10 errores críticos en las estrategias de comunicación interna y cómo superarlos

Las estrategias de comunicación interna son esenciales para que los mensajes clave dentro de una empresa lleguen a todos los niveles de manera clara y eficiente. Una buena estrategia permite alinear los objetivos empresariales con las tareas diarias, mejorando la cohesión y el compromiso de los empleados. Sin embargo, cuando no están bien implementadas, pueden generar confusión y desmotivación, lo que afecta el rendimiento global de la organización.

¿Te gustaría descubrir si tu empresa está sufriendo alguno de los problemas más comunes en la comunicación interna? Ponte cómodo y comienza la lectura. No solo identificarás estos desafíos, sino que también aprenderás a superarlos con simples ajustes que te permitirán transformar la comunicación organizacional para siempre. ¡Es el primer paso hacia una cultura laboral más eficiente y conectada!

1. No alinear las estrategias de comunicación interna con los objetivos del negocio

Uno de los problemas comunes en la comunicación interna es la implementación de estrategias aisladas, que no acompañan la visión ni la misión de la empresa. Cuando las estrategias de comunicación interna no están en sintonía ni con las metas comerciales ni con los valores organizacionales, los equipos pierden la capacidad de comprender cómo su trabajo contribuye al éxito general.

La comunicación organizacional efectiva se cimienta en la transmisión correcta de las metas empresariales. Por lo tanto, no dudes en alinear los objetivos estratégicos con las acciones comunicacionales que pongas en práctica. Recuerda que cada mensaje debería vincularse a una meta específica para asegurar que cada área o equipo pueda relacionar su labor con el propósito último.

Para ello, desarrolla un plan de comunicación integral que incluya tanto los objetivos a largo como a corto plazo. Además, involucra a los líderes de equipo para que respalden los esfuerzos comunicacionales. Por ejemplo, si la meta de tu empresa fuese mejorar la innovación, los mensajes internos deberían enfocarse en destacar de qué manera las contribuciones individuales ayudan a la generación de ideas innovadoras. Trabajar en mejorar la comunicación interna contribuye a impulsar la productividad al sentar las bases de un equipo más motivado y eficiente.

2. Subestimar la importancia de la segmentación de audiencias

¿Sientes que tus mensajes no captan la atención de tus empleados? Quizá, los mismos sean percibidos como irrelevantes, al menos para una porción de tu audiencia interna. Esto suele ocurrir cuando no se toman en consideración las necesidades, los deseos y las expectativas de los diferentes departamentos y niveles jerárquicos. Piénsalo así: ¿puede interesarle a un trabajador remoto, ubicado a cientos de kilómetros de la oficina central, que habrá un aperitivo el próximo viernes? Direccionar los mensajes es vital para lograr la superación de las barreras de comunicación, eliminar malentendidos y garantizar que los empleados se sientan valorados y escuchados.

Entre las estrategias de comunicación interna, la segmentación te ayudará a adaptar los mensajes a cada audiencia para que los empleados reciban la información que realmente les importa. El uso de herramientas digitales de comunicación interna facilitará la personalización y la entrega de los mensajes, asegurando que cada grupo obtenga los datos necesarios en el momento adecuado. Además de los correos electrónicos y las aplicaciones móviles, considera otros aspectos como los turnos laborales, las ubicaciones geográficas o las preferencias culturales para personalizar mejor los mensajes. Esto mejora la relevancia de la comunicación y aumenta el engagement de los trabajadores.

Para ello, identifica las diferentes audiencias, prestando atención también a los equipos remotos. Adapta los mensajes y selecciona los canales para transmitirlos. No olvides que los trabajadores de mayor edad pueden preferir el correo electrónico en lugar de las aplicaciones de mensajería o la intranet. Establece la frecuencia de la comunicación y revisa regularmente la efectividad de la segmentación.

3. Depender de un único canal a la hora de comunicar

Algunas empresas creen tener una comunicación organizacional efectiva. Sin embargo, centralizan todos los mensajes en un canal y, como hemos señalado en el punto anterior, dentro de una organización hay diferentes audiencias con deseos, expectativas y formas de comportarse distintas. Así, el empleo de un solo medio de comunicación puede resultar inefectivo.

Diversificar los canales es esencial para que tus estrategias de comunicación interna sean positivas. No confíes en que cada uno de los miembros de la plantilla consulta la intranet todos los días. Mejor, opta por una combinación de correos electrónicos, publicaciones en la intranet, apps móviles e, incluso, reuniones. Ten en cuenta que la comunicación en equipos remotos no es igual a la comunicación en la oficina. La forma de impactar en cada segmento varía y, por lo tanto, deberías corroborar que la información fluye adaptándose a diversos canales y circunstancias, permitiendo que todos se mantengan al día.

