Evita el desastre: 7 grandes errores a esquivar en la documentación de proyectos

Al documentar proyectos de manera efectiva, los equipos pueden adherirse a metodologías establecidas, a la vez que se fomenta la colaboración en equipo. ¿Aplicas los métodos ágiles en tu empresa? La correcta documentación de proyectos cobra, entonces, mayor importancia, ya que permite adaptarse más fácilmente a los cambios del entorno. 

Descubre los siete errores más comunes al momento de generar documentos y cómo evitarlos para impulsar tus proyectos hacia la cima.

FAQ

Cómo evitar el desastre en la documentación de proyectos: toma nota de los principales errores y sus soluciones

La documentación de proyectos no debe considerarse como un fin en sí mismo, sino como una herramienta de apoyo a la gestión de proyectos. La elaboración y la recopilación de documentos permite crear una hoja de ruta que indica hacia dónde ir y de qué manera. Asimismo, permite conocer las tareas ya realizadas y el punto exacto en el que se encuentra el proyecto.

Si no documentas los proyectos en tu empresa a día de hoy, ¡es hora de que empieces! Eso sí, deberías tener cuidado con no cometer algunas de las equivocaciones más habituales de las empresas al implementar la recopilación de actividades y datos. 

¿Te preguntas cuáles son los errores que podrían evitar que alcances el éxito? Toma nota de ellos y de cómo eludirlos.

1. No definir claramente los objetivos ni el alcance del proyecto

El primer paso de la documentación de proyectos es la redacción de un documento de alcance del proyecto. Lamentablemente, muchas empresas se saltan este paso y comienzan a trabajar directamente en la planificación de las tareas a ejecutar para conseguir los objetivos. Sin embargo, ¿cómo se puede alcanzar el éxito si no se sabe cuáles son las metas que se persiguen? Por este motivo, la indeterminación de objetivos y la falta de delimitación del alcance del proyecto conforman el primer gran error que deberías evitar en la gestión de proyectos.

Quizás, estés pensando que lo señalado no es 100 % real porque, al fin y al cabo, tú, como líder del proyecto, tienes en claro los objetivos y el camino a seguir. No obstante, es imprescindible que los mismos se establezcan por escrito para su posterior consulta por parte de todos los miembros del equipo de trabajo. Asimismo, cabe destacar que estipular claramente los límites del proyecto y los entregables esperados, en relación con los estándares de calidad determinados, evitará malentendidos o desviaciones que podrían dañar las posibilidades de éxito.

2. Subestimar la importancia de la generación de documentos de gestión de proyectos

La elaboración de documentos de gestión de proyectos, procesos (SOP) y otros archivos lleva tiempo y, por este motivo, muchas veces se suele dejar de lado. No es novedad que esta actividad se encuentra entre las más denostadas por los trabajadores y, por eso, muchas veces no es posible encontrar información escrita que avale una decisión. Indudablemente, esta es una problemática a la que debes de haberte enfrentado más de una vez al gestionar un proyecto. En un mundo cada vez más tendiente a los equipos virtuales, carecer de documentos que guíen el accionar y permitan verificar los avances es uno de los grandes errores que no deberías permitirte. 

Piénsalo: ¿cómo puedes controlar la labor de cada trabajador si no existe ningún dato escrito? ¿De qué manera puede traspasarse el conocimiento? ¿Cómo se puede trabajar colaborativamente si los empleados se encuentran en diferentes locaciones y husos horarios? La documentación de los proyectos ha dejado de ser algo deseable para convertirse en una necesidad palpable: es la única manera de avanzar de manera organizada hacia la consecución de los objetivos. ¿Te preguntas cómo puedes evitar este problema? Implementa una metodología de registro de datos como parte regular del trabajo y bríndale a tus empleados una plataforma que simplifique generar documentos sobre la base de plantillas y compartirlos con un clic. Asimismo, sería recomendable contar con un responsable de la verificación de los documentos y su posterior gestión.

