FAQ
¿Cómo aprender a delegar tareas?
Para aprender a delegar tareas, deberías:
- Determinar cuáles de tus tareas son delegables, al tratarse de tareas repetitivas o no estratégicas.
- Encontrar la persona idónea para llevar a cabo las tareas.
- Explicar detalladamente los objetivos de cada tarea y la fecha de entrega.
- Otorgar la capacidad de tomar decisiones en cuanto a la ejecución de la tarea.
- Acompañar el proceso, brindando información y apoyo.
- Controlar regularmente los avances de la tarea.
- Solicitar un informe de los resultados obtenidos.
- Reconocer los buenos resultados públicamente.
¿Por qué es bueno delegar tareas?
Delegar tareas no solo es recomendable, sino también necesario. Ninguna persona, ni siquiera tú, tiene todos los conocimientos necesarios para sacar adelante un proyecto. La delegación contribuye a una distribución acorde al know-how y, por ende, a disminuir el estrés laboral. A la vez, se aumenta la motivación y el compromiso de los empleados. Esto puede repercutir en una mejora de la productividad a mediano plazo y en un consecuente incremento de las ganancias.
¿Qué hay que delegar?
Como líder de un equipo de trabajo, tu finalidad es el desarrollo de la estrategia, además de servir de guía y apoyo de los demás miembros. Por este motivo, deberías delegar responsabilidades ligadas a la ejecución de la estrategia. Asimismo, deberías considerar dejar en manos de expertos toda tarea que otra persona pueda ejecutar con mayor exactitud que tú.
¿En quién delegar responsabilidades?
A la hora de delegar responsabilidades, lo ideal es elegir a la persona más adecuada para hacerse cargo de una determinada tarea en relación con sus conocimientos. Por supuesto, en el momento de decidir cómo delegar tareas, es importante que tomes en consideración, también, la carga laboral de dicho trabajador y su nivel de motivación. En general, los empleados se sienten más motivados frente a los desafíos que frente a tareas que dominan por completo, pero esto puede variar de un individuo a otro.
¿Cómo delegar tareas y desarrollar personas?
Delegar tareas y desarrollar personas, es decir empleados, implica escoger aquellas actividades transferibles y ceder el poder de decisión en ellas a una persona competente. La toma de decisiones y la ejecución quedarán bajo potestad del trabajador y tu rol será informativo, de acompañamiento, motivación, apoyo y control. Permitir que el empleado elabore estrategias e, incluso, se equivoque fomenta su individualidad y permite que desarrolle sus habilidades.
Cómo delegar tareas de forma eficaz
Todo líder de una compañía tiene cientos de responsabilidades diferentes que ocupan su día a día impidiendo, en algún punto, el desarrollo creativo de nuevas oportunidades de negocio. Liberarte de esta carga te permitirá afrontar nuevos desafíos con la mente fresca y sin la merma de energía que suponen las tareas repetitivas o menos urgentes. Suena bien, ¿verdad?
De esta manera, delegar tareas en una empresa supone una forma de apostar por el crecimiento a mediano y largo plazo, a través de un liderazgo enfocado en el futuro y no carcomido por la inmediatez de las actividades presentes. ¿Te preguntas, acaso, cómo delegar tareas de forma eficaz? A continuación, te contamos todo lo que debes tener en cuenta para delegar tareas y desarrollar personas y, por supuesto, un negocio en crecimiento.
1. Escoge un equipo de confianza
Antes incluso de comenzar a pensar en cómo delegar tareas, debes rodearte de profesionales cualificados y de confianza. Solo de esta manera serás capaz de traspasar responsabilidades. Confiar en las capacidades y los conocimientos de tus empleados resulta vital a la hora de delegar tareas de manera eficaz. Tú te sentirás más seguro al poder depositar tu confianza, los empleados se sentirán valorados y el proyecto estará en buenas manos.
Sin lugar a dudas, deberías tomarte tu tiempo para construir un equipo multidisciplinario que trabaje según tus estándares y que sea capaz de responder a tus exigencias tanto laborales como éticas. Una vez cuentes con él, podrás comenzar a delegar tareas en una empresa para mejorar el mejor desempeño general posible.
2. Detecta las tareas a delegar
¿Cómo delegar tareas? En primer lugar, es determinante descubrir cuál de todas las que llevas a cabo podrían ser ejecutadas por otras personas. Para ello, analiza tu carga diaria: ¿cuáles pertenecen a la estrategia y cuáles a la ejecución? ¿Llevas a cabo tareas o subtareas que podrían ser realizadas por tu asistente? ¿Realizas, acaso, tareas tediosas para las cuales no es necesario tener grandes conocimientos? ¿O acaso algunas actividades en las que no eres bueno?
Si la respuesta a alguna de estas preguntas es afirmativa, ha llegado el momento de delegar responsabilidades. Tanto las tareas pequeñas, como aquellas que puedes enseñar o, incluso, porciones de tareas más grandes, es decir tareas secundarias, pueden ser buenas opciones para delegar. Una vez detectadas las oportunidades de ahorro de tiempo y minimización de estrés, llega el momento de ponerse manos a la obra.
3. Determina quién es el empleado adecuado
Una vez hayas seleccionado las tareas que deseas delegar, deberás preguntarte cómo delegar tareas y, por ende, quién es el empleado más idóneo para llevarlas a cabo. Idealmente, podrías escoger a diferentes trabajadores para concluir las diversas tareas. De esta manera, podrías centrar la elección en el área de especialidad de cada uno de ellos y valorar su carga laboral.
