¿Cómo se crea un espacio de trabajo flexible?

En la actualidad, cada vez son más las empresas que se decantan por crear un espacio de trabajo flexible. Impulsadas por la tendencia al trabajo remoto e híbrido, y por sus propias necesidades de crecimiento, las compañías han iniciado los cambios para generar oficinas abiertas, prácticas y confortables.

Los espacios de trabajo flexibles han demostrado ser una excelente inversión de cara al futuro. Los mismos propician una mejor comunicación y una mayor colaboración. No obstante, no están exentos de riesgos, sobre todo si no se diseñan adecuadamente. Continúa leyendo para descubrir las mejores soluciones de espacio de trabajo flexible. 

FAQ

¿Cuáles son las principales desventajas de los espacios de trabajo compartidos flexibles?

• Dificultades para concentrarse. 
• Problemas para adaptarse a la nueva flexibilidad de la oficina por parte de algunos empleados. 
• Sentimiento de pérdida de espacio personal. 
• Fuerte inversión para poner en práctica la nueva tendencia.

10 consejos para crear un espacio de trabajo flexible en tu empresa

Crear un espacio de trabajo flexible puede ser un verdadero desafío. Rediseñar la oficina y convertirla en un entorno pensado para el trabajo ágil es más sencillo de lo que piensas. Sin embargo, modificar la cultura empresarial y cambiar los hábitos de tus empleados puede ser bastante más complejo. En empresas tradicionales, la implementación de soluciones de espacio de trabajo flexible supone un esfuerzo de parte de la cúpula directiva, no solo a nivel inversión, sino, y principalmente, para modificar la rutina.

A pesar de la resistencia que puedas encontrar en algunos empleados, en general los espacios de trabajo flexibles terminan conquistando a la plantilla gracias a su adaptabilidad. Si tu empresa ha adoptado los modelos de trabajo híbridos, no lo dudes: un espacio de trabajo flexible colaborará para brindar a tus empleados el ambiente laboral que requieren. A continuación, te contamos cómo crear un espacio de trabajo flexible pensado para alcanzar el éxito.

1. Diseña un espacio abierto

El punto de partida de los espacios de trabajo flexibles es, sin lugar a dudas, la amplitud. Los tabiques, las paredes y las oficinas cerradas no son la norma, sino la excepción. Un diseño de espacio abierto genera una mayor circulación de personas, una mayor colaboración y, por ende, una mayor flexibilidad.

En general, se busca que un gran porcentaje de los empleados trabaje en un mismo espacio. Por supuesto, esto no significa que los espacios cerrados quedan abolidos, sino que se modifica su uso. En lugar de pequeñas oficinas o compartimentos cerrados, sin luz natural y sin contacto personal, se plantea una gran oficina con escritorios, sillones y zonas. Básicamente, se crea un concepto de áreas que permite suplir todas las necesidades: zonas de reuniones, silencio, diseño, descanso (con sillones), trabajo en movimiento (con escritorio altos para trabajar de pie)...

2. Mantén espacios libres dentro de la oficina

Los espacios de trabajo compartidos flexibles se definen por la variedad de posibilidades a la hora de llevar a cabo una tarea. Pero, también, por la fluidez entre dichos espacios. Mantener los espacios de gran tráfico libres de zonas de trabajo contribuye a una mayor concentración y, por ende, productividad de los empleados.

De este modo, resulta esencial visualizar cuáles son las áreas que generan concentración de personas. Los baños, la cocina, el acceso a las escaleras o los ascensores e, incluso, las salas de descanso suelen contarse dentro de ellas. La mejor manera de favorecer el buen trabajo por parte de los empleados es mantener los espacios de trabajo flexible lejos de estos sectores.

3. Apuesta a los espacios de uso múltiple

La sala de reuniones reservada para las grandes conferencias o los encuentros con importantes clientes ha caído en desuso. ¿De qué sirve tener un espacio de grandes dimensiones desaprovechado durante la mayor parte del año? Idealmente, deberías rever sus posibilidades para aumentar su practicidad y, sobre todo, su uso habitual.

