Principales métricas de gestión de proyectos que no debes pasar por alto

Mucho se habla hoy de la gestión de proyectos (de hecho, cada vez hay más puestos de este tipo), pero no es tan sencillo como parece. Gestionar de forma exitosa es más que marcar algunas casillas: tienes que saber seguir tareas, tener en cuenta datos y el analizarlos con cuidado para tomar decisiones más inteligentes.

También vas a necesitar comprender cómo funcionan los kpis (indicadores de proyectos) para realmente ver si al proyecto le está yendo bien. Después de todo, trabajamos con personas y eso hace que los objetivos de un proyecto sean complejos de decidir y de medir. Si te estás preguntando cuáles son estas métricas que no puedes ignorar, en esta guía vamos a darte los ejemplos de métricas que son esenciales para un project manager. ¿Vamos?

1- Métricas de Planificación

La gestión de proyectos incluye muchos aspectos distintos que varían de empresa a empresa, y es algo que se tiene que tener en cuenta a la hora de planear los KPI. En cualquier proyecto, lo primero que se hace es planificar paso a paso, minuciosamente, cómo se llevará a cabo el proyecto, desde los plazos hasta el dinero y los recursos humanos.

Comencemos entonces por las métricas de planificación, osea el primer paso a seguir cuando se está definiendo cómo se va a llevar a cabo cada proyecto en la plataforma que hayas elegido.

De nada sirve hacer una buena planificación de cómo se va a llevar a cabo el proyecto si luego esos plazos no se cumplen. En gran parte, las deadlines son las que definen el éxito en estas métricas, sobretodo si se trabaja con clientes en una agencia. Sin cumplir los plazos, se hace difícil que haya una buena toma de decisiones y el proyecto no se entrega de forma oportuna.

Algunas formas de llevar estas métricas incluyen:

• (Número de tareas completadas a tiempo / Total de tareas) * 100
• (Número de fases o etapas completadas a tiempo / Total de fases o etapas) * 100
• (Fecha real de finalización - Fecha planificada de finalización) / Número total de tareas o hitos

No podemos ignorar tampoco la gran importancia que tiene la medición del presupuesto que se había establecido. Finalmente, los costos ¿se condicieron con el planeamiento? ¿Hubo realmente un retorno de la inversión? Esta es la parte donde estas métricas se vuelven importantes. Por supuesto, no es suficiente con medir este aspecto de la compañía una vez que el proyecto ha terminado, sino que hay que hacer un seguimiento durante todo el ciclo para asegurar realmente el éxito.

Supongamos que estás gestionando un proyecto de marketing y has establecido un presupuesto inicial de $100,000 y que, después de un mes de ejecución, decides realizar una comparación entre los costos planificados y los costos reales. Esto, en resumen, es lo que ha sucedido con la estrategia de marketing:

Costos Planificados:

• Actualización SEO del sitio web: $50,000
• Marketing orgánico y gestión de contenidos: $20,000
• Capacitación del Personal: $10,000
• Gasto en publicidad: $20,000

Total Planificado: $100,000

Costos Reales:

• Actualización SEO del sitio web: $55,000
• Marketing orgánico y gestión de contenidos: $18,000
• Capacitación del Personal: $12,000
• Gastos Generales: $22,000

Total Real: $107,000

En este caso, los costos son claramente más altos que lo planeado y es importante tenerlo en cuenta cuando se vuelva a establecer el presupuesto para el proyecto de marketing de la empresa al año siguiente, por ejemplo.

2- Métricas de Desempeño del Equipo

Las métricas que tienen que ver con los recursos humanos, ya sean empleados o freelancers, pueden ser una de las más difíciles de medir en un negocio porque ya no se trata de números: son personas. Una vez que se haya definido el presupuesto y las tareas, llega el momento de organizar quién va a hacer cada cosa pero luego también hay que evaluar cómo fue el desempeño de cada uno y qué han aportado también como un equipo.

Qué difícil medir la productividad, ¿verdad? Pero no se puede dejar pasar el entender cómo ha impactado el rendimiento individual al equipo y todo en relación con los objetivos que nos hemos puesto.

