Automatización de Recursos Humanos: qué es y por qué transformará el futuro de los recursos humanos

En la actualidad, cada vez más empresas optan por la automatización de Recursos Humanos. Esta tendencia se basa en un mayor interés por la productividad. Las nuevas tecnologías, como la inteligencia artificial, se ponen al servicio de las compañías para lograr una mayor eficiencia en cada uno de los procesos.

Particularmente, al hablar de Recursos Humanos, nos referimos a un departamento que aúna algunas de las tareas más importantes de una organización. Toda la gestión de la plantilla recae sobre dicha área. Como bien sabes, esto implica una innumerable cantidad de datos y documentos a gestionar. Sin lugar a dudas, la implementación de un software de automatización de Recursos Humanos puede ser lo que necesitas para simplificar los procedimientos e incrementar la productividad. Continúa leyendo para descubrir qué es exactamente la automatización de Recursos Humanos y de qué manera va a transformar el mundo corporativo.

FAQ

¿Qué es la automatización de Recursos Humanos?

El área de Recursos Humanos es uno de los grandes pilares empresariales. Sobre el mismo descansa la gestión de la plantilla, desde la contratación hasta la jubilación. Tradicionalmente, todos estos procesos se han realizado de manera manual, situación que implicaba un enorme desembolso de tiempo. En la actualidad, esto está cambiando. La automatización de Recursos Humanos ha llegado a las compañías en un intento de adaptar el área a las nuevas tecnologías y aumentar, así, su eficacia. En pocas palabras, la automatización de procesos de recursos humanos utiliza la tecnología para reducir la carga laboral de los empleados de RR. HH. 

El uso de un software de automatización de Recursos Humanos disminuye el tiempo que lleva terminar las tareas repetitivas. De esta manera, se contribuye a la productividad del equipo de Recursos Humanos. Los responsables del departamento, liberados de las tareas manuales, pueden concentrarse en la elaboración de estrategias y la toma de decisiones. Esto supone empleados más felices y satisfechos, una menor tasa de rotación y una mayor atracción para los talentos. Por otro lado, la implementación de dicha herramienta disminuye los costes para la compañía. Se trata, entonces, de una verdadera estrategia win-win. 

¿Cómo la automatización de Recursos Humanos transformará el mundo empresarial?

La integración de la tecnología dentro de los procesos de Recursos Humanos será determinante durante los próximos años. Así como la Revolución Industrial y la incorporación de la línea de montaje transformó el panorama corporativo a principios del siglo XX, las herramientas de software están modificando la realidad empresarial actual. Particularmente, la implementación de un software de automatización de Recursos Humanos ayuda a visualizar fácilmente todas las dependencias entre departamentos, equipos y colegas. Asimismo, favorece la gestión integral de la plantilla, todo al alcance de un solo clic.

A nivel global, estas plataformas contribuyen a una mejor organización y mayor conocimiento de la jerarquía. Por otra parte, incrementan el control de los días libres, las bajas por enfermedad, las horas trabajadas y todo proceso habitual del área de Recursos Humanos. Sin lugar a dudas, son muchos los beneficios de la automatización de Recursos Humanos. A continuación, te los presentamos para que la implementes en tu empresa y descubras cómo cambiará para mejor todos los procesos de RR. HH.

1. Una estructura empresarial actualizada siempre

¿Cuántas veces ha sucedido que un empleado ha sido promovido y su nuevo cargo ha tardado semanas en aparecer en el mapa de tu corporación? Es posible, incluso, que tu empresa no tenga asentada su estructura jerárquica en ningún lugar. Esto puede ser un verdadero problema, ya que los empleados no saben exactamente quién es responsable de cada área, sobre todo en el caso de empresas medianas y grandes. Contar con un organigrama actualizado es la mejor manera de que cada empleado conozca las dependencias entre departamentos, equipos y colegas.

Al utilizar un software de automatización de Recursos Humanos como Bitrix24, los responsables de este área podrán crear un organigrama empresarial en pocos minutos. El mismo se asocia directamente al perfil individual de cada empleado. Por lo tanto, cada modificación en dicho perfil se replicará automáticamente en el mapa empresarial. De esta manera, tu directorio de empleados estará siempre actualizado. Esto favorecerá el conocimiento de toda la plantilla y, también, simplificará contactar con el responsable adecuado. Por otra parte, esta estructura puede usarse para determinar permisos de acceso a los documentos, asignación de tareas, y mucho más.

