Cómo evitar el sobrecoste en un proyecto: 8 consejos decisivos

La planificación es la mejor forma de alcanzar el éxito de un proyecto. Sin embargo, existen circunstancias que pueden afectar el curso natural del mismo y desembocar en un sobrecoste de proyecto. ¿Te ha sucedido en el pasado y quieres aprender a eludir esta problemática?

El sobrecoste del proyecto es una de las mayores complicaciones a las que se enfrentan los project managers. Los aumentos de costes de materiales, los errores humanos o las demoras en las tareas pueden paralizar totalmente el avance del proyecto. Si quieres prevenir esta situación y evitar el sobrecoste en tus proyectos, no lo dudes y continúa leyendo. 

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8 consejos esenciales para eludir el sobrecoste en los proyectos

El sobrecoste en un proyecto es, lamentablemente, una realidad bastante habitual dentro de algunos ámbitos como la construcción o IT. No obstante, se trata de una circunstancia que puede afectar a cualquier industria, sin importar si vendes un producto o un servicio. Al fin y al cabo, el coste del proyecto puede incrementarse debido a una deficiente planificación del presupuesto o por cambios inherentes al contexto o al entorno. Como puedes ver, no hay empresa que esté totalmente exenta de esta problemática.

A pesar de esto, puedes prepararte para evitar un sobrecoste del proyecto en la gestión de proyectos. Analiza tu entorno y tu propia empresa. Visualiza los posibles riesgos y realiza una previsión en consecuencia. ¿No sabes cómo hacerlo? Pues bien, a continuación te presentamos los mejores consejos para eludir un sobrecoste de proyecto. 

1. Realiza una buena planificación del proyecto

La piedra angular para evitar el sobrecoste del proyecto es la planificación. Sin un exhaustivo análisis de cada una de las tareas y las subtareas a llevar a cabo y los costes asociados, resulta imposible organizar de manera adecuada los recursos. Llevar a cabo una detallada planificación lleva tiempo, pero es la mejor forma de reducir el riesgo del incremento del coste del proyecto.

Para evitar el sobrecoste del proyecto en la gestión de proyectos es crucial crear un presupuesto sólido que incluya todos los costes que deberán cubrirse para su desarrollo. Esto implica evaluar los costes de investigación y ejecución, los materiales, los gastos de viaje y, también, los salarios. No olvides tomar en consideración los servicios implicados y cualquier otro coste encubierto. 

2. Estipula un porcentaje de contingencia

Antes de presentar el presupuesto final del proyecto para su aprobación, resulta recomendable ejecutar un análisis de riesgos detallado. ¿Cuáles son los sectores del proyecto que están sujetos a variaciones? ¿Qué podría suceder dentro de la empresa o en el entorno que impactase directamente en los costes del proyecto? 

Los riesgos asociados deben dejarse asentados en un plan de gestión de riesgos, que se adjuntará al presupuesto del proyecto. En el mismo, deben considerarse todos los escenarios posibles sobre la base de los datos históricos de la compañía y de conocimiento público, entrevistas y la propia experiencia. Una vez detallados los posibles riesgos, determina un porcentaje de contingencia para incluir dentro del presupuesto. Este monto debería permitirte hacer frente a ciertos imprevistos en el caso de ser necesario. De este modo, evitarás el sobrecoste del proyecto y las problemáticas relacionadas con el mismo.

3. Trabaja con proveedores de confianza

La gran mayoría de los proyectos requiere de cierta participación externa. Justamente, esta se vincula con una de las principales razones del sobrecoste de un proyecto: el aumento de precios de material o servicios. Por este motivo, deberías trabajar únicamente con proveedores de tu confianza, esos que han demostrado estar a la altura de los acontecimientos. Tus proveedores son un pilar fundamental para el éxito de un proyecto. Si bien su involucración es invisible para el cliente que ha solicitado el trabajo, la misma es vital para el desarrollo de las tareas y la consecución de los objetivos. 

Ya sea que requieras de un proveedor de materiales o de servicios, busca profesionales en los que puedas depositar toda tu confianza y con quienes puedas comunicarte fácil y regularmente. Desarrolla relaciones sólidas con tus proveedores, apóyales y deja que ellos a su vez le sirvan de apoyo a tu empresa. En caso de ser necesario contratar a un nuevo proveedor, verifica sus antecedentes y sus cotizaciones. Asegúrate de que tiene la capacidad para contribuir a tu proyecto con el estándar de calidad que exiges.

4. Evalúa los cambios antes de implementarlos

La continua solicitud de modificaciones es otra de las causas que repercuten en un sobrecoste de proyecto. Dichos pedidos de cambios pueden ser internos, es decir, solicitados por un miembro de tu propio equipo, o externos, es decir requeridos por el cliente. Sin importar cuál fuera el caso, el análisis se convierte en la base de la toma de decisiones en este caso. Tus clientes y tus empleados pueden variar su visión del proyecto. Es posible que, con el correr de los días, noten la necesidad de modificar determinadas tareas. Ahora bien, estos cambios pueden afectar al presupuesto. 

Por eso, se debería evaluar el beneficio de cada modificación antes de implementarla. ¿Se trata de una variación leve o troncal? ¿La transformación afectará a otros sectores del proyecto? ¿Es un cambio realmente apropiado y acertado en el largo plazo? Mira el panorama general en lugar de cada subtarea puntual y determina si es mejor continuar con el rumbo pautado o generar un pequeño desvío. No obstante, considera que una verdadera metamorfosis puede modificar rotundamente el rumbo y, por ende, incrementar el coste del proyecto.  