Si seguimos con el ejemplo de un proyecto para definir estrategias de marketing orgánicas, entonces es claro que necesitamos un responsable de redes sociales, alguien que sepa de SEO y seguramente también alguien que sepa de email marketing para poder cumplir con los requerimientos del cliente.

Ahora, ¿cómo se hace para evaluar eficientemente a ese equipo en particular? La respuesta no es sencilla, pero hay algunas métricas que hacen al rendimiento, por ejemplo:

• En el caso de un community manager, si ha logrado subir la cantidad de historias o de posteos que se habían definido en la fase de planificación.
• En cuanto al especialista en emails, se puede evaluar su rendimiento según cuánto tiempo le llevó escribir y enviar esos emails y también cuál fue la tasa de conversión de cada campaña.

Claramente, no se puede evaluar el rendimiento de un proyecto de forma estándar, sino que necesitaremos personalizar la forma de entender qué es lo que hace cada uno y si realmente está dando todo su potencial (o no).

La medición de cuánto rota la gente en nuestros equipos no puede ignorarse tampoco. De nada sirve conseguir gran talento si después esos profesionales no quieren quedarse en su puesto, ya sea por motivos económicos o por no encajar lo suficiente. Esto, más allá del dinero, tiene un impacto en la moral de las otras personas que conforman el equipo, porque tienen que volver a acostumbrarse a tratar con alguien nuevo.

Medir la rotación también te puede ayudar a desarrollar estrategias (en conjunto con los clientes) para retener el talento, ya sea ofreciendo mejores condiciones de trabajo o de reconocimiento como dando oportunidades de desarrollo profesional en los proyectos.

3- Métricas de Calidad

Una de las imágenes más satisfactorias para cualquier project manager es un gráfico que muestre un gran porcentaje de personas que aman el producto. Y para poder llegar a eso, hay que medir muchísimos aspectos que tienen que ver con la calidad pero no sólo del producto, sino también con la atención al cliente y la resolución de posibles problemas.

Aquí lo que se va a medir va a variar bastante dependiendo de qué tipo de proyecto estás trabajando. Puede ir desde la venta de un producto físico hasta el servicio a un consumidor directo o tal vez algún producto o proceso interno para un cliente en una agencia. Dependiendo de qué proyecto se trate exactamente, el índice tendrá que variar.

Pero, en general, los mejores instrumentos que se pueden usar en estos casos incluyen:

• Usar encuestas de satisfacción. No tiene que ser nada complejo: hoy en día puedes crearlas hasta con un simple Google Forms.
• Comentarios directos, ya sea por email o por redes sociales, que luego sirven para atraer nuevos clientes.
• Entrevistas, que luego pueden usarse como contenido para canales de información como YouTube.

Así como medimos la calidad de un producto de forma positiva (osea considerando todas las características que lo hacen valioso a los ojos de un cliente), también hay algunas otras métricas que considerar cuando se trata de características no tan buenas.

Los defectos son muy importantes para un negocio, en el sentido de que hay oportunidades para crecer y también para solucionar esos problemas y tener un mayor mercado para el producto.

• Evaluación: Número de defectos en relación con el trabajo total.
• Estrategias: Introducción de pruebas exhaustivas y revisiones de calidad.
• Análisis Causa-Raíz: Profundiza en la identificación de las razones detrás de cada defecto.
• Iteración de Diseño: Aprovecha la tasa de defectos como una guía para mejorar iterativamente el diseño del producto.
• Feedback del Cliente: La tasa de defectos puede ser un indicador valioso para la satisfacción del cliente.

4- Métricas de Riesgo

Las métricas de riesgos y problemas tienen distintos tipos amenazas y problemas potenciales que podrían afectar el desempeño del proyecto; aunque no parezca, pueden ser bastantes. La idea es que te den visibilidad sobre posibles obstáculos y que te ayuden a anticipar, identificar y gestionar estos posibles riesgos de forma proactiva antes de que afecten al proyecto.

Osea, intentan ayudarte a prevenir en vez de medir una vez que todo ha terminado, porque los riesgos podrían incluso hundir el proyecto si no tienes cuidado.