3. No generar un sistema para organizar y almacenar los documentos

¿Cuánto tiempo necesitas para encontrar un determinado documento? Si estás frunciendo el ceño sin saberlo exactamente, estás cometiendo uno de los errores en la documentación de proyectos más comunes. Imagina que necesitas consultar unos datos para determinar si es necesario ejecutar un cambio, no puedes estar buscándolos durante una hora. Toda la información relativa a tus proyectos debería ser accesible en cuestión de un par de minutos. Solamente de esa manera podrás tomar decisiones en situaciones de estrés. Para ello, resulta esencial crear un sistema organizativo de la documentación. Esto implica, por un lado, centralizar todos los archivos de cada proyecto y, por otro, preparar una estructura clara de carpetas y sub-carpetas para clasificarlos. 

De este modo, evitarás la inconsistencia de datos y la pérdida de los mismos, así como el almacenamiento de múltiples versiones de un mismo documento por parte de diferentes personas. Implementa el uso de nombres descriptivos y con un orden consistente, como por ejemplo: fecha, seguida por la temática con palabra clave. Así, será más fácil no solo clasificarlos, sino, y aún más importante, encontrarlos el día de mañana. Por supuesto, los mismos deberían guardarse en la nube para que todas las personas con permisos pudiesen acceder a ellos, aun ejerciendo el trabajo remoto. Al establecer un sistema sólido para organizar y almacenar los documentos del proyecto, mejorarás la eficiencia, la accesibilidad y la integridad de la documentación, contribuyendo a una mejor colaboración en equipo y toma de decisiones.

4. Registrar de manera esporádica las tareas, las decisiones y los avances del proyecto

Otro hábito nefasto que afecta notablemente a la documentación de proyectos es el registro parcial de datos. Esta situación suele producirse frente a una gran carga laboral. En estos casos, los trabajadores priorizan otras tareas por encima de la función documental, lo cual conduce a la pérdida de información. Así, llevar a cabo un seguimiento de los progresos del proyecto se transforma en una misión casi imposible. De hecho, esta mala decisión podrías repercutir en retrasos, tareas duplicadas, ambigüedad y malentendidos. Es realmente complejo mantener alineado a un equipo de trabajo cuando no es posible comprobar qué se ha hecho, con qué resultados y en qué margen de tiempo. 

Evaluar el desempeño individual y grupal permite realizar ajustes para alcanzar los objetivos en tiempo y forma. Sin la documentación de los proyectos, se pierde la posibilidad de adelantarse a los cuellos de botella, visualizar los riesgos con tiempo y actuar proactivamente frente a ellos. Básicamente, sin un registro regular de las tareas, las decisiones y los avances, el proyecto se mueve a la deriva. Para evitar esta circunstancia, no hay mejor opción que implementar un potente gestor de tareas y proyectos, como Bitrix24. Esta plataforma permite asignar responsabilidades, plazos de entrega y recursos en un par de clics. Asimismo, puedes emplear su Cuadro Kanban o Diagrama de Gantt para obtener mejores visualizaciones de las tareas, las dependencias y los avances. Simplificarás la acción de la documentación para los empleados y esto hará que la tarea sea más amena y, por lo tanto, más fácil de completar de manera regular. Si aún no cuentas con esta herramienta, pruébala hoy mismo.

5. Elaborar documentos físicos que dificultan la colaboración en equipo

La elaboración de documentos físicos dificulta la colaboración en equipo, especialmente en entornos de trabajo remoto y oficina híbrida. ¿Por qué? La respuesta es muy sencilla: ¿cómo pueden los trabajadores acceder a la información si la misma está impresa y almacenada en una sala, a kilómetros de distancia de donde ellos se encuentran? Para obtener esos datos, deben solicitárselos a alguna persona que trabaje desde la oficina y esperar a que dicho profesional tenga el tiempo de traspasar la información a algún medio online y enviarla. Lo mismo sucede cuando debes obtener la firma de conformidad en un documento que acredita una decisión tomada. Cuando las firmas deben realizarse en persona, el proceso puede alargarse inevitablemente. El exceso de burocracia puede desencadenar demoras que podrían dañar el cumplimiento de los objetivos. 

