6 Herramientas esenciales para colaborar a distancia con IA

Los últimos años han estado marcados por muchos cambios en la tecnología, que afectan tanto nuestro tiempo de ocio como la manera en que trabajamos. Especialmente la IA. Las últimas herramientas y actualizaciones han cambiado la forma en que interactuamos con la tecnología, pero también ha traído muchos beneficios. Por ejemplo, las herramientas de trabajo colaborativo pueden ayudarnos a comunicarnos mejor, evitando frecuentes malentendidos y confusión.

Las personas que trabajan en equipos remotos enfrentan estos desafíos constantemente, los cuales van desde trabajar con personas en zonas horarias totalmente distintas a responder mensajes que son textos, pero deberían ser otra cosa. Al integrar la IA en los sistemas de intercambio de información, los trabajadores remotos pueden localizar rápidamente los recursos necesarios para completar sus tareas, reduciendo el tiempo dedicado a buscar documentos o esperar a que sus colegas respondan a sus preguntas. 

Si te interesa trabajar de forma más independiente y eficiente, y al mismo tiempo mantener un sentido de conexión con tus colegas y con la empresa, hoy te contamos cuáles son las 6 herramientas esenciales para colaborar a distancia con IA. 

Definamos la colaboración de forma remota

Cuando se trabaja de manera remota, la colaboración es clave, sin importar el tamaño del equipo de trabajo. Las personas se reúnen de manera digital por distintos motivos, como pueden ser:  

• Pensar ideas nuevas 

• Compartir comentarios sobre proyectos ya terminados

• Tratar de solucionar problemas

• Simplemente, colaborar durante el día a día

Este tipo de colaboración que simula lo que se puede hacer cara a cara garantiza que miembros de equipos y empresas completos puedan trabajar juntos de manera eficiente, incluso estando físicamente separados.

Para esto, hay innumerables herramientas que facilitan la colaboración, que van desde Google Meet o Zoom, tableros como Miro o Trello, los documentos de Google colaborativos, las herramientas de gestión de proyectos, los vídeos asíncronos y la mensajería instantánea, entre muchas otras. 

Desafíos de la comunicación remota

Hablar con un colega que está en otro país claramente requiere otras habilidades que hacerlo cara a cara. Pero ¿qué falta exactamente en nuestras comunicaciones digitales escritas, como los SMS o los emails? Claramente, son nuestros gestos y nuestro lenguaje no verbal. Incluso algo simple como nuestro tono de voz puede definir la forma en que se transmite un mensaje, entre divertido o enojado. 

Sin el lenguaje no verbal, incluso personas que trabajan contigo de forma presencial pueden sentir que la interpretación del mensaje no es tan clara. Incluso nuestros familiares y personas que nos conocen en nuestra forma de escribir se pueden confundir con la comunicación escrita. Estos malentendidos pueden llevar a momentos incómodos en el trabajo y modificar la buena dinámica que haya entre equipos.

La tardanza al responder

También hay que tener en cuenta que el ritmo de una conversación remota no es el mismo que el de una cara a cara. La reacción que tenemos frente a ciertos mensajes no será inmediata, y a veces esto es necesario cuando trabajamos en equipo. Por ejemplo, si estamos trabajando en un proyecto colaborativo y la otra persona demora muchas horas en responder, entonces todas las tareas tendrán un retraso, que puede llegar a afectar la productividad.

¿Cuántas veces has escrito un correo electrónico e inmediatamente después de presionar enviar, te preocupaste de qué va a pensar la persona que lo lee? Por ejemplo, si envías un email a las 3 de la mañana, sabes que la persona probablemente lo lea temprano, pero pueda pensar que trabajas demasiado por la noche y que eso no quede bien. Por suerte, se puede solucionar la IA del email marketing: Gmail te deja programar emails para que se envíen por la mañana del receptor en vez de la tuya. 

1. Herramientas con IA para manejar tu agenda

Si eres una persona ocupada, hay muchas chances de que tu agenda esté llena de reuniones. ¿Y qué mejor que usar una herramienta con IA para que maneje tu agenda y así mejorar tu productividad? Por ejemplo, hay programas que te ofrecen obtención automática de datos a partir de una agenda predictiva. 

