Cómo liderar equipos remotos: 7 consejos

Las nuevas tecnologías han abierto oportunidades tanto para las empresas como para los trabajadores. La aparición de las herramientas digitales han derribado las barreras existentes y han puesto de manifiesto la posibilidad de trabajar online. No obstante, esta nueva forma laboral ha planteado una gran pregunta: ¿cómo liderar equipos remotos?

Sin importar la experiencia liderando equipos, el trabajo virtual plantea importantes desafíos para cualquier líder de equipo. La falta de contacto diario y de relación personal de manera directa puede afectar la motivación y el sentimiento de pertenencia, además de dificultar las tareas de control y medición del rendimiento de cada empleado. Aunque, por supuesto, hay formas de subsanar estas dificultades.

De hecho, el uso de un software colaborativo y la utilización habitual y cotidiana de videoconferencias, chats y toda clase de herramientas virtuales permite derribar las barreras creadas por la separación física de los empleados. Aprender a liderar equipos remotos implica, entonces, la adopción de las nuevas tecnologías como aliadas en la planificación, la organización, la gestión y el control de un grupo de trabajo.

Cómo liderar equipos remotos eficientemente

La persona a cargo del liderazgo de uno o más equipos remotos debe tomar en consideración varios factores. En primer lugar, tener siempre en mente que posiblemente tenga a cargo empleados con diferentes culturas, husos horarios y conocimientos de herramientas online. Por lo tanto, deberá ser capaz de guiar de manera distinta a cada uno de ellos para alcanzar, en última instancia, los objetivos.

Para ello, el líder debe mantener la calma ante toda situación y demostrar empatía frente a las dificultades que cada persona pueda presentar. Por supuesto, esto no va en detrimento del cumplimiento de las tareas ni las responsabilidades de los empleados, ya que un buen líder debe ser capaz de comprender y motivar a la vez que exigir y sacar lo mejor de cada empleado. ¿Cómo liderar un equipo? Con claridad de mente, organización al milímetro, planificación y análisis de riesgos, y una toma de decisiones rápida y eficaz.

7 claves para liderar equipos online

Si bien la metodología para liderar equipos de trabajo no varía en demasiados aspectos, es necesario considerar que los equipos de trabajo virtuales requieren un liderazgo inspirador y una supervisión diaria aunque no invasiva; por lo tanto, se trata de una actividad que requiere de gran sutileza y pericia por parte del líder.

Los libros para liderar equipos suelen hacer referencia a la comunicación efectiva como una de las principales habilidades requeridas por un líder; esto es una manera de expresarse clara, segura y confiada. En el caso particular de los equipos remotos, el líder necesita exhibir también una enorme capacidad de organización y visualización de riesgos así como también una reacción rápida para encontrar soluciones a los imprevistos. Veamos algunos consejos sobre cómo liderar equipos remotos.

1. Comunica de forma clara, concisa y oportuna

A la hora de comunicar, el líder tiene que expresarse de manera sumamente clara para evitar posibles malentendidos que puedan repercutir en el desempeño de algún empleado y, por ende, en la conclusión de un proyecto. Es importante que se hable de forma directa, preferentemente utilizando ejemplos que clarifiquen los objetivos y la manera de trabajar.

Como apoyo, es recomendable utilizar documentos compartidos donde se resuman los puntos importantes de lo informado como los tiempos de entrega y las responsabilidades personales. Esto puede realizarse de manera sencilla mediante el uso de un software integral como Bitrix24 que permite la creación de calendarios personales y grupales, diagramas Gantt, tableros Kanban y, por supuesto, el acceso a bases de datos y documentos compartidos.

2. Abre espacios para la comunicación bidireccional

Una de las problemáticas que puede aparecer aun cuando tengas una gran experiencia liderando equipos de trabajo es la falta de motivación de los empleados. El aislamiento social que genera el trabajo desde casa, lejos del contacto cotidiano de una oficina, puede complicar la identificación del empleado con la empresa y con sus objetivos, disminuyendo así su motivación.

Una buena forma de inspirar a tus empleados, sin importar el sitio del planeta en el que se encuentren, es mostrarte como un líder presente a través de la apertura de canales de comunicación bidireccionales. Para ello, puedes organizar videoconferencias grupales, reuniones semanales, conversaciones informales cada 15 días con cada empleado o invitar a quien lo necesite a contactarse a través de una videollamada o, incluso, el chat.