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5. Invierte en una potente herramienta de gestión de proyectos

Los gerentes de proyectos sostienen que las herramientas de software facilitan su trabajo diario y el de todo el equipo. Un gestor de proyectos contribuye a una fácil asignación de tareas, a la vez que simplifica la distribución de recursos asociados a cada una de ellas. Bitrix24, por ejemplo, permite la creación de tareas madre y tareas secundarias, con dependencias. Así, una tarea no puede iniciarse hasta que aquella de la que depende no se haya concluido exitosamente.

Además, la plataforma simplifica la visualización de responsabilidades a través de la creación de diagramas de Gantt o tableros Kanban. Por otra parte, permite la inclusión directa de las tareas dentro del calendario personal de cada empleado e incluye recordatorios para minimizar olvidos. Pero eso no es todo. Bitrix24 contribuye a centralizar las facturas y todo coste del proyecto asociado para, en última instancia, eludir el sobrecoste del proyecto. Si aún no tienes una herramienta de gestión de tareas y proyectos, ha llegado el momento de que comiences a trabajar con una.

6. Apuesta a la comunicación directa y abierta

¿Has pensado alguna vez cómo influyen los problemas de comunicación en el sobrecoste del proyecto? La implicación es clara y directa. En aquellos casos en los que falla la comunicación, los retrasos se vuelven patentes e inevitables. Sin lugar a dudas, los retrasos desembocan en un sobrecoste de proyecto e, incluso, podrían amenazar la viabilidad del mismo. La forma más eficiente de reducir este riesgo es poner en marcha una política de comunicación abierta y bidireccional diaria. La mencionada política debe incluir tanto a los miembros de tu equipo de trabajo, como a los proveedores y los clientes. 

Para ello, emplea una herramienta de comunicación que pueda adaptarse a todas las necesidades. El chat, por ejemplo, podría ser un medio de comunicación diario entre compañeros, ya sea dentro de la oficina o en un equipo de trabajo remoto. El email, por su parte, suele ser el medio más utilizado para comunicaciones formales con clientes y proveedores, pero también dentro de la empresa. No olvides que, en la actualidad, puedes utilizar las videollamadas y videoconferencias para responder dudas sobre cualquier tarea de un proyecto. En Bitrix24, obtendrás videollamadas en HD sin límite de tiempo y videoconferencias con hasta 48 participantes.

7. Monitorea los avances de las tareas y recursos regularmente

¿Qué sucede cuando el proyecto avanza sin un control regular? La falta de monitoreo de las tareas y los recursos empleados puede desembocar en un sobrecoste de proyecto que es, justamente, lo que deseas evitar. Verifica habitualmente el trabajo de tus empleados. ¿Están cumpliendo con la tarea dentro del tiempo y con los recursos estipulados? Si no es así, ¿por qué no han podido mantenerse dentro del presupuesto o la estimación temporal? 

Conocer la forma en la que cada activo de tu empresa se desempeña reduce los riesgos de imprevistos. Si notas que un empleado se demora, o que un cliente solicita demasiados cambios, podrás actuar en consecuencia para atajar un posible sobrecoste del proyecto. A fin de medir la productividad, consulta usualmente los informes de desempeño que toda aplicación de calidad como Bitrix24 pondrá a tu disposición. En caso de ser necesario, no dudes en redistribuir los recursos para mantener tu proyecto dentro del presupuesto. Esto incluye, asimismo, la recolocación de empleados más eficientes en sectores que requieren de un esfuerzo extra.

8. Automatiza todo lo que sea posible para reducir el error humano

En la actualidad, cada vez más empresas se suman a la tendencia hacia la automatización. Todo proyecto conlleva una serie de tareas repetitivas que consumen tiempo y, por ende, dinero. Invertir en una plataforma que permita la automatización de ciertas tareas colaborará en la disminución de costes a mediano y largo plazo.

Más allá de liberar a tus empleados de aquellas actividades repetitivas que no resultan rentables para tu compañía, también disminuirá el riesgo de error humano. Ten en mente que un error puede repercutir en un sobrecoste de proyecto. ¿Cómo? Las posibilidades son múltiples: retrasos en las tareas, duplicación de costes debido a una mala gestión de recursos, errores de cálculo, etc.

Evita los sobrecostes en los proyectos al implementar una aplicación de gestión integral en tu empresa como Bitrix24

El sobrecoste del proyecto en la gestión de proyectos es una de las grandes preocupaciones de todo gerente. Para evitar salirse del presupuesto, resulta imprescindible realizar una planificación que cuente con todos los detalles y ceñirse a esta. Sin embargo, determinados imprevistos pueden revertir los avances alcanzados y modificar el curso del proyecto.

La implementación de un software de gestión de proyectos favorece el continuo monitoreo y control de cada área asociada. De esta manera, se facilita el trabajo del gerente al simplificar la observación de los avances y señalizar rápidamente la presencia de posibles conflictos. Así, podrás tomar decisiones informadas de manera más rápida y reorganizar los recursos o tareas para evitar el sobrecoste del proyecto.

En el mercado, existen diferentes plataformas que podrían serte de utilidad. Entre todas ellas, destaca Bitrix24. Este software colaborativo ofrece una gran variedad de herramientas de comunicación, gestión de tareas, gestión de costes, gestión de documentos, calendarios personales y grupales,  y mucho más. Sin dudas, Bitrix24 colaborará para lograr un mayor control del uso de recursos y, de esta forma, evitar el sobrecoste de tus proyectos.