2. Un proceso de selección de personal más sencillo

Otro de los grandes beneficios de la automatización de Recursos Humanos es la simplificación de uno de los procesos más complejos de dicho departamento. La selección de personal suele ser engorrosa y requiere de tiempo y dedicación por parte de los responsables de RR. HH. Sin embargo, una plataforma como Bitrix24 facilita todo el proceso de reclutamiento. En primer lugar, podrás crear una bolsa de trabajo interna. Allí, puedes añadir todas las vacantes actuales para que tus empleados estén informados de las oportunidades de desarrollo profesional. 

Por otra parte, el software almacena directamente todos los CV recibidos a lo largo del tiempo de manera categorizada. De este modo, son fácilmente accesibles siempre que sea necesario. Finalmente, las entrevistas pueden llevarse a cabo de manera directa a través de videollamadas en HD o videoconferencias. Podrás ver a tu candidato y conversar con él de manera virtual, sin importar donde se encuentre. Asimismo, podrás usar encuestas y sondeos para evaluar a los solicitantes mientras les entrevistas. Comparar notas con tus compañeros para elegir al mejor candidato será, entonces, más sencillo.

3. Un proceso de onboarding (y offboarding) estructurado

¿Cada vez que contratas un nuevo empleado debes buscar a alguien para que le entrene? Olvídate de estos dolores de cabeza. El onboarding es uno de los procesos de Recursos Humanos más desgastante, pero al automatizarlo, la incorporación en tu empresa será mucho más fluida. Por empezar, todos los trabajadores tendrán acceso a la misma capacitación. Reducirás, así, las diferencias de conocimiento entre uno y otro.

Además, no será necesario que uno de tus trabajadores dedique tiempo y esfuerzo para informar al nuevo compañero sobre cómo se hacen las cosas en tu compañía. La elaboración de un manual con la normativa interna y los procesos de la empresa dentro de la base de conocimiento de la misma es ideal para facilitar el comienzo de todo nuevo empleado. Además, puedes crear documentos para almacenar contraseñas, manuales de software y de procedimientos para evitar retrasos y confusiones. Por otro lado, cuando los empleados se jubilan o, simplemente, cambian de trabajo, se genera un enorme papeleo y la firma de múltiples documentos. Estas tareas se simplifican notablemente cuando se utiliza un software de automatización de Recursos Humanos que centralice documentos.

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4. Plantillas de documentos y firma digital

La transformación del futuro de RR. HH. no termina aquí. La automatización de procesos de Recursos Humanos

incluye, también, la facilitación en la creación de toda clase de documentos específicos. La mayoría de las aplicaciones cuentan con plantillas que puedes modificar y adaptar según lo creas conveniente. Así, podrás tener documentos base para duplicar y personalizar.

Entre los documentos que deberías automatizar se encuentran los contratos de nuevos empleados, pero también los recibos de salarios y todo formulario que tus empleados deben firmar, como los acuerdos de confidencialidad. De esta manera, evitarás errores que podrían tener connotaciones legales en un futuro. Por otra parte, minimizarás el uso de papel y tinta, reduciendo así los costes para tu compañía. En herramientas como Bitrix24, estos documentos pueden firmarse online y almacenarse directamente en tu servidor o en la nube.

5. Fácil gestión de la capacitación

Los responsables de RR. HH. no solo deben encargarse de la gestión de los documentos de los empleados, sino también de su satisfacción. Son ellos quienes trabajan para convertir a tu empresa en una marca que atraiga talentos por sí misma. Para ello, es crucial fomentar una comunicación fluida y bidireccional. Pero, también, generar oportunidades de desarrollo y crecimiento.

La automatización de Recursos Humanos contribuye a esto. Sobre la base de plantillas, los responsables de RR. HH. desarrollarán rápidamente los módulos de entrenamiento. Estos podrán ser compartidos, luego, de manera directa en la intranet o mediante una invitación a un evento. En este último caso, el mismo se asentará directamente en el calendario personal y grupal de cada empleado para evitar olvidos y contribuir a una mejor organización.

6. Generación de informes de desempeño

¿Cómo se puede controlar el trabajo y el nivel de productividad de cada empleado? Lo cierto es que esto es sumamente complejo cuando se lleva a cabo de manera manual. Sin embargo, el proceso se facilita notablemente al optar por la automatización de Recursos Humanos. Todo software de RR. HH. genera automáticamente informes de rendimiento que pueden utilizarse para tomar decisiones.

