7 criterios para elegir un software de automatización del flujo de trabajo

Toda actividad que lleva a cabo una empresa tiene un determinado procedimiento. En muchos casos, algunas de las fases del mismo se realizan de manera manual, situación que puede generar demoras en las entregas, aumentos de los costos e, incluso, un mayor número de errores. Para mejorar la productividad organizacional, una de las soluciones más adecuadas es optar por el uso de un software de automatización del flujo de trabajo.

Sin lugar a dudas, la automatización para flujos de trabajo es una de las formas más eficaces de optimizar las tareas para minimizar los errores y aprovechar al máximo los recursos empresariales. No obstante, para ello es imprescindible elegir una plataforma que se adecúe de manera óptima a las necesidades particulares de tu empresa.

¿Cómo elegir un software de automatización del flujo de trabajo?

Escoger el mejor software de automatización para flujos de trabajo es una tarea que requiere de tiempo y análisis. En el mercado, existen diferentes programas que pueden ayudarte a cumplir con esta función. Sin embargo, no todos ellos responderán a tus necesidades como tú lo deseas.

Por este motivo, a la hora de realizar la elección es fundamental que evalúes diferentes variables que te permitirán detectar si la plataforma en cuestión es la más conveniente para ayudarte a llevar a tu empresa al siguiente nivel en lo que a productividad y eficiencia se refiere. Veamos cuáles son esos criterios.

1. ¿Por qué implementar workflow automatization?

En primer lugar, debes comprender qué es flujo en automatización. Básicamente, implica la eliminación de los pasos manuales que se llevaban a cabo durante los procesos; es decir que un software de automatización del flujo de trabajo como Bitrix24 puede realizar tareas con mínima intervención humana.

Con esta definición como premisa, seguramente te resulta sencillo entender por qué tu empresa debe automatizar el flujo de trabajo. Se trata de la mejor manera de liberar a los diferentes departamentos de tu organización de la carga que generan los procesos manuales diarios y repetitivos. De esta forma, los empleados recuperarán tiempo valioso para invertirlo en actividades más redituables.

2. ¿Qué tipos de flujos de trabajo se pueden automatizar?

Evalúa cómo funciona el flujo de trabajo actual en tu empresa para encontrar aquellas tareas que pueden ser automatizadas y, por lo tanto, optimizadas. En general, todos aquellos procesos que se realizan de manera habitual y cotidiana e insumen más de 30 minutos de trabajo diario deberían ser tomados en consideración para su automatización.

Un software de automatización del flujo de trabajo de la talla de Bitrix24 facilita la carga de datos, la centralización y la gestión del CRM, el envío de newsletters, promociones y toda clase de comunicaciones con los clientes y potenciales clientes, el retargeting en redes publicitarias y la realización de facturas, entre otras posibilidades.

3. ¿Qué resultados conseguirás con la automatización para flujos de trabajo?

Cada empleado de cada uno de los departamentos de tu empresa utiliza una determinada cantidad de tiempo diario para llevar a cabo actividades relacionadas con documentación interna y externa. Al optar por Bitrix24 lograrás que el departamento de Recursos Humanos, por ejemplo, aumente su eficacia a la hora de procesar y reclutar candidatos, y que el departamento de Finanzas programe pagos de facturas recurrentes, además de crear un sistema de nómina inteligente.

Si piensas en el área de Marketing, podría darse seguimiento a los leads y a los clientes, asegurar la aprobación de las piezas de contenido y delegar funciones repetitivas. ¿Y qué pasa con IT y Ventas? Favorece un mejor control de las actualizaciones y una mejor gestión de las solicitudes de soporte, además de permitir el envío de promociones contextuales, la obtención de informes detallados y la creación de procesos estandarizados de ventas. Como ves, todos se benefician con el workflow automatization.

4. ¿Cuáles son las herramientas disponibles?

En el mercado existen muchas opciones que posibilitan la automatización de los diferentes procesos de la organización. Puedes encontrar plataformas que centralizan el CRM, otras que simplifican el envío de correos electrónicos masivos o que permiten realizar facturas de manera sencilla.