Una antigua sala de reuniones puede ser el espacio perfecto para llevar a cabo actividades de construcción de equipos. También, es un espacio cómodo para que un equipo de trabajo discuta objetivos y cursos de acción. O, simplemente, puedes habilitar su uso como «sala silenciosa» para quienes necesiten de un espacio para meditar o llevar a cabo una actividad en estricta tranquilidad.

4. Invierte en mobiliario funcional

Para crear un espacio de trabajo flexible, deberías comprar un mobiliario que te permita adaptar los espacios según las necesidades. Olvídate de las mesas largas que permiten a varios trabajadores compartir el entorno laboral codo a codo. Por el contrario, invierte en varios escritorios que puedan colocarse juntos o separados según los deseos de los participantes.

Las grandes mesas disminuyen la flexibilidad de los espacios. Piensa, por ejemplo, en la sala de reuniones. Reemplazando la mesa rectangular central por varias mesas más pequeñas, tendrás la posibilidad de reutilizar el ambiente para diferentes tipos de encuentros. Adquiere, por ejemplo, cómodos sofás móviles de respaldo alto que puedan juntarse en caso de así desearlo. Asimismo, escoge recursos flexibles. Los televisores y los monitores pueden ubicarse sobre soportes extensibles en la pared para moverlos en diferentes direcciones o ángulos. 

5. Asegura un fácil acceso a la tecnología

Los móviles, monitores y ordenadores forman parte de los recursos básicos de cada oficina. Ahora bien, ¿has pensado cómo crear un espacio de trabajo flexible a nivel tecnológico? En primer lugar, deberías verificar que el lugar tiene disponibles suficientes enchufes para conectar todos los dispositivos. Estos deben, a su vez, situarse de manera repartida por todo el espacio para que cada empleado pueda utilizarlos sin importar donde se ubique para trabajar. 

En segundo lugar, las soluciones de espacio de trabajo flexibles se asocian a una nueva manera de trabajar; es decir, al trabajo remoto y los equipos híbridos. Los ordenadores portátiles y las tabletas pueden ser una interesante inversión al ser fácilmente transportables dentro y fuera de la oficina. Para facilitar la colaboración entre todos los trabajadores, aun cuando alguno de ellos ejerza sus tareas desde el hogar, deberías implementar un software colaborativo. Bitrix24 destaca en este aspecto al ofrecer una plataforma completa. La misma incluye gestor de tareas y proyectos, herramientas de comunicación, recursos humanos, marketing, ventas, facturación, y mucho más.

6. Diseña espacios con una funcionalidad determinada

Los empleados tienen diferentes requerimientos a lo largo del día. Por momentos, se encuentran inmersos en el trabajo silencioso y concentrado, mientras que, en otras oportunidades, deben abocarse a las llamadas telefónicas. Estas variaciones entre tareas pueden generar problemas de convivencia entre compañeros. Por supuesto, puedes evitarlos con planificación y organización.

Entre las soluciones de espacio de trabajo flexible destaca la elaboración de espacios con una finalidad específica. Así, podrías desarrollar un lugar tranquilo donde estén prohibidas las actividades ruidosas, como escuchar música, chatear, llamar por teléfono o, incluso, comer. Por otra parte, habilita un espacio para llamadas insonorizadas para aquellos empleados que lo necesiten, como, por ejemplo, los agentes de ventas. 

7. Establece un sistema de reservas

Con relación a las zonas de trabajo compartido, quizá sea una buena idea generar un sistema de reservas que permita a los empleados o equipos de trabajo asegurar el uso de una determinada zona en un momento puntual. De este modo, se evita que se solape el uso de recursos o espacios.

Para este fin, un software como Bitrix24 facilita la organización. La herramienta posibilita el desarrollo de un calendario compartido para toda la empresa donde es posible señalar quién ha reservado una determinada área y por qué motivo. Se trata de una eficiente manera de aprovechar recursos y minimizar incidentes entre trabajadores.

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8. Considera la iluminación a la hora de crear un espacio de trabajo flexible

Al remodelar la oficina para crear un espacio de trabajo flexible es fundamental que tomes en consideración la iluminación. Aprovecha la luz natural siempre que sea posible. Incluso, podrías consultar a los especialistas si existe alguna manera de obtener más luz natural. Ten en cuenta que los expertos señalan la importancia de la exposición regular a la luz solar para mantener un buen estado de ánimo. Colabora en el clima laboral a través de la iluminación.