Estas métricas incluyen:

• Exposición a riesgos
• Probabilidad de ocurrencia
• Índice de gravedad
• Número de riesgos o problemas identificados
• Tiempo promedio para resolver problemas
• Costo de la gestión de riesgos

Para darte un panorama más claro, deberías pensar en las métricas de riesgos y problemas como un sistema de alerta temprana que ayuda a identificar riesgos potenciales antes de que descarrilen el proyecto totalmente. Así, puedes utilizar estas métricas para activar planes de gestión de riesgos, priorizar los riesgos según su gravedad y optimizar los procesos para mitigar el riesgo.

5- Métricas de Tiempo

Así como son parte de la fase de planificación, estas métricas son clave para una empresa y por eso deberían atravesar totalmente cualquier plan, sea de marketing u otra área que afecte la tasa de conversión y el éxito del negocio.

Las métricas de seguimiento del tiempo miden el progreso, la productividad y la eficiencia del proyecto en términos del cronograma que hayas establecido al principio. Estas métricas incluyen:

• Tiempo real versus tiempo estimado
• Tasa de finalización de tareas (y si esto se hizo a tiempo)
• Tiempo dedicado a cada tarea.
• Y si realmente se alcanzaron los objetivos

Hay una razón simple por la que deberías siempre hacer un seguimiento de las métricas de tiempo: mejora la responsabilidad. Por ejemplo, en un proyecto de marketing te puede ayudar a identificar posibles cuellos de botella o retrasos en el cronograma de posteos de redes sociales. Con esta información en mente, luego podrás ajustar las tareas o los flujos de trabajo para que todo salga en la fecha en que debería (sin retrasos ni penalizaciones).

Hay varias formas de medir las métricas de seguimiento del tiempo y tasa de conversión, como por ejemplo:

• utilizando software de gestión de proyectos,
• hojas de horas,
• hojas de cálculo de Excel
• o herramientas de seguimiento de tareas específicas.

6- Métricas de Alcance

Necesita visibilidad del alcance del proyecto para evaluar el progreso, ajustar los cronogramas y asignar recursos en consecuencia. Las métricas de gestión del alcance miden el alcance del proyecto frente a parámetros predeterminados como el presupuesto, el cronograma y los entregables. Estas métricas incluyen:

• Índice de fluencia del alcance
• Tasa de solicitud de cambio
• Índice de utilización de recursos
• Tasa de precisión de entrega
• Porcentaje de alcance completado

Las métricas de gestión del alcance brindan visibilidad del alcance real del proyecto y el nivel de progreso realizado a lo largo del tiempo.

Puede medir las métricas de gestión del alcance utilizando software de gestión de proyectos, herramientas de elaboración de presupuestos y sistemas de seguimiento de tareas. Realice un seguimiento de los cronogramas, hitos y entregables en tiempo real para garantizar la finalización del proyecto dentro del alcance predeterminado. Automatice los procesos de solicitud de cambios para detectar cambios en el alcance, optimizar la utilización de recursos y evitar retrasos en la programación.

7- Métricas de Comunicación

Nada es tan importante en un proyecto, sobre todo si se maneja de forma remota, como la comunicación entre las partes. No nos referimos solo a llamadas de video sino también a comunicación asíncrona, como la que tiene lugar a través de plataformas como Trello, Asana o incluso un tradicional email para llevar un control sobre el kpi de ventas.

No resulta raro, entonces, enfatizar que hay que monitorear la frecuencia de la comunicación, porque ayuda a evaluar el nivel de compromiso y colaboración dentro del equipo. Mide la frecuencia con la que los miembros del equipo se comunican y colaboran, destacando posibles brechas de comunicación o una dependencia excesiva de personas específicas. Al fomentar una comunicación regular y significativa, los directores de proyectos pueden fomentar un entorno de trabajo más colaborativo y eficiente.

Conclusión

No existe un enfoque único para el análisis de la gestión de proyectos: sus métricas pueden variar según el tamaño y el alcance de su proyecto y sus metas y objetivos específicos. Pero estas siete métricas esenciales de gestión de proyectos serán relevantes para prácticamente cualquier proyecto.