No obstante, lo ideal es optar por una plataforma colaborativa que resuelva todas tus necesidades en un único sitio. Bitrix24 integra un CRM completo, permite la gestión de proyectos, gestión de documentos y de tiempo, el manejo de RR.HH., la centralización de la atención al cliente y la colaboración a través de chats, telefonía, videoconferencias y emails.

5. ¿Cuántos miembros del equipo lo usarán y en qué departamentos?

Otro de los criterios que debes tomar en cuenta a la hora de elegir un software de automatización del flujo de trabajo es la cantidad de trabajadores que utilizarán dicha plataforma, ya que las suscripciones gratuitas suelen tener un tope máximo de personas que pueden usarla.

En el caso de Bitrix24, la versión gratuita ofrece acceso a usuarios ilimitados y funcionalidades muy completas. Pero si quieres alcanzar el máximo potencial de la herramienta, puedes optar por mejorar tu plan, con funcionalidades específicas de automatización de workflow, como la automatización de marketing, el Sales Intelligence o el generador de documentos (generación de facturas, contratos, etc.). Tu elección dependerá de las necesidades de tu empresa: qué departamentos utilizarán el software, para qué y cuántas personas.

6. ¿Qué funcionalidades son las más importantes?

De manera general, una plataforma de automatización para flujos de trabajo tiene que ser sencilla, ya que de nada sirve implementar un software que en lugar de simplificar las tareas las complica aún más. Bitrix24, por ejemplo, puede operar tanto en el ordenador como en la nube y es una solución sin código; es decir que no se necesitan conocimientos técnicos para comprenderla y utilizarla.

Por otra parte, es interesante que el software pueda adaptarse a tus necesidades, brinde informes y analíticas, sea compatible con dispositivos de sobremesa y dispositivos móviles. Bitrix24 cumple con todas estas funcionalidades y, asimismo, brinda otras como la compatibilidad con programas de uso habitual como Outlook y la posibilidad de descargar aplicaciones desde su marketplace para incrementar aún más su rendimiento.

7. ¿Puedo hacer una prueba?

Por último, pero no por eso menos importante, está la posibilidad de probar sin costo si el software de automatización del flujo de trabajo se adapta a los procesos y al funcionamiento general de tu empresa. Este punto es sumamente importante para corroborar que su implementación colaborará en el aumento de la productividad.

Programas como Bitrix24 ofrecen una suscripción gratis por tiempo ilimitado que permite testear sus diferentes funcionalidades, familiarizarse con la plataforma y determinar si realmente es el software que estás buscando. Una vez tomada la decisión, y si tu empresa lo requiere, puedes pasar a una suscripción de pago con mayores ventajas y en un solo clic.

¿Qué se necesita para automatizar un proceso?

¿Aún te preguntas qué se necesita para automatizar un proceso? Analiza los procedimientos que cada departamento de tu empresa lleva a cabo, escucha a tus empleados y determina cuáles son aquellas tareas que se pueden optimizar mediante el uso de un software. Luego, define las metas y los KPI 's: ¿qué es lo que deseas lograr al implementar la automatización y cómo medirás los resultados?

Investiga en el mercado cuáles son los softwares disponibles y qué ofrece cada uno. Opta por una plataforma integral, como Bitrix24, entrena a tu equipo fácilmente y prepara las reglas en la herramienta que gestionará los flujos de trabajo. Finalmente, recuerda medir los cambios con los KPI 's determinados al momento de plantear las metas, solamente de esa manera podrás determinar si el cambio ha sido exitoso o no y realizar los ajustes apropiados.

Recuerda que Bitrix24 te permite probar sus funcionalidades de manera gratuita, además de integrar aplicaciones de ventas, marketing, soporte y comunicación en una única plataforma. ¿Tienes dudas de que Bitrix24 es el software de automatización del flujo de trabajo que estás buscando? ¡Pruébalo gratis!