8 consejos para reuniones virtuales efectivas: qué hacer y qué no hacer (para los asistentes y presentadores)

En un mundo organizacional donde los encuentros online están cada vez más extendidos debido al teletrabajo, resulta de vital importancia tomar en cuenta las diferentes variables para llevar a cabo reuniones virtuales efectivas minimizando la pérdida de concentración de los asistentes y los problemas técnicos.

Si bien las reuniones online ofrecen importantes beneficios para la empresa, como la posibilidad de crear un equipo de trabajo con talentos sin importar el lugar donde estén basados, una mayor flexibilidad y una reducción de costos, también es cierto que lograr encuentros productivos a través de las herramientas tecnológicas disponibles supone un verdadero desafío.

Descubre, a continuación, 8 consejos y recomendaciones sobre cómo dirigir de manera efectiva reuniones de equipos virtuales y cómo los asistentes deben afrontar estos encuentros online.

Reuniones virtuales exitosas: qué hacer y qué no hacer antes, durante y después de la reunión

Ya sea que tu equipo trabaje de manera habitual de forma virtual o que debas organizar un encuentro online de forma puntual, existen algunos consejos efectivos para reuniones virtuales que pueden resultar de utilidad. Al fin y al cabo, el objetivo final de todo encuentro es informar, planificar, organizar, evacuar dudas y plantear metas, además de modificar conductas que pueden afectar a la productividad y, en última instancia, a los ingresos de la empresa.

Una comunicación efectiva en reuniones virtuales se relaciona con una serie de variables que engloban mucho más que la plataforma escogida para el encuentro o la manera de hablar de los presentadores. Es necesario recordar que la comunicación no verbal tiene una enorme importancia en las relaciones personales, incluso mayor en aquellas que se desarrollan con una pantalla de por medio. Así, la iluminación, la vestimenta y el comportamiento general impactan directamente en la calidad de la reunión.

1. Uso de una buena herramienta de comunicación

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Una de las principales problemáticas que evitan la realización de reuniones virtuales efectivas es la utilización de una plataforma de comunicación inestable. Cuando los asistentes no pueden escuchar claramente lo que sus compañeros comentan, o el vídeo se ve pixelado, es fácil perder la concentración y, por tanto, el interés en el tema que se está abordando.

Bitrix24 es un software de calidad que permite la comunicación a través de videollamadas en HD para llevar a cabo reuniones online. Asimismo, la plataforma incluye las opciones de compartir pantalla y chat para favorecer el intercambio de informaciones y la bidireccionalidad de la comunicación a distancia.

2. Organización de la reunión

El segundo de los consejos para reuniones efectivas es tomarse todo el tiempo necesario para organizar y estructurar adecuadamente el encuentro. A pesar de realizarse de forma virtual, requiere de la misma preparación que una reunión presencial e, incluso, más, ya que la falta de contacto cara a cara podría perjudicar el interés de los participantes.

Las reuniones virtuales efectivas se caracterizan por tener una duración y una agenda determinadas.

De hecho, si se extendiese demasiado en el tiempo se correría el riesgo de perder la atención de los asistentes. Así, deberías preparar la reunión paso a paso, determinando el tiempo exacto que se dedicará a cada tema y tomando en consideración un tiempo para consultas e intercambios de opiniones.

3. Comunicación de la agenda de la reunión

Una vez determinados los temas a tratar y las personas que serán invitadas a la reunión, llega el momento de crear la reunión con toda la información descriptiva de la misma en Bitrix24, o cualquier otra plataforma integral que te permita gestionar reuniones y, a la vez, comunicarte con los empleados fácilmente. Enviar la agenda de la reunión a los participantes favorece su preparación para el encuentro y focaliza su atención en las temáticas escogidas.

Tu cuenta de Bitrix24 no solo facilita la elaboración de reuniones y la inclusión de todos los datos relevantes como la fecha de inicio y de finalización y los participantes, sino que además posibilita el envío de invitaciones directamente a través de la app con un simple clic, así como de aceptar invitaciones, recibir confirmaciones de asistencia de manera inmediata y generar recordatorios del encuentro.

4. Establecimiento de pautas básicas

La posibilidad de estar presente en una reunión mientras, en realidad, se presta atención a otra cosa, ya sea en el móvil o en el ordenador, es una tentación demasiado grande para pasarla por alto. La realización de reuniones virtuales efectivas se basa, principalmente, en la instauración de reglas que deben ser respetadas tanto por los exponentes como por los asistentes.

