¿Estás buscando una manera de mantener a tus equipos de trabajo enfocados en sus tareas para que administren adecuadamente su tiempo? Entonces, deberías invertir en la gestión de deadlines de proyectos. Respetar los plazos establecidos es importante tanto para cumplir con lo pautado con el cliente, como para contar con el tiempo suficiente para inspeccionar los proyectos terminados en busca de errores.

Sin embargo, en algunas ocasiones, el equipo de trabajo se encuentra frente a un proyecto con un plazo ajustado. Frente a esta situación, es posible que se plantee la duda de si es mejor sacrificar el deadline o la excelencia en la entrega. No te enfrentes a esta problemática. Mantener la calidad del proyecto y cumplir con plazos ajustados es posible si planificas de manera adecuada. ¿Te resulta difícil creerlo? Toma nota de nuestros consejos y cumple con la entrega de proyectos en el plazo establecido, incluso bajo una enorme presión laboral.

FAQ

¿Qué es un deadline?

La gestión de deadlines de proyectos es el proceso en el que se organiza, se prioriza y se planifica el trabajo dentro de un marco de tiempo limitado. Garantizar la calidad para los clientes implica equilibrar prioridades, supervisar la consistencia de las actividades del proyecto y gestionar eficientemente los recursos disponibles.

¿Cómo manejar deadlines eficientemente?

Para manejar deadlines eficientemente, podrías:

Programar tu mente para el éxito.
Ser proactivo.
Dividir las tareas del proyecto.
Establecer prioridades.
Minimizar las distracciones.
Solicitar ayuda.
Trabajar eficientemente.
Liberar el calendario.
Centrarte en cada tarea.
Planificar y organizarte a conciencia.

¿Cómo se establece un deadline?

Un deadline se establece entre un proveedor y un cliente a través de una negociación. La fecha de entrega no tiene por qué ser final; de hecho, se recomienda planificar deadlines parciales para modificar el proyecto, el producto o servicio según fuera necesario.

Top 10 recomendaciones para una gestión de plazos de proyectos eficiente

La gestión de plazos de proyectos puede ser una tarea difícil y estresante, especialmente cuando se enfrentan plazos ajustados. La presión que los acompaña a los lapsos estrictos puede generar estrés y otros problemas relacionados con la salud. Sin embargo, con la mentalidad adecuada combinada con excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo, es posible superar incluso los deadlines más temidos.

Descubre, a continuación, nuestros mejores consejos de gestión de deadlines de proyectos. Aprenderás a cumplir con los objetivos dentro del periodo estipulado y sorteando con soltura los efectos negativos de la presión en el trabajo. ¿Suena bien?

1. Programa tu mente para el éxito

Ante todo, es esencial ser honesto contigo mismo en cuanto a cómo gestionar los plazos ajustados. Lo cierto es que el deadline no desaparecerá de manera milagrosa. Admitir que solo podrás cumplir con él trabajando duro y presentando tu labor antes de la fecha y hora establecidas es el primer paso para el éxito. Una vez que aceptas la realidad del deadline, es aconsejable mantener la calma a pesar de la presión.

Sorprendentemente, podrás hacer mucho en poco tiempo si te mantienes tranquilo y evitas que el estrés nuble tu pensamiento. Entrar en pánico frente a la cercanía de la entrega de proyectos solo desperdiciará tu tiempo y energía. ¿No te parece una mala idea, sabiendo que podrías haberlos aprovechado de manera más productiva? Respira profundo, mantén la calma y enfócate en la gestión de plazos de proyectos de manera efectiva.

2. Adelántate a los problemas

Mucho se habla en la actualidad sobre la inmensa importancia de la proactividad y la verdad es que resulta fácil comprender el porqué. No actúes de manera reactiva cuando sabes que las fechas de vencimiento de la entrega están próximas y difícilmente logres cumplir con ellas. Mejor establece una comunicación fluida con el gerente de proyectos y plantéate tus dudas y tu situación particular de manera que él pueda renegociar el deadline con el cliente.

Sin lugar a dudas, la comunicación es una parte esencial de la gestión de deadlines en proyectos. Una conversación abierta y constante con los miembros del equipo y, asimismo, con los clientes permite asegurar que todos estén al tanto de los plazos y las expectativas. Además, si surgiese algún problema que pudiese afectar el cumplimiento de un deadline, se podría maniobrar de manera más sencilla. Al fin y al cabo, todos los interesados buscan lo mismo: el éxito del proyecto.

3. Divide el proyecto en pequeñas partes, cada una con su propio deadline

Una de las estrategias más extendidas y eficientes en la gestión de deadlines de proyectos es la división del proyecto en partes manejables. Al trabajar en tareas más pequeñas, el equipo puede mantenerse enfocado en metas más realistas y alcanzables, en lugar de sentirse abrumado por la totalidad del proyecto. A cada parte se le debe asignar un plazo específico, lo que permitirá hacer un seguimiento del equipo en general y de cada miembro en particular.

