10 pasos esenciales para crear una matriz de decisiones ganadora

El proceso de toma de decisiones está plagado de dudas y presión. Minimiza tus niveles de estrés y toma decisiones más informadas al emplear una matriz de decisiones. Si no sabes de qué estamos hablando, ha llegado el momento de que lo descubras.

Esta práctica herramienta puede cambiar hoy y para siempre la manera en la que llevas a cabo la evaluación de alternativas y escoges una. Olvídate de guiarte por tus instintos; mejor, basa tus decisiones en datos. La matriz de toma de decisiones facilitará la visualización de las debilidades y fortalezas de cada posibilidad para que elegir una sea mucho más fácil.

¿Qué es una matriz de decisión y para qué sirve?

Antes de abordar específicamente cuáles son los pasos para crear una matriz de decisiones efectiva, es imprescindible dejar en claro qué es una matriz de decisión y para qué sirve. Una matriz para la toma de decisiones es una herramienta que simplifica la exploración y el análisis de las opciones posibles, simplificando la consideración y la resolución.

Dicha herramienta es útil cuando se desean comparar alternativas similares, con una variedad de factores a evaluar. En general, se presenta en forma de cuadrícula, dentro de la cual se organizan las opciones en filas y los criterios, en columnas. En la intersección de ambas variables se coloca el puntaje otorgado. Una vez completadas todas las celdas, se puede visualizar claramente cuáles son las alternativas con mejores puntajes y, por lo tanto, las más adecuadas para la problemática o necesidad planteada. En conclusión, la matriz de decisiones ofrece una estructura para descomponer las diversas posibilidades en factores más fácilmente comparables y analizables.

Cómo emplear la matriz de toma de decisiones

¿Te cuesta tomar decisiones? ¿Sientes que necesitas más respaldo a la hora de hacerlo? Sin lugar a dudas, el uso de la matriz de decisiones puede ayudarte en tu día a día. Como líder, necesitas poder evaluar una multiplicidad de posibilidades y elegir una de ellas en poco tiempo, situación que puede generar gran estrés. Redúcelo al utilizar esta herramienta que respaldará con datos la decisión que tomes.

Entre los varios beneficios de la matriz de decisiones, destaca, justamente, por su capacidad para proporcionar un marco estructurado en situaciones donde la toma de decisiones puede resultar desafiante, ya que las opciones son parecidas. Te permitirá entender en profundidad a qué te estás enfrentando y cuáles son todas las opciones posibles. Al mismo tiempo, te ofrecerá una visión clara y un análisis detallado de las mismas que te hará definirte sin mayores complicaciones, desde un punto de vista lógico y sin compromisos emocionales. Suena bien, ¿verdad? Toma nota de cómo poner en práctica la matriz de decisión hoy mismo.

1. Determina qué decisión debe ser tomada

El primer paso para comenzar a trabajar con una matriz de toma de decisiones es clarificar cuál es la decisión que necesitas tomar. Esto puede sonar ridículo, pero es necesario para evitar malentendidos o inconvenientes más adelante. Busca comprender en profundidad el problema que estás abordando, sus implicaciones y los resultados esperados de la decisión. En pocas palabras, determina por qué tienes que tomar una decisión.

Para ello, analiza de forma exhaustiva la situación. Piensa en las partes involucradas, los factores clave y cualquier otro dato relevante. Desglosa la decisión en secciones para facilitar su abordaje posterior y brindarte un entendimiento total de las implicaciones. Un ejemplo de matriz de decisiones para este punto podría ser la necesidad de seleccionar un nuevo proveedor para un componente de tu producto estrella. No solo deberías analizar los proveedores como una generalidad, sino evaluar variables individuales como la calidad, el coste, la confiabilidad o la reputación. A esto se refiere el desglose indicado previamente.

2. Identifica todos los criterios de decisión vitales

La identificación de los criterios de decisión es crítica porque de ellos depende el éxito de tu matriz de decisiones, así que tómate el tiempo necesario para escogerlos adecuadamente. En realidad, los mismos deberían desprenderse del análisis que has efectuado en el anterior punto. Sin embargo, es sumamente importante que verifiques contar con todas las variables que podrían afectar a la decisión de algún modo antes de continuar.

Utiliza la técnica de atención plena para asegurarte de que has anotado todos los factores significativos. Posteriormente, evalúa que cada uno se alinee con los objetivos y los resultados deseados. Piensa en cómo cada uno contribuye a alcanzar lo que deseas. Si no es así, elimínalo. Volviendo al ejemplo anterior, los criterios de decisión podrían ser: calidad del producto, coste de fabricación, costes asociados (costes de envío, puesta en marcha, armado, etc.), tiempo de entrega, reputación del proveedor, confiabilidad del servicio, comunicación con el proveedor y cultura organizacional compatible (valores compartidos).