3. Mantén la empatía siempre

El teletrabajo puede dificultar la creación del sentimiento de equipo y la consecuente sensación de responsabilidad, esa necesidad de cumplir con las obligaciones para no perjudicar a los colegas. Una posición empática por parte del líder muestra accesibilidad e interés por lo que sucede en la vida personal y profesional de cada empleado.

De esta manera, serás capaz de sentir las disconformidades y los problemas que padecen tus subordinados para, así, actuar antes de que estas situaciones puedan afectar al desarrollo normal del trabajo en equipo. Sin lugar a dudas, la empatía y un tratamiento cercano pueden ayudar a que los empleados confíen en ti y, por lo tanto, te soliciten ayuda cuando la necesiten.

4. Confía y delega

Como líder, tienes en tu haber cientos de responsabilidades. No te cargues con más: aprender a liderar equipos implica confiar en tus subordinados y delegar tareas. Esto no solo te ayudará a ti al final del día, sino que también fomentará la sensación de equipo, además de aumentar la autoestima de los miembros.

Recuerda dividir las tareas grandes en tareas más pequeñas y, luego, busca un responsable para cada una de ellas. Explica claramente qué se debe llevar a cabo, de qué manera y para cuándo y, luego, dedícate a controlar que las mismas se realicen como es debido, siempre sin abrumar al encargado de la tarea.

5. Usa la tecnología como tu aliada

Las nuevas tecnologías te brindan toda clase de herramientas para organizar tanto tu agenda personal como toda la planificación de un equipo remoto. Bitrix24 es una plataforma integral que favorece la comunicación entre empleados y superiores, organiza los datos ingresados por cada miembro del equipo y facilita el análisis de los mismos.

Además, la utilización de un software de gestión de equipos contribuye a la automatización de algunas tareas, como el email marketing, e incluso a la evaluación del desempeño de los empleados a través de la recopilación de información sobre el tiempo utilizado para cada tarea, el uso de recursos y si se ha cumplido o no con la fecha límite de entrega.

6. Acuerda la evaluación del rendimiento con tu equipo

¿Aún te preguntas cómo liderar equipos remotos de manera eficiente? Este punto es esencial. Todo trabajo amerita una evaluación y, para ello, nada mejor que la determinación de KPIs, o indicadores de rendimiento. Una buena manera de asegurar que cada empleado ha comprendido cómo se medirá su desempeño es determinar de manera conjunta con tu equipo los objetivos y la manera de evaluar la productividad.

Al realizar una reunión para determinar los objetivos, los deadlines y los KPIs, haces partícipe a cada miembro de la toma de decisión, aun cuando seas tú quien guíe la conversación y tenga la decisión final. Asimismo, ningún miembro del equipo remoto podrá alegar que desconocía las expectativas y la  metodología de la evaluación llegado el momento.

7. Mantén la calma siempre

La comunicación online puede generar malentendidos a causa de la falta de visualización de la gestualidad. Siempre que leas un mensaje, mantén la calma, no saques conclusiones apresuradas y, de ser necesario, solicita una videollamada para aclarar problemas o solucionar dudas.

Por otra parte, frente a la aparición de inconvenientes, respirar profundo es una de las grandes claves para liderar equipos. Esto te permite centrar y clarificar tu mente, y regular tus emociones para evaluar una situación y tomar la decisión más eficiente posible.

Bitrix24, la herramienta para liderar equipos remotos

Opta por una plataforma colaborativa que facilite la asignación de tareas, con responsables y fechas de entrega, y a su vez permita la inclusión de las mismas en calendarios personales, grupales, departamentales y empresariales. Bitrix24 posibilita todo lo anterior y mucho más.

Controla el avance de las tareas, los recursos utilizados, comunícate con tus empleados de manera personal en conversaciones one to one o en reuniones grupales, automatiza tareas rutinarias para aliviar la carga horaria de tus empleados, y realiza evaluaciones con información fiable.

Sin lugar a dudas, Bitrix24 es la herramienta que necesitas para liderar equipos remotos de manera eficiente a mediano y largo plazo. ¿A qué esperas para probarla? ¡Regístrate aquí!