corregidos.

Preguntas Frecuentes

Para recapitular y agregar algunos puntos importantes acerca de este tema, presentamos algunas de las preguntas más frecuentes que nos hacen nuestros clientes acerca del benchmarking.

¿Qué es benchmarking?

Es el establecimiento de medidas objetivas de desempeño que puedan ser contrastadas con las de otras organizaciones. La clave del benchmarking es la obtención de datos relevantes y técnicas probadamente exitosas para ser aplicadas en nuestra organización.

¿Cuál es el objetivo del benchmarking?

Se puede decir que el benchmarking cumple dos objetivos. El primero es darnos una visión realista de nuestra posición dentro de nuestra industria u organización. El segundo es revelar las potenciales mejoras que se pueden implementar dentro de nuestra organización para incrementar nuestra competitividad.

¿Es el benchmarking útil para mi organización?

El benchmarking es siempre útil. Realizar un análisis exhaustivo de datos sobre una industria es uno de los primeros pasos que todo startup o emprendimiento debe hacer para comenzar con buen pie. Por otro lado, las pequeñas y medianas empresas de vanguardia se ven constantemente obligadas a hacer algún tipo de benchmarking para hacer sus procesos más eficientes y no perder relevancia. Incluso las organizaciones más sólidas y exitosas continúan implementando el benchmarking como política de innovación permanente basada en datos.

¿Cuáles son las ventajas del benchmarking?

Entre las ventajas más citadas por líderes empresariales está que el análisis constante de datos que permita la mejora continua dentro de la organización tiene un impacto directo sobre la productividad, la reducción de riesgos, la calidad, y el atractivo de la marca, tanto para las audiencias como para potenciales empleados.

¿Hay desventajas al hacer benchmarking?

Como todo en el mundo empresarial, el benchmarking representa una inversión de recursos. Sin embargo, con el uso de plataformas flexibles que hagan el proceso de recolección, gerencia, y análisis de datos mucho más eficiente, el benchmarking puede convertirse en una inversión de bajo impacto pero alto rendimiento.

Hacia un benchmarking más eficiente

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