7 trucos para encontrar la mejor herramienta de gestión de tareas

El éxito de un proyecto radica, en buena medida, en una correcta división de tareas, la adjudicación de responsabilidades y el alineamiento general de cada empleado con el objetivo final a alcanzar. Una herramienta de gestión de tareas puede facilitar la coordinación de un equipo de trabajo y contribuir, así, a la consecución de las metas en tiempo y forma.

Ahora bien, encontrar una herramienta de organización de actividades y gestión de tareas puede resultar una tarea compleja si no se analiza lo que se desea conseguir con la implementación de la misma, además de tomar en consideración las variables específicas de la plataforma que se evalúa.

¿Cómo encontrar la mejor herramienta de gestión de tareas?

En el mercado es posible encontrar toda clase de herramientas de gestión de tareas y productividad que ofrecen diferentes funcionalidades e integraciones. No obstante, no todas ellas responderán a las necesidades de tu empresa; es decir que no cualquier plataforma será de ayuda para alcanzar los objetivos planteados.

Algunas ofrecen soluciones puntuales, como calendarios personales y compartidos o checklist, mientras que otras, como Bitrix24, son plataformas integrales que favorecen la organización personal, de equipos, de departamentos e, incluso, de organizaciones a la vez que se integran con el CRM, el correo electrónico, las aplicaciones de ventas y muchas otras plataformas. Por lo tanto, a la hora de tomar una decisión deberás tomar en consideración los siguientes trucos.

1. Análisis previo a la elección

Lo cierto es que todo equipo de trabajo puede obtener beneficios del uso de una herramienta de gestión del tiempo y planificación de tareas, ya que la misma contribuye a aumentar la eficiencia, eliminar las tareas duplicadas y establecer una clara distribución de responsabilidades.

Ahora bien, es importante que el líder valore las necesidades del equipo y de la empresa en general para así determinar qué clase de software se adapta mejor, si uno que apunta a la automatización de tareas manuales, uno que permite la organización de objetivos y tareas o una plataforma colaborativa integral que engloba estas variables y muchas otras, como la comunicación bidireccional a través de llamadas, chat y videoconferencias, y la centralización de la base de datos.

2. Búsqueda de una plataforma de fácil uso

Todo cambio genera cierta incomodidad, resistencia e, incluso, miedo por parte de los trabajadores. Por este motivo, lo ideal es optar por una herramienta de gestión de tareas que sea fácil de adoptar por todos los estratos de la organización, sin importar su edad ni sus conocimientos técnicos.

Una aplicación como Bitrix24 facilita el traspaso de los procesos instaurados en la empresa a la automatización de ciertas tareas y una nueva manera de estructurar el día a día debido a su diseño intuitivo y a la disponibilidad de un Helpdesk con respuesta a preguntas y dudas frecuentes.

3. Funcionalidades de la herramienta de gestión de tareas

Las herramientas de gestión de tareas pueden contar con funcionalidades de lo más diversas. Aquellas que presentan una plataforma global con posibilidad de visualizar las tareas de diferentes maneras a través de calendarios, diagramas de Gantt y Kanban ofrecen mayores ventajas que aquellas que solamente brindan una de ellas.

Bitrix24 incluye las tres funcionalidades mencionadas, además de plantillas de tareas, creación de tareas manuales o automáticas, listas de control con niveles de prioridad, planificación de tareas diarias, seguimiento del tiempo, recordatorio y notificaciones de tareas, informes de eficiencia, y herramientas de comunicación y gestión de documentos en línea, entre muchas otras posibilidades.

4. Automatización y minimización del trabajo duplicado

Uno de los principales objetivos de la implementación de una herramienta de organización de actividades y gestión de tareas es reducir al máximo posible las actividades cotidianas repetitivas para potenciar la utilización de la jornada laboral de los trabajadores en tareas de mayor importancia.

Por este motivo, resulta vital que tomes en consideración si el software sirve para la creación de procesos y no solamente para la organización de listas de actividades con prioridades. Una aplicación completa, como es el caso de Bitrix24, incluye plantillas que pueden ser modificadas a tu gusto y reutilizadas para poner en marcha procesos de forma más rápida. Además, facilita la creación de reglas para automatizar procedimientos y reducir, así, el trabajo duplicado.

5. Visualización global y puntual

Otro de los trucos para encontrar la mejor herramienta de gestión de tareas consiste en abogar por una app que favorezca tanto la visualización global como la puntual; esto es que sea posible observar las tareas asignadas tanto a un determinado empleado como ver todas las tareas asignadas y su relación con un proyecto particular, además de con las metas de la empresa en general.

Para ello, la plataforma debe contar con una estructura clara capaz de interconectar cada pieza de información incluida en su base de datos. Bitrix24, por ejemplo, trabaja de manera integral permitiendo la creación de tareas y subtareas dentro de un proyecto, y automatizando las fechas de entrega a medida que las mismas se van cumpliendo; es decir que si una subtarea se demora, la regla o trigger hace que la misma repercuta en la tarea madre.

6. Integraciones posibles de la herramienta de gestión de tareas

¿Por qué usar varias herramientas diferentes cuando todo puede gestionarse de manera centralizada desde una única plataforma? Sin lugar a dudas, utilizar diferentes aplicaciones es un trabajo agotador que insume tiempo y recursos. Asimismo, cambiar de una app a otra para cada tarea puede generar superposiciones de tareas y toda clase de errores.

Para aumentar la eficiencia, puede resultar esencial optar por una única herramienta de organización de actividades y gestión de tareas que monopolice la coordinación de todos los procedimientos. Bitrix24, por su parte, te permitirá centralizar la división de tareas, la gestión de equipos de trabajo y proyectos, el CRM, el contact center y el website builder, además de integrarse con las principales herramientas de negocios.

7. Prueba de la plataforma

Una de las mejores maneras de determinar si una plataforma responde a las necesidades de la empresa es probarla. Para ello, nada mejor que optar por una herramienta de gestión de tareas gratis que posibilite que algunos miembros del equipo evalúen sus puntos fuertes y débiles, además de su flexibilidad y capacidad de adaptación.

La plataforma de colaboración Bitrix24 ofrece un conjunto de herramientas de negocios para principiantes que puede ser utilizada por usuarios ilimitados al optar por la suscripción gratuita. Así, podrás concluir si responde o no a las necesidades de tu organización y si requieres una versión más avanzada del producto.

Bitrix24, una eficaz herramienta de gestión de tareas gratis

Si buscas una completa herramienta de gestión de tareas para manejar todos los procesos y los proyectos de tu empresa de forma centralizada, Bitrix24 es la respuesta a tus necesidades. Esta plataforma integral te permite iniciarte en el mundo de la organización y la automatización de forma sencilla y gratuita. Toma ventaja de todas las funcionalidades básicas y avanzadas para la gestión de tareas e incrementa el rendimiento de tu equipo y empresa de forma inmediata.

Bitrix24 es una herramienta de gestión de tareas para  todo tipo de empresas. Hoy en día hay más de 9.000.000 de compañías que están utilizando Bitrix24. No lo dudes más y ¡registra tu cuenta ahora!