Las 10 mejores herramientas de trabajo en equipo

Incorporar herramientas de trabajo en equipo al workflow permite a los profesionales mantener una relación de interdependencia fluida, lo que se traduce en eficiencia. Al combinar la organización con la automatización en el seguimiento de los procesos es posible mejorar los niveles de respuesta y facilitar la toma de decisiones.

Analizar las características de las diferentes herramientas digitales para trabajar en equipo disponibles en el mercado es el primer paso para seleccionar la opción que más se ajuste a las necesidades de tu empresa. Aquí encontrarás los 10 mejores software para trabajo colaborativo, como punto de partida para elegir un servicio a medida.

1. Airtable

Esta herramienta de trabajo en equipo en la nube se presenta como una hoja de cálculo, pero cuenta con las propiedades de una base de datos. Ofrece a los usuarios la opción de crear su propia base de datos, vincular tablas y colaborar entre los mismos. También, permite clasificar registros y publicar vistas en sitios web externos o aplicaciones.

Airtable habilita la opción para establecer permisos de usuarios como colaboradores, editores o lectores. Permite, además, crear vistas de calendario, galería, tablero Kanban y más, de acuerdo con el tipo de usuario o colaborador. Los formularios pueden recibir datos de otros usuarios y se organizan automáticamente en las filas de la tabla.

2. Bitrix24

Bitrix24 es un software completo que facilita la gestión empresarial dentro de un ambiente de colaboración. En el ámbito de las comunicaciones ofrece videollamadas, videoconferencias, chats y la posibilidad de compartir documentos en tiempo real, entre otros. El CRM dispone de herramientas de trabajo en equipo para adquisición y gestión de clientes y prospectos sincronizados con la automatización de ventas.

En relación a las tareas y proyectos, esta herramienta para el trabajo en equipo facilita la distribución de la carga de trabajo, la generación de informes y la supervisión de tareas, así como la planificación mediante calendarios compartidos, y mucho más. La representación visual de los proyectos permite una mejor gestión de los equipos y tareas, y el tiempo de trabajo.

La aplicación móvil de Bitrix24 hace de esta una herramienta fácil de usar en cualquier lugar y en cualquier momento. Y permite a cualquier miembro del equipo estar actualizado sobre los avances de una tarea o proyecto concretos.

3. Doodle

Es una opción interesante para convocar a reuniones tomando en cuenta diferencias de zona horaria. En caso de reuniones de 2 personas, quien invita muestra los horarios que dispone y el invitado selecciona el que más le conviene. Para convocar reuniones de grupo, permite mostrar un espacio de tiempo disponible, a fin de identificar el momento de coincidencia entre todos.

Por otra parte, Doodle mantiene los cambios y actualizaciones en un solo lugar, evitando recargar la bandeja de entrada de los invitados. Cada calendario es personal y las actividades dentro de la agenda son privadas.

4. Gitlab

Es una de las herramientas de trabajo en equipo, creada para compartir información, y discutir proyectos con una comunidad de colaboradores. Es un software libre, que se puede instalar en cualquier servidor y permite gestionar proyectos, grupos y snippets (códigos de colaboración). Los usuarios disponen de un listado del proyecto, archivos y estadísticas de las actividades.

Mantiene información del tiempo que tarda un colaborador en realizar alguna actividad, utilizando esta información para estimar el tiempo de trabajo para nuevas funciones. Facilita la visualización de los flujos de trabajos en tableros que muestran la evolución de las tareas.

5. Microsoft Teams

Esta herramienta para el trabajo en equipo está pensada para reuniones de grupos, chats, llamadas y colaboración en diferentes niveles. Este ambiente facilita el encuentro entre los miembros de equipo desde distintos espacios. Ofrece la oportunidad de localizar, editar y compartir archivos en tiempo real y dispone de versiones móviles para gestionar desde cualquier lugar.

Es una de las herramientas para trabajar en equipo online que facilita la comunicación entre personas en un ámbito profesional o educativo.

6. Miro

Miro funciona como una pizarra colaborativa virtual para lograr el encuentro de las personas en cualquier momento. Permite compartir imágenes, videos, documentos, notas y archivos.

Es una de las herramientas de trabajo en equipo muy utilizada en el entorno educativo, porque permite compartir material de la web para complementar el aprendizaje. La pizarra no tiene límite a lo ancho y largo y todo lo que se coloca en ella es editable por los participantes, mostrando los cambios en tiempo real.

7. ProofHub

ProofHub es un software de gestión de proyectos y colaboración basado en la nube. Dispone de administración de flujos de trabajo, chat, calendarios, notificaciones, seguimiento de procesos y demás funciones para apoyar la gestión de proyectos. Entre sus herramientas destacan las alertas y notificaciones de eventos a usuarios, sumado a comentarios y notas para complementar información.

Ofrece el ambiente adecuado para llevar a cabo debates y foros en un panel de discusión, todo dentro de un entorno de control de permisos de acceso. La gestión de asignaciones y calendarios facilita el seguimiento de las actividades, para controlar el logro de los objetivos en el tiempo estimado.

8. RemoteHQ

Esta es una de las herramientas para equipos de trabajo que opera con dispositivos remotos híbridos. Permite organizar sesiones de llamadas, administrar salas de reuniones y verificar dispositivos conectados en cada una de las sesiones. Facilita la organización de cada sesión en salas de reuniones públicas o privadas.

RemoteHQ mantiene un historial de sesiones, con la información de notas, audios, y cualquier archivo relacionado para consulta posterior. Las salas privadas solo quedan accesibles para los miembros invitados.

9. Slack

Slack ofrece comunicación rápida y efectiva con clientes, proveedores y otros, basada en su sistema de canales de comunicación pública o privada. Las comunicaciones se pueden seguir de forma simple, permitiendo realizar llamadas, compartir archivos y conectarse con varias aplicaciones.

Se pueden crear canales para proyectos, equipos o temas específicos. Compartir un canal con clientes, proveedores o socios permite mantenerlos informados y en comunicación abierta. Todos los miembros de un canal disponen de la misma información y trabajan sincronizados. Los nuevos participantes disponen de una visión completa de todo lo ocurrido agilizando su adaptación al equipo.

10. Time Doctor

Time Doctor es una solución que permite llevar a cabo el seguimiento y la gestión del tiempo, según informes de productividad de equipos remotos. Es una de las herramientas de trabajo en equipo más destacadas en el seguimiento de tareas. Realiza seguimiento individual y utiliza alertas para evitar distractores y poder aumentar la productividad.

La plataforma ofrece un software de escritorio, una extensión para navegadores web y una versión móvil para facilitar las tareas remotas. La aplicación móvil permite activar la función de GPS para registrar la ubicación del equipo en horario laborable. De esta forma, supervisores, gerentes y responsables de proyecto, en general, pueden mantenerse al día respecto a los avances del trabajo.