Por supuesto, estas reglas pueden variar de una empresa a otra, pero básicamente se suele solicitar que los asistentes ingresen a la reunión 5 minutos antes de la hora pautada; que se encuentren en una oficina o sala privada, donde no haya paso de gente; y que se silencie el micrófono y se mantenga encendida la cámara del ordenador durante toda la duración del encuentro.

5. Fomento de la participación

Perder la concentración cuando uno está fuera del ámbito laboral habitual y sin la mirada cercana de los demás asistentes a la reunión es algo que sucede más a menudo de lo que puedes creer. Por este motivo, fomentar la participación de los asistentes es una excelente idea que el coordinador de la reunión puede llevar a cabo.

Solicita a los diferentes participantes que realicen diversas tareas y no dudes en rotarlas para, así, contribuir a la participación generalizada de todos los presentes. Estas actividades pueden ser tan variadas como tomar notas, efectuar un resumen de la reunión, generar un calendario o, sencillamente, responder a las preguntas direccionadas del orador. Solicitar la opinión de todos los participantes es una buena manera de asegurarte de que estén siguiendo lo expuesto minuto a minuto.

6. Cuidado de la iluminación y la vestimenta

Los encuentros online se prestan a ciertas informalidades poco habituales en el ámbito empresarial y que pueden incidir en la calidad de la reunión. Si hablamos de la iluminación, una luz deficiente puede dificultar que los compañeros puedan visualizar a la persona que habla, mientras que una luz excesiva ubicada detrás del expositor podría deslumbrar a los asistentes y dificultar que presten atención.

Asimismo, el teletrabajo no debería ser una excusa para incumplir la etiqueta esperada a nivel vestimenta. Todo asistente a una reunión virtual debe presentarse correctamente aseado y vestido para la ocasión, respetando la normativa establecida por la organización. Se trata de una cuestión de respeto y, por tanto, es fundamental para el éxito del encuentro virtual.

7. Envío de documentos previo a la reunión

En muchas oportunidades, es necesario compartir documentos e informaciones generales, como infografías o datos de ventas, que brindan un contexto a lo que se va a conversar en la reunión. Estas informaciones muchas veces se entregan de manera directa en las reuniones presenciales; no obstante, en el caso de las reuniones virtuales efectivas resulta recomendable enviar todo con anterioridad.

El acceso anticipado a los documentos ahorra tiempo durante la reunión, ya que todos los asistentes están al corriente de la información y datos necesarios y, por ende, pueden poner manos a la obra de manera más rápida, sin malgastar tiempo ni recursos. Un potente gestor documental como Bitrix24 facilita la tarea: todos los documentos se encuentran almacenados en la intranet y son accesibles para los usuarios con los permisos adecuados. Por supuesto, los enlaces a los mismos pueden enviarse de forma sencilla por email a cada invitado a la reunión.

8. Generación de conversaciones

Por último, la comunicación efectiva en reuniones virtuales se basa en la bidireccionalidad. Por eso, es importante generar verdaderas conversaciones al abrir espacios para compartir opiniones y generar verdaderas tormentas de ideas. El expositor o el coordinador de la reunión puede invitar a los asistentes a participar a través de juegos, preguntas o aclaraciones relacionadas con la función de cada persona presente e, incluso, realizar chistes.

Asimismo, la comunicación no verbal cobra una mayor importancia que en otras circunstancias: la mirada clara hacia el frente, los movimientos de manos, la cadencia de la voz y la postura invitan a relajar el ambiente, mantener la atención y generar comodidad en ambas direcciones.

Bitrix24, la plataforma ideal para generar reuniones virtuales efectivas

¿Aún te preguntas cómo dirigir de manera efectiva reuniones de equipos virtuales? El primer paso es la organización del encuentro con ayuda de un software de 360º que facilite el proceso de creación, planificación, comunicación y ejecución del mismo.

Bitrix24 te ayudará a preparar reuniones virtuales efectivas, tanto en su versión gratuita como de pago. Utiliza la herramienta de videollamada HD de la aplicación o su integración con Zoom para llevar a cabo la reunión con tu equipo de trabajo. En Bitrix24 podrás invitar de manera directa a todos los participantes y recibir sus confirmaciones online, además de asegurarte de que nadie olvidará el encuentro pautado al ser incluido directamente en el calendario grupal y personal, y recibir recordatorios al respecto.

Por otra parte, compartir documentos nunca antes fue más fácil. Olvídate de que los archivos caigan en las manos inadecuadas: solo las personas habilitadas a tal fin podrán acceder a la documentación e, incluso, editarla online. Además, el administrador tendrá acceso a todos los cambios y la información de cuándo y quién los ha realizado. ¿Necesitas todavía más razones para probar Bitrix24?