Otras herramientas ayudan durante la reunión misma, ofreciendo resúmenes instantáneos, grabaciones focalizadas e incluso subtítulos en tiempo real. Incluso hay alguna plataforma que se integra con Google Drive u otras herramientas que te ayudan a trabajar remoto de forma más efectiva. 

2. Herramientas de video

Algunas de las mejores herramientas para comunicarse de forma virtual son las que te permiten grabar videos de paso a paso. Estos son cruciales para empresas o equipos que se comunican de forma asíncrona, pero necesitan de alguna manera enviar materiales que no sean escritos (o sólo emails). 

Entonces, hay herramientas como Loom que te ayudan a crear videos profesionales con el mínimo esfuerzo. También puedes usar otros programas como Filmora para recortar, rotar, fusionar y dividir tus videoclips, y también para agregar filtros, transiciones, títulos, música y más. 

3. Herramientas para aprender

Para muchas personas que trabajan de forma remota, aprender y desarrollar nuevas habilidades es clave para no quedarse atrás y poder seguir mejorando. Pero si no tienen acceso a un lugar de trabajo que ofrezca oportunidades de capacitación, les resultará difícil adquirir las habilidades necesarias para avanzar (y también probablemente tengan problemas de tiempo).

Soluciones con IA

Afortunadamente, la inteligencia artificial es una gran herramienta para brindar oportunidades de aprender habilidades nuevas sin importar en dónde vivas o en qué zona horaria te encuentres.

Imaginemos que trabajas como Asistente Virtual para una tienda de e-commerce. Indudablemente, necesitarás mantenerte al día no sólo con las tendencias de este tipo de tiendas sino también del software que se usa (como Shopify o Klaviyo), que están en constante actualización y cambio. Y aquí es donde las plataformas de aprendizaje con IA pueden ayudarte.

Algunos buenos ejemplos de este tipo de plataformas son Docebo y Absorb LMS. Incluso Hotmart hoy en día está integrando la inteligencia artificial para hacer que el aprendizaje sea más fácil para todos. 

4. Herramientas para el manejo de proyectos

El manejo de proyectos también es una tarea con mucha dificultad cuando se trata de equipos remotos, y más todavía cuando los equipos son grandes. Pero hoy en día surgen nuevos programas todo el tiempo que, con la ayuda de la IA, te pueden ayudar a optimizar tus flujos de trabajo y ahorrar tiempo. 

Por ejemplo, ¿sabìas que hay herramientas de gestión de proyectos impulsadas por IA que toman toda la información que tienen sobre los proyectos anteriores de un equipo y la utilizan para predecir qué recursos necesitarán para el próximo? Por ejemplo, cuánto tiempo te llevará completar las tareas y si cumplirás con los plazos según ciertas predicciones.

Toda esta información se presenta en paneles claros y fáciles de entender con gráficos que luego puedes presentar a tus superiores de manera sencilla. Así podrán tomar mejores decisiones sobre la asignación de recursos. Algunos ejemplos de herramientas de gestión de proyectos en línea con funciones de IA son:

• Tara, 

• Ayanza,

• Asana,

• Notion AI,

• Trello 

No todas estas herramientas son lo mismo, por supuesto. Mientras que Trello y Asana se enfocan en organizar flujos de trabajo y asignar tareas con distintos temas de tarjetas, Notion es más un sistema integral de organización y productividad. Puedes hacer muchas cosas, desde colaborar ahí mismo, crear una Wiki o incluso mostrar tu portafolio usando distintas herramientas. En suma, seguramente encuentres la herramienta con IA que te ayude a ser más productivo trabajando de forma remota.

5. Herramientas de integración

Imaginemos que tu negocio está por hacer un nuevo lanzamiento, que llevará mucho tiempo e involucrará a muchas personas según el plan. La discusión incluirá a los diseñadores, el equipo de producción, el gerente de producto, el equipo de marketing e incluso el equipo de finanzas. La IA no resolverá todo eso mágicamente, pero ciertamente simplificará el proceso.