Asimismo, esta manera de actuar motiva a los miembros del equipo al permitirles celebrar pequeñas victorias en lugar de esperar hasta el final del proyecto para sentirse realizados. Por supuesto, deberías tener en cuenta cómo afectarán estos mini-plazos al marco temporal general del proyecto. Básicamente, deberías asegurarte de que no haya divergencias al establecer la fecha de entrega final del proyecto y las parciales; es decir, que no se superpongan. Solo así el proyecto completo se entregará a tiempo.

4. Establece prioridades entre las diferentes partes del proyecto

La acumulación de tareas puede causar una enorme presión laboral sobre los empleados, repercutiendo en pérdida de motivación y, por lo tanto, de productividad. Para minimizar este riesgo, es importante priorizar el trabajo. Esto significa, por un lado, encargarse de lo importante y urgente primero, y, por otro, eliminar todas las actividades innecesarias, delegables o automatizables. Pospón cualquier tarea que no sea urgente, incluso si tienes pendiente un proyecto relevante, pero sin un plazo ajustado. Cuando comiences el camino de la priorización, considera el tamaño de cada tarea, así como su complejidad. Terminar tareas pequeñas y fáciles puede darte el empujón anímico necesario para emprender tareas más complejas y largas.

Por supuesto, aquellas tareas de mayor impacto sobre la calidad del proyecto deben ser una prioridad. Al fin y al cabo, quieres responder a las expectativas del cliente no solo en tiempo y forma, sino a nivel calidad. Otro punto vital es visualizar las dependencias entre las tareas. Algunas podrán iniciarse tras la completud de otras y, por ende, será necesario que puedas visualizar estas situaciones para minimizar el riesgo de demoras. Una vez establecidas, pon manos a la obra, pero recuerda que las prioridades pueden variar, así que revísalas regularmente.

5. Elimina al máximo las distracciones

¿Alguna vez te has preguntado cómo afectan las distracciones al cumplimiento de las fechas de vencimiento de un proyecto? La multitarea es uno de los graves problemas que minan la productividad de los empleados. ¿Cómo? Consultar las redes sociales y el correo electrónico de manera regular puede hacer que los trabajadores pierdan el enfoque y, en consecuencia, fallen en la consecución de sus objetivos. Los expertos en gestión de deadlines de proyectos recomiendan generar un entorno de trabajo adecuado para minimizar las distracciones.

Si los miembros de tu equipo trabajan en una oficina, es fundamental que el espacio esté bien organizado y preparado para reducir el ruido externo. Además, se pueden implementar políticas para minimizar el número de reuniones y limitar las comunicaciones a lo estrictamente necesario, con el fin de evitar interrupciones innecesarias. Por otro lado, los empleados también deben ser conscientes de su propia capacidad para concentrarse. Si sienten que las redes sociales o las notificaciones del teléfono móvil son una fuente de distracción, deben evitarlas durante el tiempo de trabajo. Algunos empleados también encuentran útil escuchar música mientras desarrollan sus funciones, ya que les ayuda a aislar el ruido externo.

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6. No dudes en pedir ayuda

En general, a ninguna persona le gusta pedir ayuda dentro del ámbito laboral. Usualmente, cada trabajador intenta cumplir con las expectativas y la entrega de proyectos sin decir ni una palabra que pudiese indicar el inmenso esfuerzo que está realizando. No obstante, esto puede ser contraproducente. La gestión de deadlines de proyectos eficiente indica que, ante dificultades para cumplir un plazo, lo más adecuado es solicitar ayuda lo antes posible.

Muchas empresas y gerentes de proyectos se preguntan cómo gestionar múltiples proyectos con el mismo deadline. Pues bien, la subcontratación de algunas de las tareas a equipos externos puede ser una opción. Hay muchas tareas que no repercuten notablemente en la calidad de un proyecto, pero sí resultan esenciales para el mismo. ¿Y si las delegas? Adjunta el plazo de las tareas delegadas y monitorea regularmente los avances. Idealmente, solicita la entrega unos días antes de que realmente la necesites para, así, proteger tu proyecto. Asimismo, mantén una comunicación fluida con la empresa o el trabajador independiente contratado.

7. Aprovecha cada minuto

El gran secreto de la gestión de plazos de proyectos es, esencialmente, la gestión de tareas de proyectos. La eficiencia radica en el modo en que se administra el tiempo. No importa de cuántas tareas se trate, sino de qué manera se organicen las mismas. Si bien dividir el proyecto en pequeñas tareas es una buena manera de comenzar, la planificación de las mismas dentro de un flujo de trabajo fácilmente visualizable es la forma de continuar hacia el éxito.