4. Asumir que todos los empleados acceden regularmente a las diversas herramientas de comunicación interna

No todos los empleados utilizan las herramientas de comunicación interna de manera consistente. Esto puede generar una falta de acceso uniforme a la información, especialmente cuando la empresa confía en aplicaciones que algunos grupos no usan con regularidad.

Los trabajadores remotos, al estar más conectados a las herramientas digitales de comunicación interna, suelen estar al tanto de todo lo que sucede online. Sin embargo, quienes están en la oficina pueden no ingresar todos los días a estas plataformas, ya que dependen más de la comunicación en persona o no sienten la misma urgencia por conectarse. Por lo tanto, las estrategias de comunicación en el lugar de trabajo deberían aunar formas de que la información sea accesible para ambos grupos. La superación de las barreras de comunicación depende, en gran medida, de una equilibrada combinación de reuniones presenciales y online con el uso diario de aplicaciones móviles.

5. Enviar mensajes extremadamente largos o pocos claros

La tendencia a los mensajes extensos es otro de los problemas comunes en la comunicación interna. En muchas oportunidades, se desea comunicar un amplio número de datos a la audiencia, dando como resultado un mensaje que podría sobrecargar cognitivamente a los receptores. Imagina, por ejemplo, un correo interno con actualizaciones sobre un proyecto, detalles técnicos sobre un nuevo sistema y un recordatorio sobre eventos futuros. Es probable que los empleados se sientan abrumados y, por ende, terminen ignorando el email.

Para mejorar la comunicación interna, filtra los datos a compartir. El exceso de detalles dificulta la comprensión, al igual que la falta de estructura y la utilización exagerada de terminología técnica. Tu objetivo es lograr un texto fácil de digerir y que capte la atención. A este fin, podrías poner en práctica las siguientes estrategias de comunicación interna:

• Utiliza titulares para dividir la información.

• En lugar de enviar grandes bloques de texto, escribe párrafos cortos y directos.

• Emplea listas organizadas para facilitar la lectura.

• Proporciona resúmenes ejecutivos cuando la lectura es extensa.

• Incorpora enlaces para quienes deseen profundizar, en lugar de brindar información que quizá no sea necesaria.

6. Asumir que los empleados aceptarán el cambio sin prepararlos adecuadamente

Los avances tecnológicos y la evolución del mercado producen cambios regularmente. El error recae en pensar que los trabajadores los aceptarán sin más. La falta de preparación genera resistencia, ansiedad e, incluso, falta de compromiso. Minimiza la frustración del personal brindando información sobre por qué se ha optado por llevar a cabo la modificación y cómo la misma contribuirá al éxito de la organización. Explicar los beneficios del cambio en términos de crecimiento o eficiencia ayudará a que los empleados entiendan su relevancia.

Otra de las estrategias de comunicación interna claves es involucrar al personal en el proceso de cambio desde un principio. Propicia que tengan un rol activo. Escucha sus preocupaciones, ofrece capacitación y brinda todas las herramientas necesarias para que los trabajadores puedan adaptarse sin miedos. El compromiso con el cambio nace de la comprensión de su necesidad y esto solo puede lograrse cuando la comunicación organizacional es efectiva.

7. Intentar controlar toda la comunicación interna en la empresa

La centralización excesiva de la comunicación interna puede limitar la colaboración interna en empresas pequeñas, medianas y de gran tamaño. Un enfoque jerárquico, donde los mensajes son netamente unidireccionales, impide que los empleados se sientan partícipes de la comunicación. Así, podría aumentar la desconexión y, por ende, la desmotivación en diferentes niveles de la organización.

Los miembros de tu empresa quizá dejen de interactuar entre sí, pensando que no tienen voz ni libertad para expresarse. Esto generaría un ambiente de receptores pasivos, con escasa o nula retroalimentación genuina, porque todos pondrían en palabras lo que suponen que los directivos esperan escuchar.

En lugar de controlar las opiniones, las preocupaciones y las ideas, promueve espacios seguros para que los empleados se expresen. Empodera a los equipos para que tengan autonomía para gestionar las directrices y la comunicación bajo su criterio (aunque respetando las bases pautadas por la empresa) y utiliza múltiples canales para que la comunicación formal e informal fluya orgánicamente.

8. No crear mecanismos que posibiliten la retroalimentación de los empleados sobre la comunicación interna

En el podio de los errores críticos de las estrategias de comunicación en el lugar de trabajo destaca la falta de retroalimentación. Si no monitoreas las comunicaciones regularmente, no podrás evaluar si los mensajes están siendo comprendidos, si llegan adecuadamente al target y si logran el engagement deseado.

