6 formas de impulsar la colaboración entre empleados sin reuniones presenciales

La colaboración entre empleados siempre ha sido un eslabón esencial de todo negocio en el camino hacia los objetivos. Sin embargo, con la proliferación del trabajo híbrido y remoto, se presenta un nuevo desafío: ¿cómo fomentar el trabajo en equipo online?

Si bien en un primer momento puede parecer imposible, las diversas herramientas de colaboración para empleados disponibles en el mercado permiten que los trabajadores realicen tareas de manera conjunta, sin encontrarse en la misma oficina. ¿Tienes curiosidad por saber cómo puedes mejorar la colaboración en tu equipo a distancia? Continúa leyendo y toma nota.

1. Sienta las bases de la colaboración entre empleados

El primer paso para fomentar la colaboración entre empleados sin reuniones presenciales es definir de manera clara y precisa los objetivos que se buscan alcanzar. Los trabajadores no pueden desempeñar su labor eficientemente si no saben qué meta persiguen. Esta situación se agrava cuando los esfuerzos son a distancia. Los miembros de un equipo disperso deben comprender en profundidad la finalidad de cada una de sus acciones porque es muy fácil perder el rumbo cuando no se tiene una relación estrecha y cara a cara con los demás. Determinar los objetivos y comunicarlos efectivamente es, entonces, esencial para el éxito de la colaboración entre empleados y, por supuesto, del negocio.

Sin embargo, definir metas y transmitirlas no es suficiente. También, debes asegurarte de que las mismas son realmente entendidas y, sobre todo, que cada profesional tiene conocimiento de lo que se espera de él. Si quieres fomentar el trabajo en equipo online, deja en claro que la colaboración es una expectativa palpable, ya que minimiza los esfuerzos y maximiza la productividad. Asigna roles y responsabilidades, y explica cómo cada labor impacta en las demás y contribuye al éxito del equipo. La alineación de objetivos individuales y grupales, y la declaración de expectativas motiva a los empleados, previene ambigüedades y malentendidos, y acelera el flujo de trabajo.

Los reconocimientos públicos y los pequeños premios pueden ser tu gran aliado para promover la colaboración entre empleados. Felicitar en público a quienes cumplen con las expectativas o, incluso, las exceden puede impulsar a los demás miembros del equipo a seguir el mismo camino. Piensa hoy mismo cómo puedes premiar a los trabajadores destacados.

2. Emplea las mejores tácticas de comunicación efectiva en equipos virtuales

Una de las mayores problemáticas a las que se enfrentan los líderes de equipos a distancia es la falta de comunicación. Los trabajadores remotos desempeñan sus funciones de manera aislada. Reciben una tarea y la ejecutan, en general, con poco contacto con sus colegas. Esta es una realidad habitual, aunque no debería ser así. Para fomentar el trabajo en equipo online, tendrías que asegurarte de abrir canales de comunicación para solventar dudas y consultas, pero también para fomentar el intercambio regular entre miembros del equipo.

En este punto, resulta claro que para mejorar la colaboración en el equipo a distancia es prioritaria la implementación de herramientas de comunicación bidireccional. El chat, por ejemplo, es una excelente manera de responder a preguntas diarias, además de mantener esa cierta informalidad que podría asociarse con el café de la oficina. También, deberías contar con una herramienta de videollamadas y videoconferencias que te permita mirar a los ojos a tus empleados cuando te comunicas con ellos. El contacto cara a cara, aunque sea a través de una pantalla, ayuda a construir relaciones y estas, a su vez, contribuyen a una mejor colaboración entre empleados. Quienes tienen confianza y respeto entre sí se sienten inclinados a esforzarse al máximo para mantener la buena relación con sus compañeros y esto repercute en un mayor compromiso y productividad.

Ahora bien, la comunicación efectiva en equipos virtuales depende de las herramientas anteriormente señaladas, pero también influyen otras variables. Por ejemplo, es importante capacitar al personal para que se familiaricen con el software implementado y le puedan sacar provecho. Asimismo, la comunicación escrita, ya sea por correo electrónico o chat, puede generar conflictos, ya que no es posible ver a la otra persona o notar inflexiones en la voz. Por este motivo, los expertos en técnicas de gestión de equipos remotos indican la necesidad de elaborar un manual de etiqueta en la comunicación virtual. El mismo suele incluir el tono de la comunicación, el lenguaje aceptado e, incluso, el plazo de respuesta esperado. No dudes en elaborarlo para asegurar una buena colaboración entre empleados.