Emplea un software de gestión de tareas como Bitrix24 para asignar responsabilidades y, de este modo, evitar redundancias, y determinar fechas de entrega parcial para eludir retrasos. Esto te permitirá estar al tanto de los avances en tiempo real, delegar más fácilmente y aprovechar el tiempo de mejor manera. Visualiza en un abrir y cerrar de ojos los cuellos de botella, e incide sobre ellos.

8. Libera tu calendario

¿Aún te preguntas cómo gestionar plazos ajustados? Evidentemente, deberás liberar tu horario. Revisa tu agenda y elimina cualquier tarea que no sea estrictamente necesaria. Cuando te enfrentas a fechas de vencimiento urgentes, es imprescindible que cuentes con el mayor tiempo posible para dedicar al proyecto en cuestión. Además, puedes considerar la posibilidad de reprogramar o posponer algunas tareas no críticas para otro momento. De esta manera, podrás centrarte en los plazos más urgentes sin distracciones innecesarias.

Otra opción es delegar algunas tareas a tus compañeros de trabajo, siempre y cuando sea posible. Si tienes un equipo, aprovecha sus habilidades y conocimientos para distribuir las tareas y lograr una colaboración más eficiente. Esto no solo te permitirá liberar tu tiempo, sino que también puede mejorar la calidad del trabajo en general al involucrar a múltiples perspectivas y habilidades. Recuerda que la gestión efectiva de plazos no solo se trata de trabajar más duro, sino también de trabajar más inteligentemente y en equipo.

9. Centra tu mente al 100 % en la primera tarea del proyecto

Una vez tengas en claro qué tareas son necesarias para terminar el proyecto, el siguiente paso es concentrarte en la primera tarea y dar lo máximo de ti para cumplirla. Si le prestas toda tu atención al primer paso, esto te dará el empujón necesario para avanzar y continuar con el resto del proyecto.

Completar la primera tarea también te producirá una sensación de satisfacción que te motivará a seguir trabajando en el resto. A menudo, la procrastinación y la presión laboral pueden hacer que sea difícil comenzar un proyecto, pero tomar el primer paso es fundamental para superar estas barreras y avanzar hacia el cumplimiento de los plazos de entrega y las expectativas del proyecto.

10. Organízate para cumplir con las fechas de vencimiento

En el ambiente laboral, contar con habilidades organizativas es esencial para establecer la fecha de entrega de un proyecto y cumplir con los plazos, entregando trabajos de calidad, incluso en un corto período de tiempo. Crear un calendario de proyecto puede ser lo que necesitas para estar siempre al corriente de lo que debes hacer cada día, además de visualizar lo que tus colegas están haciendo. Si estás colaborando con un equipo, existen herramientas que, también, te permiten comunicarte y asignar tareas a tus compañeros de equipo. De esta forma, podrás llevar un seguimiento de todas las tareas y asegurarte de que el proyecto esté avanzando según lo previsto.

Una de las mejores soluciones para la gestión de plazos de proyectos es Bitrix24. Esta plataforma es una excelente opción para aquellos que necesitan una solución de gestión de proyectos todo en uno. Con Bitrix24, puedes establecer fechas de vencimiento para cada tarea y hacer un seguimiento de los avances a través de un tablero Kanban o un diagrama de Gantt, entre otras opciones. También puedes asignar tareas a miembros específicos del equipo, lo que te ayuda a mantener a todos responsables de sus contribuciones al proyecto. Asimismo, puedes emplear sus herramientas de comunicación para interactuar con tus compañeros, subordinados o superiores, y trabajar sobre documentos de manera conjunta.

Pon en práctica la gestión de deadlines de proyectos eficiente hoy mismo

¿Quieres mejorar la gestión de deadlines de proyectos? Adopta, entonces, un enfoque estratégico y sistemático. Además de seguir los consejos proporcionados en este artículo, también te aconsejamos utilizar herramientas digitales para facilitar la gestión de plazos de proyectos, especialmente cuando se trata de gestionar múltiples proyectos con deadlines que entran en conflicto.

Bitrix24 ofrece una amplia gama de funciones para la gestión de tareas de proyectos, incluyendo la capacidad de establecer fechas de vencimiento y expectativas claras para los miembros del equipo, y crear calendarios individuales y compartidos. Con Bitrix24, también es posible automatizar muchos aspectos del proceso de entrega de proyectos, lo que reduce la presión laboral y asegura que los plazos se cumplan de manera efectiva. En resumen, al implementar la gestión de deadlines de proyectos eficiente con la ayuda de soluciones colaborativas como Bitrix24, los equipos pueden mejorar la calidad del trabajo, aumentar la productividad y entregar proyectos de manera consistente en el plazo establecido.

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