No lo dudes e implementa un mecanismo de retroalimentación o, mejor, varios. Los buzones de sugerencias y las encuestas periódicas son dos herramientas clásicas que no pasan de moda. También, podrías organizar reuniones de retroalimentación, aunque debes considerar que algunas personas se sienten más cómodas cuando sus opiniones se mantienen anónimas. Una vez obtengas feedback, actúa en consecuencia para demostrar que has escuchado lo que los empleados tenían para decir. Al fin y al cabo, la retroalimentación es una oportunidad para mejorar las estrategias de comunicación interna y los procesos empresariales.

9. No fomentar el engagement de los empleados

Por mucho que te esfuerces a la hora de llevar a cabo la comunicación con los equipos remotos, híbridos y presenciales, si no promueves la participación activa y el compromiso, puedes caer en los problemas analizados anteriormente: desinterés e inexistencia de sentimiento de pertenencia. Los empleados que no se interesan por los mensajes empresariales tienden a ser menos leales a la compañía y más propensos a buscar otras oportunidades laborales.

Para superar esta situación, prepara mensajes claros y motivadores. Haz que cada empleado se sienta involucrado en el éxito empresarial. Invítales a participar en la medida de lo posible de la toma de decisiones y de actividades de construcción de equipo. Implementa sistemas de reconocimiento y comparte las recompensas públicamente.

10. No medir la efectividad de las comunicaciones

Por último, si las estrategias de comunicación interna puestas en marcha no se evalúan, las empresas no pueden saber si son efectivas; es decir, si están alcanzando los objetivos deseados. La falta de medición puede generar barreras de comunicación y empujar a tu compañía hacia la ineficiencia y la falta de mejora continua. ¡No dejes que tu negocio opere a oscuras!

Define indicadores claves de rendimiento (KPI) como tasas de apertura de correos electrónicos o tasas de participación en reuniones y encuestas de satisfacción. Implementa herramientas digitales de comunicación interna, como intranets y aplicaciones que miden la interacción. Es importante que estas métricas se revisen de manera regular y se comparen con los objetivos establecidos inicialmente para detectar qué áreas necesitan ajustes. El seguimiento continuo permitirá tomar decisiones informadas y ajustar la estrategia a tiempo para obtener mejores resultados.

La importancia de implementar buenas estrategias de comunicación interna

Los 10 problemas comunes en la comunicación interna que hemos abordado pueden ser solventados con pequeños ajustes, como diversificar los canales de comunicación o fomentar la participación activa. Mejora drásticamente la claridad de los mensajes y el ambiente general de tu compañía, tomando decisiones dirigidas a fomentar intercambios más transparentes y efectivos. Para facilitar este proceso, contar con herramientas que centralicen la comunicación y la gestión del trabajo podría ser el camino a seguir.

Bitrix24 es una herramienta completa que facilita la colaboración interna dentro de las empresas. Su capacidad para centralizar la comunicación mediante chats, llamadas, videollamadas en HD, videoconferencias y gestión de proyectos, promueve un entorno de cooperación, ya sea en equipos remotos o presenciales, mejorando la eficiencia y la conectividad dentro de la organización.

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FAQ

¿Cuáles son los errores más comunes en las estrategias de comunicación interna?

Los errores más comunes en las estrategias de comunicación interna son:

• Falta de alineación entre las estrategias comunicacionales y los objetivos organizacionales

• Subestimación de la importancia de la segmentación de audiencias.

• Dependencia de un único canal de comunicación.

• Asunción errónea de que todos los empleados tienen acceso a la tecnología.

• Envío de mensajes confusos.

• Falta de preparación de los empleados para aceptar el cambio.

• Control excesivo de la comunicación interna.

• Falta de mecanismos para obtener retroalimentación.

• Compartir información sin preocuparse por el compromiso o la participación de los receptores.

• Falta de medición de la efectividad de las comunicaciones.

¿Cómo pueden las organizaciones mejorar su comunicación interna?

Las organizaciones pueden mejorar su comunicación interna al:

• Fomentar la transparencia.

• Solicitar y brindar retroalimentación.

• Utilizar canales de comunicación bidireccional, claros y accesibles.

• Adaptar cada mensaje a la audiencia.

• Alinear la comunicación con los objetivos organizacionales.

• Promover la participación de los empleados.

• Establecer un flujo continuo de información.

• Evaluar el impacto de los mensajes.

• Ajustar las estrategias comunicacionales regularmente.

¿Qué herramientas pueden mejorar la comunicación dentro de la empresa?

Entre las herramientas que pueden mejorar la comunicación dentro de la empresa destacan las siguientes:

• Intranet corporativa, para centralizar información y recursos.

• Plataformas de mensajería instantánea, para consultas rápidas y contactos diarios.

• Email corporativo, para comunicaciones formales.

• Software de gestión de proyectos, con el fin de coordinar tareas y equipos.

• Videoconferencias, para llevar a cabo reuniones remotas.

• Encuestas internas y otras herramientas de feedback.

• Boletines digitales para compartir novedades de la organización.