Bitrix24, por ejemplo, recoge las horas trabajadas por cada miembro de la plantilla. Este control permite introducir disciplina sin presionar en exceso a los trabajadores. Por otra parte, cruza estos datos con el cumplimiento de tareas y objetivos. Se obtienen, así, detallados informes de desempeño que te permitirán tomar decisiones y determinar quién merece una recompensa.

7. Mayor motivación de la plantilla

Mantener motivados a los empleados no es tarea solamente de los gerentes. El Departamento de Recursos Humanos trabaja día a día para generar programas de recompensas y reconocimientos para los trabajadores que exceden las expectativas. La automatización de Recursos Humanos puede hacer su aporte, también, en este punto.

Más allá de utilizar los ya mencionados informes de rendimiento para evaluar el desempeño, algunas herramientas como Bitrix24 ofrecen una intranet social. Esta funcionalidad es útil para generar un clima laboral positivo, generar comunicación bidireccional y medir la satisfacción de tus empleados. Dicha red social corporativa posibilita los comentarios y las interacciones, pero también la otorgación de insignias de reconocimiento para la valoración de los empleados.

8. Facilidad en la gestión de tiempos y costes

Al automatizar los procesos de Recursos Humanos simplificarás el día a día de los responsables del departamento. Evita que pierdan tiempo tomando nota de las solicitudes de baja por maternidad o paternidad, baja por enfermedad o vacaciones. El uso de una plataforma de RR. HH. organiza al personal en unos simples clics. En Bitrix24, los empleados pueden solicitar los tiempos de descanso de manera directa. La misma aplicación configura flujos de trabajo de aprobación para que la otorgación de estas solicitudes sea más eficiente.

Algo similar sucede con las solicitudes de compras. Cada trabajador puede presentar de manera virtual un pedido y esperar por la aprobación. Nunca más se producirán compras que no han sido aprobadas o que se han traspapelado. Toda la información se recaba dentro de la aplicación en los pormenorizados informes de gastos que pueden asociarse de manera directa a un determinado flujo de trabajo. Controla los gastos de desplazamiento o viajes de empresa, por ejemplo, en un único lugar.

9. Planificación automatizada

Las herramientas de automatización de Recursos Humanos son la mejor manera de asegurarte de que todas las tareas asociadas se cumplan en tiempo y forma. Los calendarios personales, departamentales y corporativos garantizan que todos los plazos sean respetados. No solo podrás anotar las actividades de RR. HH., sino también verificar las ocupaciones de los trabajadores.

Las soluciones integrales, como Bitrix24, ofrecen, además de calendarios, herramientas para la gestión de tareas. Podrás asignar tareas a los empleados en caso de ser necesario, delegar de manera confiable y monitorear los avances y el cumplimiento de las mismas. También, puedes configurar eventos y reuniones en los calendarios fácilmente. La plataforma enviará notificaciones automáticas a los participantes, así como recordatorios. 

10. Simplificación de la gestión de nóminas

Finalmente, otro de los fabulosos cambios que introduce la automatización de Recursos Humanos es un mejor control en la gestión de nóminas. Al tratarse de una herramienta que centraliza información, todo dato consignado en la misma se toma en cuenta a la hora de calcular la paga de cada empleado.

La gestión de tiempos integrada determina las horas trabajadas, incluyendo las horas extras. Asimismo, calcula las bonificaciones y los impuestos a través de las diferentes integraciones. La elaboración de las nóminas a fin de mes es muchísimo más sencilla. Estas, además, pueden ser consultadas directamente por cada empleado cuando lo necesite.

La automatización de procesos de Recursos Humanos favorecerá la gestión de tu empresa

¿Te ha quedado claro cómo automatizar los Recursos Humanos puede cambiar el curso de tu empresa? Sin lugar a dudas, la automatización de Recursos Humanos es una realidad capaz de transformar positivamente la gestión integral de tu compañía. Automatizar implica apostar por una empresa más organizada, eficiente y productiva. Sin dudas, lo que deseas para tu negocio.

Simplifica el reclutamiento de nuevos empleados, su inducción y su desvinculación. Centraliza documentos e informaciones. Anímate a las firmas online y el almacenamiento en línea. Automatiza las solicitudes de gastos, vacaciones y tiempo libre. Monitorea el desempeño y actúa en consecuencia. Minimiza el tiempo utilizado en calcular las nóminas y pagarlas. Con la automatización de Recursos Humanos, le darás la posibilidad a los responsables de invertir su tiempo en proyectos de mayor valor para tu empresa que las tareas repetitivas y rutinarias. ¿A qué esperas para implementar un software de automatización de Recursos Humanos? Prueba Bitrix24 hoy.