Gestión de costes de proyectos para agencias en 4 sencillos pasos

El proceso de gestión de costes de proyectos no termina con la estimación, la presupuestación y el control de los gastos. Los gerentes de proyecto deben, asimismo, identificar oportunidades y amenazas. De esta manera, podrán intervenir en el momento adecuado si un proyecto estuviese en riesgo de exceder el presupuesto. Por otro lado, dicha intervención también podría producirse si existiese la posibilidad de minimizar costes y ganar en efectividad o productividad. Sin lugar a dudas, la gestión de costes de proyecto es una función que requiere de pensamiento estratégico.

FAQ

¿Qué es la gestión de costes de proyectos?

La gestión de costes de proyectos es un proceso delicado en el cual se planifican, calculan, asignan y evalúan los costes de un proyecto. En líneas generales, el líder del mismo define cuáles son los recursos necesarios para concluirlo exitosamente. Una vez el presupuesto con el detalle de recursos implicados en cada tarea o fase del proyecto ha sido aprobado, se inicia la ejecución de este.

A lo largo de todo el proceso, cada miembro implicado documenta los gastos efectivamente realizados. Esto sirve para que el gerente del proyecto pueda vigilar si la realidad se ajusta a la estimación. Es decir, si el proyecto puede concluirse dentro del presupuesto aprobado o si es necesario reasignar recursos. Una vez completado, las informaciones recopiladas servirán de base para la elaboración de presupuestos de proyectos futuros.

Paso a paso de la gestión de costes del proyecto

La gestión de costes de un proyecto es uno de los pilares fundamentales de cualquier plan que desees llevar a buen puerto. Sin esta planificación, sería imposible saber con certeza que la agencia cuenta con los recursos necesarios para afrontar los gastos implicados en la consecución de la tarea.

Al fin y al cabo, el objetivo final de esta planificación es determinar el coste de las actividades mediante un presupuesto realista que se ajuste a los fondos disponibles. Esto significa que la compañía cuenta con los medios para financiar cada paso hasta obtener el producto o servicio final. Por supuesto, la empresa debería poseer el poder económico sin necesidad de incurrir en deudas. ¿Quieres descubrir el paso a paso de la gestión de costes del proyecto?

1. Plan de gestión de costes de proyectos

El primer paso es la planificación. Generar un plan de gestión de costes de proyectos es el puntapié inicial para determinar un presupuesto. Para ello, debes plantear las actividades a ejecutar. Puedes dividirlas en tareas principales y tareas secundarias para detallarlas correctamente y facilitar la consignación de recursos. Tras esbozar por escrito las actividades, llega el momento de precisar los recursos requeridos para que las mismas se ejecuten exitosamente.

En este punto, la experiencia del director del proyecto así como las opiniones de expertos resultan muy valiosas. También, la consulta de documentos sobre proyectos similares puede ser de utilidad. De esta manera, contarás con datos verídicos de recursos utilizados para desarrollar tareas semejantes. En caso de no contar con información propia, siempre puedes recurrir a datos publicados por otras agencias y empresas a los que puedas acceder públicamente.

Por último, es imprescindible generar un claro documento donde se indique de qué manera se estiman los costes de cada actividad. La transparencia al hablar de costes ayuda a establecer un presupuesto realista del proyecto, en especial de cara al cliente. Asimismo, desarrollar un cronograma no solo de tareas, sino también de recursos permite evaluar más fácilmente el avance del proyecto y el uso de recursos. Finalmente, no debes olvidar especificar los KPI y posibles planes de contingencia en caso de que fuese necesario modificar el presupuesto con el proyecto en marcha.

2. Estimación de costes de proyectos

El segundo paso del proceso de gestión de costes de proyectos es la estimación de recursos financieros imprescindibles para que el proyecto triunfe. A este fin, se contabilizan todos los recursos asociados a la consecución del proyecto, es decir, materiales, de servicios, de fuerza laboral y de instalaciones. Asimismo, como project manager deberías preparar un apartado de costes posibles relacionados con amenazas y contingencias.