3. Asígnale a cada criterio una determina importancia

Contar con una lista de criterios de decisión no es suficiente para progresar en el camino hacia la toma de decisiones estratégicas. Es necesario que determines cuáles son los aspectos que tienen un mayor peso. Solo así, podrás valorar cada una de las posibilidades. Por eso, el tercero de los pasos para crear una matriz de decisiones es asignar la importancia a cada criterio en términos de su impacto en la decisión final.

Jerarquiza cada criterio y otórgale un porcentaje de importancia. Siguiendo con el ejemplo anterior y considerando que debe alcanzarse el 100%, podrías asignar la relevancia de este modo:

• Calidad del producto: 20%

• Coste de fabricación: 15%

• Costes asociados (envío, puesta en marcha, armado, etc.): 10%

• Tiempo de entrega: 15%

• Reputación del proveedor: 15%

• Confiabilidad del servicio: 10%

• Comunicación con el proveedor: 10%

• Cultura organizacional compatible (valores compartidos): 5%

Esto significaría que la calidad del producto tiene el mayor impacto, seguida por otros criterios en orden descendente de significancia.

4. Toma nota de todas las alternativas posibles

Para continuar con tu matriz de decisiones, debes sentarte a escribir todas las posibilidades que puedas encontrar para la decisión a tomar. No dejes ninguna alternativa fuera, por más descabellada que la encuentres. Enumera todas y cada una de las opciones, sin omitir ninguna.

Para minimizar el riesgo de pasar por alto una alternativa beneficiosa, puedes llevar a cabo una sesión de lluvia de ideas y tomar nota de todas las sugerencias y perspectivas. También, puedes consultar con expertos en el campo o examinar casos anteriores. Sea cual fuera el enfoque escogido, busca anotar todas las alternativas posibles dentro del escenario. Más tarde llegará el momento de evaluarlas.

5. Pon un puntaje a cada una de las alternativas en relación con los criterios estipulados

El siguiente paso del proceso de elaboración de una matriz de decisión implica asignar puntuaciones a cada una de las alternativas enumeradas en el punto cuatro. Presta atención a cada uno de los criterios de decisión y determina en qué medida cada alternativa los cumplimenta. Una buena forma de hacerlo es visualizando primero todas las opciones en relación con un criterio y, finalmente, analizando cada una de manera individual.

En este proceso, utiliza una escala, como por ejemplo del 1 al 5, donde 1 representa "menor relevancia" y 5 indica que es "esencial". Esta evaluación te indicará cuáles son los criterios más críticos y facilitará la comparación de las alternativas posteriormente. A la hora de asignar un valor, compara directamente la relevancia de un criterio con respecto a los demás para minimizar subjetividades.

6. Pondera el puntaje de cada opción

La matriz de toma de decisiones debe servir para llevar a cabo la evaluación de alternativas. Para ello, debes obtener variables que sean comparables. Hasta el momento, has generado alternativas y criterios de análisis, además de determinar en qué medida cada una de las primeras cumple con los segundos. Pues bien, ahora debes emplear la relevancia de cada criterio, determinada en el punto tres de este artículo, para ponderar el puntaje de cada opción.

A este fin, multiplica la puntuación asignada a cada criterio por el peso correspondiente. En otras palabras, cada variable contribuirá de forma diferente a la puntuación total de una opción, reflejando su impacto de forma proporcional en la decisión final.

7. Analiza los resultados y compara las posibilidades

Una vez tengas las ponderaciones, llega el momento del análisis de decisiones. La importancia que le has dado a cada criterio y tu evaluación particular de cada alternativa te han brindado información fehaciente que puedes examinar y comparar para llegar a tu conclusión final.

Retomemos el ejemplo anterior. Supongamos que tienes 4 posibles proveedores y les has asignado puntuaciones; es el momento de multiplicar cada una de ellas por el peso de cada uno.

Proveedor 1:

• Calidad del producto: 4 x 0,20 = 0,8

• Costo: 2 x 0,15 = 0,3

• Costes asociados (envío, puesta en marcha, armado, etc.): 2 x 0,10 = 0,20

• Tiempo de entrega: 4 x 0,15 = 0,6

• Reputación del proveedor: 4 x 0,15 = 0,6

• Confiabilidad del servicio: 4 x 0,10 = 0,4

• Comunicación con el proveedor: 3 x 0,10 = 0,2

• Cultura organizacional compatible (valores compartidos): 2 x 0,05 = 0,1

El resultado total de la ponderación sería 3. Si el proveedor 2 tuviese 3,6; el proveedor 3 hubiese alcanzado el 2, 98; y el último proveedor, el 3,2 de ponderación, ya sabrías a quién deberías contratar.

8. Evalúa los pros y contras de cada una de las alternativas mejor puntuadas

El ejemplo presentado tenía ponderaciones claras y, por lo tanto, la decisión era sencilla. No obstante, puede darse el caso de que las ponderaciones arrojen puntuaciones igualadas o muy similares. Frente a esta situación, en esta fase crucial del proceso de toma de decisiones estratégicas, deberías continuar tu análisis de decisiones, enfocándote principalmente en los pros y contras de cada alternativa.