Asimismo, tu conocimiento sobre tu equipo de trabajo te ayudará a tomar las mejores decisiones, ya que te permitirá entender las preferencias de cada empleado. Recuerda que la motivación está íntimamente ligada a las posibilidades de aprendizaje y crecimiento, así como también a la confianza depositada. La elección del empleado idónea es vital para lograr la consecución exitosa de la tarea.
4. Comparte la información
Delegar tareas en una empresa es mucho más que traspasar actividades: es un voto de confianza hacia los empleados que asumen las nuevas responsabilidades. Para que ellos puedan asumir su nuevo rol, es imprescindible que les brindes toda la información necesaria y un panorama general de lo que se espera de ellos y por qué.
El uso de un software de gestión empresarial colaborativo como Bitrix24 facilita el compartir información, al incluir un gestor de documentos completo que puede configurarse con accesos restringidos. Así, podrás determinar quién tiene acceso a los datos según la necesidad que cada empleado tenga.
5. Delegar responsabilidades implica realmente delegar
Al hablar sobre cómo delegar tareas es importante remarcar que la delegación implica, sencillamente, explicar cuál es el objetivo a alcanzar y en qué rango temporal para, después, esperar los resultados. Olvídate de dar indicaciones concretas y participar en el día a día de la tarea: este no es tu rol.
El empleado que has escogido será el encargado de evaluar la mejor manera de alcanzar el objetivo tomando, para ello, las decisiones pertinentes. Deja que tus trabajadores resuelvan los conflictos de manera creativa y déjate sorprender por los resultados. De esta manera, realmente estarás dando lugar al crecimiento de tus empleados y, a la vez, estarás liberando tiempo para dedicar a otras cuestiones de mayor importancia.
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6. Asegúrate de brindar los medios necesarios
Delegar tareas y desarrollar personas supone mucho más que traspasar actividades a otra persona. En realidad, entraña una posibilidad de desarrollo y crecimiento laboral a través del aprendizaje de nuevas destrezas. Para ello, la empresa debería poner a disposición de los empleados todos los medios necesarios para alcanzar el éxito en la tarea.
Esto implica brindar todos los recursos necesarios, tanto económicos como en herramientas de software. Pero, también, fomentar la capacitación en caso de resultar imprescindible para el desarrollo de las nuevas ocupaciones. Apuntar a los empleados a cursos aporta, a su vez, a la motivación profesional.
7. Realiza un seguimiento regular de las tareas delegadas
Al delegar tareas, delegas responsabilidades y es consabido que cada persona actuará según sus propias opiniones y experiencias en la toma de decisiones. Brindar esta libertad a tus empleados puede ser enriquecedor para todo el proyecto. No obstante, como líder del equipo deberías realizar un seguimiento regular de la tarea para asegurarte de que todo marcha como esperas.
El uso de plataformas de gestión de tareas de la talla de Bitrix24 contribuye al seguimiento a través de reportes de actividad que te permiten visualizar el avance de cada tarea asignada. Asimismo, la recopilación de información te permitirá elaborar informes sobre la eficiencia de cada tarea, el desempeño de los empleados, o el uso de los recursos asignados, entre otras posibilidades.
8. Pon una fecha de entrega
En el momento de plantearte cómo delegar tareas, debes tener en claro que toda actividad delegada debe tener una fecha de finalización, entrega y presentación clara. No utilices fechas vagas, como “la próxima semana”. Escoge mejor una fecha concreta con un horario determinado de presentación y el método mediante el cual deberá ser entregada la tarea finalizada.
Una buena opción es usar la aplicación colaborativa Bitrix24. Su potente gestor de proyectos y tareas facilita la creación de tareas principales y secundarias, con dependencias entre ellas. Además, simplifica la asignación de responsabilidades, el seguimiento del avance de la tarea y la determinación de deadlines. Por otra parte, también puedes configurar un diagrama de Gantt o un tablero Kanban, en caso de que desees optar por versiones más visuales de las tareas asignadas a cada empleado y el cumplimiento de las mismas.
9. Comparte el resultado
Tanto si el resultado es positivo como negativo, merece la pena tomarse el tiempo necesario para evaluar el desempeño personal y grupal, así como valorar de qué manera se podría colaborar al incremento de la eficacia. Este feedback debería ser dado de manera individual, pero también dentro del grupo de trabajo.
De esta manera, se fomenta el interés por tareas que resultan ajenas a todos los empleados y se contribuye a la sensación de trabajo en equipo. Por otra parte, se aporta al aprendizaje general y a un know-how compartido para lograr la meta final de manera exitosa. Por último, no olvides reconocer el esfuerzo realizado, más allá del resultado alcanzado.
Cómo delegar tareas: implementa Bitrix24
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Asimismo, el software Bitrix 24 favorece el compartir documentos fácilmente, además de la edición compartida online y de protegerlos con niveles de acceso para que solamente las personas aprobadas puedan ingresar a los datos. Por otra parte, las múltiples herramientas de comunicación de Bitrix24 facilitan la evacuación de dudas en cuestión de segundos. El chat, las llamadas, las videollamadas en HD y las videoconferencias simplifican las consultas y la toma de decisiones.
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