3. Invierte en plataformas para colaboración a distancia

La colaboración entre empleados a distancia sería imposible sin la implementación de aplicaciones pensadas para eliminar las barreras geográficas. Tener un océano en medio no significa que trabajar en equipo sea imposible hoy en día. De hecho, en el punto dos hemos hablado de las videollamadas y videoconferencias, esenciales para generar sentimiento de equipo, comunicar eficientemente y construir relaciones. Sin embargo, estas no son las únicas herramientas de colaboración para empleados que deberías usar dentro de tu empresa.

La mejor manera de mantener la alineación de objetivos mencionada al inicio del artículo es usar una plataforma de gestión de tareas y proyectos, como Bitrix24. Divide tareas titánicas en otras más pequeñas y manejables, y asigna responsabilidades dentro del equipo con solo un clic. Incorpora plazos de entrega y recursos disponibles. Crea dependencias entre tareas y asegúrate de visualizar el progreso en tiempo real. Todos los participantes estarán, así, al corriente de los cuellos de botella y otros problemas que pueden afectar a un proyecto. De este modo, contribuyes a una mayor colaboración entre empleados, ya que las responsabilidades quedan claras desde el inicio, al igual que el aporte que cada uno realiza en el camino hacia la meta.

Asimismo, existen otras plataformas para colaboración a distancia que pueden simplificar la rutina de tus trabajadores. Almacena los manuales de comportamiento en el trabajo y directrices de procedimientos, los documentos importantes y otros archivos en una base de conocimientos, un Drive o en la intranet para su fácil acceso remoto. Centraliza los datos de clientes y proveedores en un CRM para que todos los trabajadores puedan consultarlos. Trabaja de manera conjunta empleando un editor de documentos en tiempo real.

En Bitrix24, puedes crearlos, editarlos y compartirlos, además de incorporar comentarios para generar verdaderos intercambios de opiniones dentro del documento. Una interesante funcionalidad de la aplicación es su almacenamiento de versiones que permite visualizar todos los cambios y quién los ha realizado, así como recuperar una determinada versión en caso de ser necesario. Por supuesto, tanto los archivos guardados en la nube como los documentos de trabajo colaborativo pueden protegerse con contraseña, para asegurarte de que solo quien tiene permiso puede acceder a ellos.

4. Pon en práctica diversas estrategias para construir sinergia en equipos dispersos

Alcanzar la colaboración entre empleados sin reuniones presenciales puede ser un desafío. Por eso, deberías buscar maneras de construir una sensación de pertenencia y equipo. En primer lugar, considera que la cultura organizacional impacta directamente en la forma de relacionarse y, por ende, en la colaboración entre empleados. Los valores y las creencias compartidas, junto con un rumbo definido a seguir, conectan a todos los trabajadores. Cuando esto sucede, se genera una comunicación más abierta y se vuelve más sencillo establecer vínculos. Por este motivo, es imprescindible que colabores en generar un ambiente de trabajo positivo que valore las individualidades, retenga el talento y fomente el apoyo mutuo.

Entre las estrategias para colaboración sin encuentros físicos que pueden ayudarte a alcanzar esta meta, destacan las actividades de team building online. Existen muchas opciones para construir sinergia en equipos dispersos. Por ejemplo, las sesiones de trivia online pueden poner a prueba los conocimientos de los empleados sobre diversos temas, incluso para generar solamente entretenimiento en reuniones informales. Los escape rooms virtuales, las simulaciones de negocios, los proyectos creativos (como concursos de diseño) y las sesiones de resolución de problemas son interesantes posibilidades para fomentar la colaboración entre empleados de manera lúdica.

5. Alienta la innovación en trabajo colaborativo como fuente de nuevas ideas

Las pizarras virtuales y los encuentros de lluvia de ideas son fuentes de innovación en trabajo colaborativo y, por lo tanto, deberían formar parte habitual de tus técnicas de gestión de equipos remotos. No desperdicies la oportunidad de beneficiarte de las diferentes formas de pensar, los conocimientos y la cultura de cada miembro de tu equipo. Aprovecha para escucharles y obtener ideas fuera de la caja.

Pon a su disposición un espacio para compartir pensamientos por más descabellados que parezcan. La intranet, la red social corporativa, un grupo de chat o, incluso, el email pueden ser canales válidos para la discusión de ideas y la colaboración virtual en la empresa. Las cuatro primeras presentan una mayor posibilidad de seguimiento y retroalimentación y, por lo tanto, son las más recomendadas. No obstante, tu elección dependerá de las plataformas para colaboración a distancia que emplees en tu negocio y las necesidades del mismo.