Asimismo, debe cuidarse la iluminación artificial. Por un lado, contar con la luz necesaria permite a los empleados desempeñar sus labores sin dilaciones ni molestias físicas. Por otra parte, optar por bombillas de bajo consumo implica un interesante ahorro para la empresa. Observa, también, el reflejo de las luces en las pantallas de los ordenadores y demás pantallas o superficies. Opta por sistemas regulables si es necesario para cubrir las necesidades de tus empleados. Recuerda que la comodidad de los trabajadores impacta directamente en su desempeño.

9. No dejes de lado la decoración y la practicidad

Comodidad, practicidad y decoración no son palabras mutuamente excluyentes. Por el contrario, pon la decoración al servicio de los espacios de trabajo compartidos flexibles. Una oficina abierta debe contemplar la minimización de ruidos que puedan incomodar a los empleados que se desempeñan allí. Así, optar por suelos que absorben los pasos puede ser una mejor idea que el uso de baldosas.

Del mismo modo, podrías agregar paneles absorbentes de sonido en determinadas áreas. Añade, también, espacios de almacenamiento y archivo accesibles. Incluso, podrías optar por mobiliario fácilmente transportable. Incorpora plantas para darle un toque de vida a la oficina y un panel para compartir noticias, fotos o cualquier elemento que sirva al team building. Por último, invierte en sillas ergonómicas que puedan adaptarse en altura, monitores regulables y todo lo necesario para que los empleados dispongan de un espacio funcional y confortable.

10. Procura diseñar un espacio al aire libre

La nueva tendencia al trabajo remoto ha generado que muchas personas descubran su gusto por el trabajo al aire libre. Cada vez más personas disfrutan de sus horas laborales respirando aire puro. Es posible verles desarrollar sus tareas en parques y terrazas con su ordenador portátil y su móvil. Sin lugar a dudas, ha llegado el momento de adaptar tu empresa a estas necesidades.

Si el edificio lo permite, no dudes en crear un espacio de trabajo flexible al aire libre. Disponer algunos sillones y mesas bajas, bancos, sillas y mesas altas en un jardín o terraza permitirá que quien lo desee pase un tiempo al aire libre sin descuidar sus obligaciones. No olvides corroborar que la zona cuenta con enchufes para abastecer de energía a los trabajadores.

Implementa espacios de trabajo flexibles y alcanza el éxito

Seguramente, te ha quedado claro cómo los espacios de trabajo compartidos brindan flexibilidad. Esta clase de diseño de oficinas favorece el flujo de información, de ideas y de colaboración. Un espacio abierto fomenta el buen clima laboral y colabora a incrementar la satisfacción de los empleados. Se trata del complemento perfecto para acompañar los modelos de trabajo híbridos y el trabajo remoto. El espacio de trabajo debe adecuarse a estas nuevas necesidades planteadas por el mercado laboral. 

Los empleados desean horarios flexibles, días de trabajo desde casa y vacaciones adecuadas a sus requerimientos. En pocas palabras, buscan obtener una buena conciliación de la vida personal con la laboral. Los espacios de trabajo deben, a su vez, ajustarse a estas aspiraciones, ofreciendo comodidad, practicidad y contacto humano. La oficina debe ser un espacio adaptado a todos los trabajadores, ya sea que deseen trabajar de pie o sentados, al aire libre, en un espacio silencioso o con música. El espacio de trabajo debe ser lo que cada trabajador necesite en cada momento puntual.

En cuanto a la empresa, crear un espacio de trabajo flexible le permite adaptarse a la tendencia del trabajo remoto e híbrido, respondiendo a las necesidades de los empleados. Por otra parte, implica un ahorro a largo plazo, ya que esta clase de estructuración es fácilmente adaptable e, incluso, escalable. Básicamente, la oficina puede crecer con la compañía y ajustarse a los nuevos objetivos.

Pon en marcha hoy mismo las soluciones de espacio de trabajo flexible que hemos compartido contigo. Recuerda que el sitio de trabajo reviste una vital importancia en la satisfacción laboral y, al mismo tiempo, en la productividad.