8 tácticas para la gestión de equipos de trabajo online

Asumir el reto de liderar un equipo de trabajo remoto demanda de un gerente que cuente con las competencias que le permitan asumir esta responsabilidad. La experiencia, sin duda, aporta gran valor en la gestión de equipos de trabajo, y sumadas a la implementación de técnicas desarrolladas con este propósito, forman la combinación perfecta para dirigir un proyecto con resultados exitosos.

Una gran variedad de herramientas se presentan, hoy en día, como una solución a la incertidumbre que puede generar la dinámica del trabajo online. Si bien, su influencia positiva en la productividad de las empresas es indiscutible, es importante enmarcar su uso en principios básicos, que promuevan una eficiente gestión del tiempo en el trabajo.

Técnicas para gestión de equipos de trabajo online

Gestionar personal implica, también, manejar diferentes personalidades y formas de trabajo. Aunque no se trata de una ciencia exacta, la experiencia documentada en esta materia ha permitido el desarrollo de tácticas para la gestión de personas y equipos virtuales. En la selección presentada a continuación, resaltamos 8 técnicas de gestión de equipos de trabajo online a considerar de cara al desempeño de esta importante labor.

1. Fomentar la confianza y colaboración

La figura del supervisor que vigila paso a paso las actividades que desarrollan cada uno de los empleados, no sólo es ineficiente, sino que se torna imposible dadas las distancias físicas que definen el trabajo remoto.

Un manager calificado comprende y fomenta la confianza entre los miembros del equipo, como medio para facilitar la colaboración. Es así como la confianza pasa a un primer plano y junto a herramientas que permitan el seguimiento de tareas, se hace posible alcanzar el objetivo en el tiempo previsto.

Un equipo de trabajo online donde predomina la confianza como valor, genera un espacio donde las personas comparten información, se atreven a ser proactivas y se preocupan por impulsar a sus compañeros a alcanzar los objetivos.

2. Establecer procesos claros y sencillos

No obstante, toda empresa exitosa considera sus procesos como elementos dinámicos y, por lo tanto, se plantea una revisión periódica de los mismos, para su adaptación y evolución según las necesidades.

3. Plantear reuniones virtuales dinámicas y productivas    

En especial en la gestión de equipos de trabajo online las reuniones virtuales se convierten en uno de los pocos puntos de encuentro, intercambio de ideas e interacción en general. En este sentido, la planificación es vital para garantizar al equipo la oportunidad de aclarar dudas.

Por lo general, la tendencia a desviarse de los puntos relevantes puede hacerse muy presente. Enviar a los participantes el programa de reunión, junto a un líder que mantenga el enfoque es la clave en la gestión de equipos eficaces.

4. Seleccionar las herramientas necesarias

Es necesario garantizar al equipo acceso a herramientas tecnológicas que permitan una comunicación fluida y el intercambio de información de forma eficiente. Existen variadas alternativas para la gestión de personas y equipos online y la ideal será la que mejor se ajuste a las necesidades de tu empresa.

Una interfaz sencilla reduce el proceso de aprendizaje y se ajusta mejor a personas con diferentes habilidades y niveles de conocimiento. Es una buena idea involucrar a los miembros claves del equipo en el proceso de selección ya que pueden aportar ideas desde el punto de vista operativo.

5. Crear un ambiente de intercambio de conocimiento

La motivación de los miembros del equipo y el aporte de sus experiencias son elementos primordiales para el logro de los objetivos. Esto se puede conseguir, creando espacios virtuales para compartir el aprendizaje adquirido por cada uno en sus diferentes prácticas y acortar el camino hacia la meta.

Es oportuno destacar la necesidad de que todos los miembros del equipo reconozcan las contribuciones de los demás y aporten sus opiniones de valor. Igualmente, este espacio virtual puede usarse de medio para establecer bases del conocimiento general de la empresa, al alcance de todos los interesados.

6. Delegar responsabilidades

En cuanto a las habilidades directivas y gestión de equipos, saber delegar es una de las cualidades que genera más beneficios en la gestión de equipos de trabajo online. Constituye un aspecto motivador dar a los trabajadores la oportunidad de desarrollar otras habilidades y destrezas. Adicionalmente, sirve de estrategia en la evaluación de las aptitudes de los trabajadores y su proyección dentro de la empresa.

Es una forma de generar compromiso y crear un vínculo que genere un nivel de compromiso, aumentando sus aportes en función del logro de los objetivos trazados.

7. Mantener equilibrio en las asignaciones

El balance en la asignación de actividades siempre es importante para garantizar el bienestar laboral que, a su vez, se refleja en un mejor desempeño de los equipos de trabajo. En particular, esto representa un reto en el trabajo a distancia, dado la percepción más limitada que puede tener el manager.

Diferentes alternativas de automatización de tareas, planificación y seguimiento simplifican la labor, permitiendo una evaluación objetiva que deriva en una mejor distribución de la carga de trabajo.

8. Definir y respetar horarios de trabajo

En la gestión de equipos de trabajo online, el desafío principal ante la distancia geográfica que pueda existir entre los trabajadores, es el horario laboral. Queda claro que la figura tradicional de un horario de oficina está fuera de lugar y, por tanto, se hace necesario establecer nuevas estrategias en este respecto.

Si bien los profesionales que desempeñan roles de cara al cliente deben trabajar en un horario definido, lo habitual es siempre enfocarse en resultados y no en horas trabajadas. Sin embargo, definir la ventana de actividad de cada empleado, permite una mejor organización y comunicación. Claro que, siempre debe existir un nivel de flexibilidad y acordar horarios comunes para trabajo en equipo y reuniones.