Estos espacios pueden utilizarse en el día a día como fuente de solución de problemas, convirtiéndose en un refugio seguro para solicitar opiniones y retroalimentación sobre la mejor manera de afrontar un desafío. De esta manera, estarás fomentando la colaboración entre empleados online. Sin lugar a dudas, recompensar a los profesionales capaces de pensar fuera de la caja, impulsando la innovación, tanto para su beneficio como, y sobre todo, para el del equipo, es vital para que los empleados se impliquen en el proceso, así que suma esta variable a tu plan de incentivos a los trabajadores.

6. Establece sesiones periódicas de retroalimentación y evaluación de la colaboración virtual en la empresa

Por último, impulsar la colaboración entre empleados sin reuniones presenciales depende, en gran medida, de la evaluación del desempeño y los ajustes en consecuencia. Establecer sesiones periódicas permite identificar áreas de mejora, reconocer logros y mantener motivados a los trabajadores. Las mismas deben proporcionar un espacio abierto y seguro para que los miembros de tu equipo puedan expresarse libremente, compartiendo sus experiencias y sugerencias para optimizar la colaboración entre empleados.

Más allá de la recepción de opiniones, es importante que previamente se hayan definido indicadores claves de rendimiento (KPI) para evaluar el progreso hacia la máxima colaboración y, por ende, la potenciación de la productividad personal y grupal. La medición sumada a la captura de sugerencias y experiencias te ayudará a refinar tus estrategias para colaboración sin encuentros físicos.

Una fluida colaboración entre empleados a distancia es posible

Las diferencias horarias y la distancia física no tienen por qué ser un impedimento para la colaboración entre empleados. En la actualidad, la tecnología pone a disposición una enorme variedad de novedosas herramientas de colaboración para empleados que pueden solventar las dificultades asociadas al trabajo híbrido y remoto.

Establece objetivos y expectativas, y comunícalos claramente. Asimismo, abre canales de comunicación bidireccional y organiza reuniones regulares, tanto formales como informales. Crea una cultura organizacional positiva y aboga por la cooperación, el respeto y la confianza. Emplea las plataformas de colaboración a distancia para llevar a cabo actividades de team building, además de usarlas regularmente para asignar y monitorear tareas. Fomenta el compartir ideas, sin censura, para generar un flujo continuo de innovación y creatividad, y no olvides evaluar la colaboración para llevar a cabo los ajustes necesarios.

¿Quieres mejorar la colaboración en el equipo a distancia? Abre tu cuenta en Bitrix24 y comienza a utilizar sus múltiples herramientas de forma sencilla. Comunícate en cuestión de segundos con un colega o subordinado con su software de videoconferencias o envía una consulta en el chat empresarial. Accede a documentos y manuales estés donde estés. Verifica datos de clientes en el CRM y trabaja junto a los demás miembros del equipo en un mismo documento. Comparte ideas en la intranet o la red social empresarial. Bitrix24 te da un sinfín de posibilidades para que la colaboración entre empleados sea la realidad de tu empresa y no solo un sueño. ¿Preparado para cambiar tu manera de gestionar y construir sinergia en equipos dispersos?

FAQ

Las herramientas más efectivas para la colaboración entre empleados a distancia son:

• Plataformas de comunicación sincrónica y asincrónica: chats, emails, mensajes de voz, videollamadas y videoconferencias.

• Software de gestión de proyectos para asignar tareas y controlar avances.

• Sistema de gestión del conocimiento para almacenar procedimientos, manuales y datos necesarios.

• Intranet empresarial.

• Suite de productividad que permita el trabajo conjunto en tiempo real en documentos, hojas de cálculo y presentaciones.

• Aplicaciones de gestión del tiempo.

• Software de diseño y contenido colaborativo.

• CRM.

Para mantener el espíritu de equipo sin reuniones presenciales, deberías:

• Priorizar la comunicación regular, bidireccional y transparente.

• Fomentar la colaboración mediante reconocimientos y premios.

• Emplear estrategias de team building en línea.

• Organizar sesiones habituales de retroalimentación.

• Brindar oportunidades de capacitación y crecimiento profesional online.

Las siguientes estrategias pueden mejorar la comunicación online entre los empleados:

• Establecer canales de comunicación claros y accesibles.

• Promover la apertura y transparencia en las interacciones.

• Usar herramientas de comunicación en tiempo real.

• Organizar reuniones de inicio del día, semanales o quincenales.

• Crear un manual que regule la comunicación.

• Incentivar el intercambio de ideas y la participación activa.

• Implementar la retroalimentación de forma regular.

• Fomentar la comunicación y la interacción informal.