Piensa en las fortalezas, los beneficios y otras características positivas de cada alternativa. Explora los aspectos negativos, los desafíos y las debilidades que podrían surgir al escoger una u otra posibilidad. Visualiza cada decisión en su totalidad y no te bases únicamente en los números a la hora de la evaluación de alternativas.

9. Toma una decisión final basada en los datos recabados

El punto culminante de la matriz para la toma de decisiones es, justamente, alcanzar una decisión final. Después del análisis de las ponderaciones, la consideración de pros y contras, y la evaluación profunda de alternativas, estarás en condiciones de seleccionar la alternativa que mejor se alinee con tus objetivos.

En general, la decisión suele inclinarse hacia la opción con el puntaje ponderado más alto. No obstante, en casos paridad de puntaje, te aconsejamos un último análisis adicional para desempatar. Comienza por revisar los datos asociados a cada criterio e identificar características únicas que puedan influir sobre la matriz de decisiones. Enfócate principalmente en los dos criterios más críticos y detecta qué variable se desempeña mejor en ellos. Solicita consejo a los stakeholders y evalúa cada opción en relación con la alineación a largo plazo.

10. Revisa el proceso de toma de decisiones y aprende del mismo

Si bien el proceso de toma de decisiones ha finalizado, no así tu trabajo. Dedica un tiempo a reflexionar sobre el mismo. Evalúa los resultados obtenidos con la decisión tomada, comparándolos con las expectativas. Identifica la presencia de desviaciones y busca comprender las causas subyacentes.

Revisa el análisis de decisiones y la evaluación de alternativas. Estudia la precisión de las ponderaciones y la relevancia de los criterios. ¿Estás conforme con la efectividad del método o podrías mejorarlo? Aprovecha para aprender de cara a futuras tomas de decisiones.

Cambia tu proceso de toma de decisiones y aumenta tu éxito

La utilización de una matriz de decisiones puede simplificar un proceso habitualmente estresante y engorroso. A través de una estructura clara y sistemática, te permitirá evaluar y comparar diferentes alternativas de manera eficaz. Solo recuerda que, para eso, debes escoger criterios realmente relevantes. La inclusión de criterios de decisión sin importancia podría minar el éxito de la metodología.

Asigna un peso determinado a cada criterio, pondera los puntajes y analiza las variables a fondo para tomar la decisión más acertada. El proceso no culmina con esta elección, sino que invita al aprendizaje para mejorar de cara a la futura toma de decisiones estratégicas.

En este camino, contar con un software colaborativo integral como Bitrix24 puede serte de gran ayuda. Su interfaz intuitiva y sus herramientas personalizables facilitan la integración de la matriz de decisiones en tu flujo de trabajo.

Con Bitrix24, puedes centralizar la información, fomentar la colaboración entre los miembros del equipo y agilizar el proceso de toma de decisiones. Además, su capacidad para automatizar tareas rutinarias permite que te enfoques en aspectos estratégicos y analíticos. Considerar la integración de Bitrix24 en tu proceso de toma de decisiones puede ser un paso crucial hacia la eficiencia y el éxito continuo de tu actividad profesional. ¡Regístrate hoy!

FAQ

¿Cuáles son los componentes clave de una matriz de decisiones efectiva?

Los componentes clave de una matriz de decisiones efectiva son:

• Determinación de la decisión a tomar.

• Identificación de los criterios esenciales.

• Asignación de importancia a cada criterio.

• Escritura de las alternativas encontradas.

• Puntuación de cada alternativa.

• Ponderación de cada puntuación final.

• Análisis de resultados.

• Evaluación de pros y contras.

• Toma de decisión.

• Evaluación y aprendizaje.

¿Qué parámetros se consideran en una matriz de decisión?

La matriz de decisión considera dos parámetros:

• Alternativas: son los cursos de acción disponibles para abordar una determinada situación. Es imprescindible tomar nota de todas las posibilidades para su posterior evaluación.

• Criterios: son los factores que se utilizan para comparar las alternativas y, por lo tanto, guían la toma de decisiones. Pueden incluir aspectos cualitativos y cuantitativos.

Cada alternativa se analiza criterio por criterio y, a su vez, cada uno de estos se clasifica por relevancia para obtener un valor ponderado de cada uno y poder comparar y elegir una alternativa.

¿Cómo se compara la matriz de decisiones con otras herramientas de toma de decisiones?

La matriz de decisiones se compara con otras herramientas de toma de decisiones como “análisis coste-beneficio”, “árboles de decisiones” o “matriz de riesgo”. En todos los casos, destaca por su gran simplicidad y enfoque estructurado que impulsan la toma de decisiones rápida. Las demás herramientas pueden ser más robustas y, por ende, más recomendadas para análisis específicos.