Como es de esperar, una estimación no es más que una aproximación y, por lo tanto, es modificable. Para poder llevarla a cabo se requiere de una profunda investigación que permita evaluar los costes probables. Esto puede realizarse mediante el juicio de expertos o una estimación basada en proyectos análogos, o en proyecciones basadas en información histórica. Además, es posible evaluar los costes de cada pequeña tarea y generar, así, una suma detallada de los mismos. O, por otro lado, usar el método PERT que indica un rango aproximado de coste por tarea.

Merece la pena señalar que el riesgo es una variable implícita en cualquier proyecto. De la experiencia del líder en identificarlos y gestar planes en concordancia también dependen los costes del mismo. Todas las variables mencionadas deben considerarse al momento de generar la estimación. En consecuencia, se obtendrá una apreciación más exacta de los medios implicados en la ejecución del proyecto. Esto permitirá obtener un presupuesto en consonancia.

3. Elaboración de presupuestos de proyectos

La elaboración de presupuestos de proyectos implica aunar los costes estimados en el punto anterior con la temporalidad necesaria para llevar a cabo cada tarea. De este modo, podría visualizarse fácilmente el coste monetario junto con el coste temporal. Al fin y al cabo, la inversión de horas laborales de los empleados es, también, un factor a tomar en consideración.

Por lo general, este presupuesto indica de forma concreta los recursos asignados a cada tarea en particular. Para ello, es interesante haber realizado una planificación detallada de tareas y subtareas. A este fin, podría resultar práctico implementar un gestor de tareas completo que facilite la creación de dependencias entre tareas como Bitrix24.

En resumen, el tercer paso de la gestión de costes del proyecto implica definir de manera lo más exacta posible los recursos consignados a cada actividad. No obstante, estas necesidades podrían verse modificadas durante la ejecución del proyecto. En este caso, se utilizará un plan de contingencia para reasignar recursos de manera tal de mantener dentro del presupuesto o, idealmente, por debajo del mismo. Recuerda que el presupuesto final no solo indica los recursos asignados sino, también, aquellos reservados en caso de necesidad. Sin embargo, no se contabilizan las reservas de la gestión, es decir, las asignaciones económicas en caso de riesgos potenciales.

4. Control de los costes de proyectos

Una vez puesto en marcha el proyecto, el líder del mismo debe iniciar el proceso de control. Para ello, se basa en los KPI y los procedimientos establecidos en el plan de gestión de costes de proyectos. La monitorización de tareas y recursos se realiza regularmente, según los plazos previamente determinados. Así, se contrastan los costes reales con la línea presupuestaria definida.

Este seguimiento en tiempo real simplifica la detección de desviaciones que podrían impactar directamente en el presupuesto del proyecto. En consecuencia, el gerente del mismo podría determinar la necesidad de efectuar cambios en la manera de trabajar o, incluso, reacomodar los recursos. Asimismo, podría intentar influir en los factores que han incrementado los costes. Esta ágil toma de decisiones repercute positivamente al facilitar las acciones correctivas que permiten mantenerse dentro de los costes estipulados.

En conclusión, el control de los costes del proyecto es un paso fundamental que no debería descuidarse. Este proceso asegura que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto aprobado. O, en su defecto, que no sobrepase la financiación otorgada por la agencia como plan de contingencia. Además, permite detectar por qué se producen las variaciones y, de esta manera, aprender para proyectos futuros.

Implementa un software de gestión de costes de proyectos para alcanzar el éxito

La implementación de un software de gestión de costes de proyectos puede ser lo que necesitas para recabar información sobre cada uno de los proyectos de tu agencia de forma sencilla. Bitrix24, por ejemplo, ofrece herramientas que esquematizan la asignación de tareas y recursos, recopilan información del desempeño de cada empleado y permiten el análisis de costes publicitarios, entre otras posibilidades.

No lo dudes. Contar con una herramienta de gestión de costes del proyecto puede hacer tu trabajo más fácil. Centraliza todos los datos en un único lugar. Permite que tus empleados visualicen rápidamente cada tarea, los recursos asignados y los plazos de entrega en un tablero Kanban o un diagrama Gantt. No importa si tu equipo de trabajo es presencial, remoto o híbrido, tendrás todos los datos que necesitas para tomar decisiones ágiles. ¿A qué esperas para crear tu cuenta?