7 consejos sobre cómo gestionar los plazos de los proyectos de forma más eficiente

7 pasos para gestionar los plazos de los proyectos

Por lo general, la mayoría de los empleados trabaja en paralelo para diferentes proyectos en los que lleva a cabo las más diversas tareas. Lo mismo sucede contigo, el líder del equipo. ¿Cómo puedes, entonces, gestionar los objetivos y los plazos de varios proyectos?

En primer lugar, deberías planificar y organizar cada una de las tareas de tal manera que su ejecución se lleve a cabo en tiempo y forma. Por supuesto, para ello puedes confiar en herramientas de gestión de proyectos de la talla de Bitrix24. Las mismas simplifican la gestión de múltiples proyectos, ahorrándote más de un dolor de cabeza. Pero veamos, a continuación, los mejores consejos para gestionar los plazos de los proyectos.

1. Utiliza un software de gestión de tiempos y proyectos

La implementación de un software de administración y coordinación empresarial puede ser lo que necesitas para gestionar los objetivos y los plazos de varios proyectos de forma simultánea. Sin lugar a dudas, estas herramientas colaboran en la organización general de los equipos de trabajo al permitir la asignación directa de responsabilidades, recursos y plazos de entrega.

Bitrix24, específicamente, permite gestionar los objetivos y plazos de varios proyectos a través de la creación de tareas y subtareas. Asimismo, la plataforma posibilita la determinación de dependencias entre tareas para, así, automatizar las modificaciones en los tiempos de entrega de la tarea principal si alguna de las secundarias se ha demorado.

La solución permite, además, realizar un seguimiento del tiempo invertido en las tareas, y generar informes de desempeño para una gestión óptima de las mismas. Por otra parte, incluye recordatorios y herramientas de comunicación bidireccional que minimizan el tiempo de espera a la hora de realizar consultas. También ofrece la posibilidad de crear calendarios por proyectos para una mejor cooperación entre los involucrados en el proyecto.

2. Crea tareas y subtareas para simplificar la gestión

Al contar con una plataforma de gestión de tareas y proyectos, podrás fácilmente crear toda clase de tareas y subtareas e, incluso, interrelacionarlas entre sí. De esta manera, tendrás la posibilidad de dividir tareas largas y complejas en otras más cortas y sencillas.

Con toda seguridad, podrás controlar mejor el avance de las mismas al tratarse de tareas más simples, además de reducir el riesgo de que alguna subtarea no se lleve a cabo por culpa de un olvido. Igualmente, es una excelente forma de evitar la saturación de los empleados al generar responsabilidades específicas para tareas puntuales y concretas.

3. Determina responsabilidades claramente

Una de las mejores maneras de gestionar los objetivos y plazos de varios proyectos es disponer responsabilidades dentro de tu equipo de trabajo. Cuando cada empleado recibe una indicación de modo directo y dicha responsabilidad se encuentra asentada en la intranet corporativa, las posibilidades de incumplimientos se reducen.

El potente gestor de tareas y proyectos Bitrix24 te permite asignar responsabilidades con unos simples clics, al seleccionar a los responsables entre todos los empleados de la organización. Asimismo, podrás incluir las fechas de inicio y finalización de la tarea o subtarea, y los recursos adjudicados.

4. Prioriza las tareas

Determinar qué tareas se deben llevar a cabo en primer lugar es una de las maneras más eficientes de gestionar los plazos de los proyectos para poder avanzar de forma acertada. En Bitrix24, puedes determinar un orden de prioridades de manera sencilla. Para ello, solamente debes marcar la tarea con “prioridad alta”.

¿Buscas una herramienta que te permita gestionar las tareas?

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Esta simple señalización ayudará a todos los miembros de tu equipo a comprender cuál es la actividad que deben realizar sin dilación. Inmediatamente, la persona asignada como responsable recibirá un mensaje automático desde la aplicación indicando la importancia de empezar a trabajar en esa tarea.

5. Utiliza un diagrama de Gantt

¿Has empleado anteriormente un diagrama de Gantt para visualizar y gestionar los plazos de los proyectos? Si nunca lo has utilizado, ha llegado la hora de que hagas la prueba. El gráfico de Gantt permite la gestión integral de tareas, responsabilidades y tiempos de manera totalmente visual.

Esta herramienta es ideal para cualquier clase de proyecto, desde los más simples a los más complejos, ya que simplifica la comprensión de todos los miembros del equipo de trabajo. Crea fácilmente un diagrama de Gantt con Bitrix24 y planifica iteraciones personalizables. Además, esta app favorece el seguimiento de sprints en una línea cronológica y el control de los progresos de cada etapa de proyectos diferentes que se desarrollan en simultáneo.

6. Elabora un tablero Kanban

El tablero Kanban es una de las aplicaciones más extendidas a nivel organizativo, básicamente porque se trata de una manera rápida y eficiente de visualizar de un simple vistazo todas las etapas que competen a cada tarea. Si tienes entre manos un proyecto de gran envergadura, el tablero Kanban puede ser lo que necesitas.

Bitrix24 incluye esta herramienta y, de hecho, la misma destaca por la inclusión de colores diversos que pueden asignarse a cada uno de los participantes del proyecto. De este modo, cada responsable puede ver qué debe hacer rápidamente y de forma contextualizada. Asimismo, favorece el reconocimiento de la evolución de las tareas, ya que cada una concluida puede moverse a la sección “tareas terminadas”.

7. Determina el plazo del proyecto de atrás hacia adelante

Una metodología bastante usada y que suele brindar buenos resultados, si bien conlleva un gran trabajo, es determinar el plazo del proyecto desde atrás hacia adelante. Esto significa que se incorpora la fecha límite de entrega del proyecto en el software de gestión de tiempos y, desde allí, se retrocede en el tiempo asignando periodos de trabajo para cada tarea.

La ventaja de emplear este método es que facilita descubrir el momento necesario de inicio del proyecto para cumplir con la fecha de entrega pautada con el cliente. Por supuesto, se suele recomendar incluir un par de días más de los planificados para salvaguardar el proyecto en caso de que se presentase algún imponderable.

Bitrix24, la mejor manera de gestionar los plazos de los proyectos

¿Aún tienes dudas sobre cómo organizar el cronograma del proyecto? Sin importar si tu empresa es pequeña, mediana o grande, la planificación y la correspondiente organización de cada una de las tareas abocadas a un proyecto es fundamental para triunfar.

Bitrix24 te ofrece una solución de 360º que combina un excelente gestor de tareas con calendarios grupales y personales, ideales para que nadie olvide sus tareas pendientes; herramientas de comunicación, como chats, llamadas y videollamadas en HD; un potente CRM; y mucho más. Prueba Bitrix24 y da un paso más hacia la cima del éxito.