Así que analiza bien de qué manera elaboras la documentación de los proyectos. Si aún se elaboran a mano, es hora de que inviertas en una solución virtual que sea fácilmente consultable por todos los miembros del equipo, sin importar donde se encuentren. Además, los archivos online pueden ser enviados en cuestión de segundos a cualquier persona para que esta los firme con un simple clic. ¡Más fácil imposible! En el mercado, existen diferentes posibilidades que podrían serte de utilidad para simplificar la elaboración y el almacenamiento de documentos, y poner en práctica los métodos ágiles, tan de moda hoy en día. Entre ellas, destaca Bitrix24, por tratarse de una solución integral que no solo incluye plantillas totalmente personalizables para la redacción de documentos, sino también calendarios grupales e individuales, herramientas de comunicación, CRM, almacenamiento en la nube y mucho más. 

6. Permitir el acceso libre a los datos por parte de todos los miembros de la empresa

Un punto esencial que quizá no hayas contemplado al pensar en la documentación de proyectos es quien tiene acceso a la información almacenada. Es decir, qué personas pueden consultar los archivos, desde el documento de alcance del proyecto hasta las tareas asignadas, los avances y el presupuesto. Puede parecer extraño, pero algunas empresas guardan los datos en la nube, aunque sin preocuparse por protegerlos debidamente. ¡No cometas este error!

Solo las personas con los permisos adecuados deberían poder consultar los documentos del proyecto. ¿No sabes cómo hacer esto? Para ello, debes contar con una herramienta que permita la asignación de permisos por documento. De este modo, te asegurarás de que solo los profesionales que tú deseas puedan consultar los datos. Asimismo, en Bitrix24, puedes regular quién puede editar un archivo, comentarlo o, incluso, descargarlo. Protege los datos confidenciales hoy mismo.

7. Mantener información desactualizada

El último de los grandes errores de la documentación de proyectos es la falta de actualización. En muchos casos, las empresas inician una estructuración de los procesos de los equipos virtuales y presenciales. Exigen, así, que los trabajadores asienten por escrito sus labores, los avances, los procedimientos y mucho más. Sin embargo, este furor inicial se diluye con el tiempo. Así, no es difícil encontrar documentos incompletos o totalmente desactualizados que de nada sirven al ser consultados.

En este caso, la mejor solución es desarrollar un plan integral que tenga la documentación como parte fundamental de la gestión de proyectos. Al respecto, sería importante contar con una persona encargada de recabar datos actualizados y subirlos de manera ordenada a las carpetas correspondientes.

La documentación de proyectos es crucial para la colaboración en equipo y el éxito del proyecto

Llegados a este punto, seguramente ha quedado claro que la documentación de proyectos desempeña un papel considerable en el éxito de cualquier iniciativa empresarial. Al fin y al cabo, ¿por qué deberías conformarte con el caos y el desorden cuando puedes implementar prácticas sólidas y eficientes que simplifiquen los procesos y contribuyan a la colaboración en equipo?

Establece objetivos y delimita el alcance del proyecto. Deja en claro lo importante que es documentar cada paso de cada proyecto. La cúpula directiva debe dar el ejemplo y, a su vez, exigir a los empleados que cumplan con las expectativas relacionadas con esta temática. Diseña un sistema de almacenamiento y gestión de documentos, así como un criterio de permisos de acceso y actualización. Implementa un software que facilite la creación de documentos y, también, su guardado. Bitrix24 puede ser la opción que buscas, ya que es mucho más que un gestor documental: es una verdadera plataforma integral para la gestión empresarial que elimina las barreras geográficas y permite que todos los miembros del equipo colaboren sin fronteras.

Evita los 7 errores abordados con una mentalidad proactiva y el uso de herramientas adecuadas. La gestión meticulosa de los datos fomenta la colaboración, mejora la toma de decisiones y aumenta las posibilidades de éxito en cualquier proyecto. ¿A qué esperas para encaminarte hacia la excelencia en la documentación de tus proyectos?