Al integrarla con herramientas de gestión de proyectos, puedes monitorear cada tarea sin tener que convocar una reunión para recibir actualizaciones (como por ejemplo en Asana). También puedes ver fechas límite, qué recursos se necesitan e identificar las tareas que necesitan prioridad. Incluso puedes usar un CRM como Bitrix24 e integrar estas plataformas con las redes sociales de tu empresa.

6. Herramientas para mejorar la comunicación

Uno de los aspectos más difíciles de comunicarse con un equipo de forma remota es transmitir emociones y mensajes no verbales al hablar con colegas. Sí, se pueden enviar íconos o incluso GIFs a través de herramientas como Slack, pero no es lo mismo que poder ver la cara y el lenguaje no verbal de la otra persona, sobre todo si es una conversación seria. 

En estos casos, las herramientas con IA pueden ayudar a cerrar esta brecha y así ayudar a las personas al trabajar desde casa a entenderse mejor entre sí y reducir la falta de comunicación.

Herramientas para escribir mejor

Grammarly o Ginger son herramientas muy útiles que pueden revisar el mensaje que estás a punto de mandar para sugerir un mejor tono, las expresiones, las puntuaciones o las palabras correctas para usar al escribir según lo que quieras transmitir. Como tal, no tendrás que preocuparte de si estás expresando tu punto de vista sin ser percibido como grosero o demasiado jocoso.

En esto, la IA ayuda a las personas que hacen trabajos desde casa a hacerlo juntos incluso si no pueden comunicarse cara a cara. Además, los comentarios o sugerencias se proporcionan en tiempo real. De esta manera, se ahorra mucho tiempo, esfuerzo y ansiedad. 

3 consejos para mejorar la comunicación de forma remota

Ahora queremos brindarte 3 consejos para mejorar tu comunicación de forma remota, ya sea que trabajes con equipos pequeños o grandes:

No seas demasiado breve

En nuestros esfuerzos por ser eficientes, a veces utilizamos enviamos mensajes más breves de lo que deberíamos, y más aún, si estamos ocupados en alguna otra tarea. Pero ten en cuenta que esa brevedad en el mensaje puede significar que la persona que lo lee va a perder tiempo intentando interpretar tus mensajes. 

Entonces, lo mejor es no asumir nada con respecto al mensaje sino dedicar el tiempo suficiente a comunicarte para que tu mensaje sea claro al trabajar desde tu casa.

No llenes a tu equipo de mensajes

¿Haces el seguimiento de una tarea por correo electrónico, mensaje de texto y teléfono? ¿Tiendes a preguntar a la gente si recibieron tu mensaje anterior? Tal vez no sea lo mejor cuando se trata de comunicación. Enviar demasiados mensajes sobre un punto puede poner a tu equipo ansioso e incómodo, dejando a la persona sintiendo que debería estar haciendo más cosas. Usar demasiados medios de comunicación para transmitir el mismo mensaje puede molestar al trabajador, además de hacerlo sentir bombardeado.

En este sentido, lo mejor sería establecer un canal de comunicación principal (tal vez Slack o el email corporativo) y no preguntar lo mismo a través de distintos canales, salvo que la persona no responda a ninguno.

Establece normas claras

Ser claro desde el principio cuando se trata de comunicación te puede ahorrar muchos dolores de cabeza en el futuro. Por ejemplo, si tu idea es enviar un email que no necesita respuesta, entonces puedes simplemente explicarlo en el cuerpo del mensaje. Los equipos pequeños también pueden tomar otras decisiones, como crear un grupo en Facebook o en Slack en vez de utilizar otras herramientas.  

Conclusión

En conclusión, los beneficios de la IA generativa combinados con distintas herramientas específicamente pensadas para el trabajo remoto e híbrido son inmensos. Al permitir un intercambio de información más eficaz, mejorar la comunicación y la colaboración, y asegurar la productividad y la eficiencia, la IA está revolucionando la forma en que trabajamos y haciendo que ir a la oficina sea menos importante que nunca.

Aun así, es crucial que las organizaciones entiendan cuáles son los riesgos y garanticen que las herramientas sean fáciles de acceder. Al hacerlo, pueden adoptar con confianza la tecnología que ofrece la IA para desbloquear todo el potencial de los equipos remotos y así hacer que todo sea más flexible, eficiente y satisfactorio.