5 pasos para hacer reuniones más productivas
Cómo hacer que las reuniones sean más productivas
1. Organiza reuniones realmente necesarias y con objetivos específicos
2. Invita a aquellos participantes que pueden contribuir al éxito
4. Guía la reunión para obtener el resultado esperado
5. Recapitula y asigna responsabilidades
¿Alguna vez te has preguntado cómo puedes optimizar el tiempo dentro de una reunión y lograr resultados más eficientes? Los encuentros presenciales y virtuales son una parte fundamental de la vida laboral, pero también pueden ser una fuente de frustración e, incluso, una verdadera pérdida de tiempo si no se gestionan adecuadamente. Por eso, adoptar prácticas que te permitan organizar reuniones más productivas es la mejor forma de impulsar el progreso y la colaboración en tu empresa.
Las reuniones efectivas contribuyen al éxito de la compañía y, a su vez, a la satisfacción de tu equipo de trabajo. Una de las claves es mantener el número de participantes limitado a ocho personas o menos. No obstante, hay muchas otras recomendaciones que pueden minimizar el riesgo de que tus reuniones sean ineficientes y desordenadas. Continúa leyendo y toma nota.
FAQ
¿Qué son las reuniones productivas?
¿Cuáles son las 4 P de las reuniones efectivas?
- Propósito (purpose): indica el objetivo de la reunión y sentará las bases de lo que se discutirá.
- Participantes (people): se refiere a las personas invitadas, quienes deben ser relevantes para el asunto en cuestión.
- Proceso (process): engloba desde el armado del espacio físico de la reunión hasta la preparación de la agenda, los roles y todo lo necesario para que sea un éxito.
- Producto (product): es el resultado esperado del encuentro, que puede ser desde generar ideas hasta solucionar un problema.
¿Qué hace que una reunión sea productiva y exitosa?
- Se conforma de un número limitado de participantes que, a su vez, son fundamentales para el tema a tratar.
- Se organiza buscando la máxima comodidad (presencial u online).
- Tiene un objetivo determinado.
- Cuenta con una estructura para evitar despilfarrar el tiempo de los participantes.
- Da como resultado un plan, una idea o un acuerdo para continuar trabajando.
¿Cómo tener reuniones de equipo productivas?
- Determinar objetivos claros y reafirmar la importancia del encuentro.
- Invitar a los asistentes que puedan aportar al tema a tratar.
- Estructurar la reunión de principio a fin.
- Guiar la reunión.
- Resumir lo conversado y asignar tareas.
¿Cómo podrían ser las reuniones más productivas para las personas y para la organización?
Cómo hacer que las reuniones sean más productivas
No es una novedad que el entorno empresarial actual está marcado por el dinamismo. Los profesionales están acostumbrados a la multitarea, las interrupciones y las distracciones continuas. Estas circunstancias atentan contra el desarrollo de reuniones efectivas. En primer lugar, porque la concentración está dispersa y, en segundo lugar, porque el abuso de los encuentros genera desmotivación y falta de interés, en muchos casos. ¿Te preguntas cómo hacer que las reuniones sean más productivas?
Para ello, deberías tener en cuenta las llamadas 4 P elementales de una reunión productiva: propósito, participantes, proceso y producto. Tomar en consideración estos cuatro pilares te ayudará a mejorar rápidamente el rendimiento de las mismas. La idea es aprovechar al máximo el potencial de colaboración entre los participantes para promover el crecimiento de la empresa. Si esta es tu meta, toma nota de cinco maneras sencillas de generar reuniones más productivas.
1. Organiza reuniones realmente necesarias y con objetivos específicos
Cuando se busca organizar reuniones más productivas, es imprescindible, en primer lugar, determinar si llevar a cabo un encuentro, sea presencial u online, es vital. En la actualidad, se suele abusar de las reuniones para llegar a acuerdos que podrían obtenerse más rápido por otros medios, ya sea el chat, el correo electrónico o, incluso, una breve llamada entre dos partes. ¿Has analizado alguna vez cuántas horas por semana dedicas a esta clase de compromisos? Seguramente, varios no te aportan nada nuevo y, simplemente, minan tu concentración y tu productividad. Por eso, antes de organizar una reunión deberías verificar si la misma es necesaria. Esto nos lleva a una de las famosas 4 P de las reuniones de equipo efectivas: el propósito.
¿Cuál es el objetivo de la reunión? ¿Es importante encontrarte con un grupo de personas con ese propósito? Algunas metas pueden alcanzarse de otras maneras, sin necesidad de comprometer el tiempo de numerosos participantes. Por ejemplo, podrías escribir un reporte para compartir información o llevar a cabo una encuesta si deseases una opinión. Esto no significa que no debas realizar reuniones con fines informativos frente a situaciones particulares, sino que, de manera habitual, deberían reservarse para cuestiones que impliquen una discusión o un intercambio de opiniones. Podría decirse que para que considerar una reunión como productiva, debería fomentar la bidireccionalidad de la interacción. De este modo, todos los asistentes podrían aportar al resultado final, que abordaremos más adelante.
2. Invita a aquellos participantes que pueden contribuir al éxito
Las reuniones eficientes suelen estar conformadas por un pequeño grupo de personas. De hecho, el especialista en comportamiento organizacional de la Universidad de Stanford, Robert Sutton, ha concluido que las reuniones más productivas se componen de entre cinco y ocho personas. Ciertamente, suena coherente pensar que cuanto menos participantes estén presentes, más fácil será gestionar la reunión y lograr que todos participen y aporten ideas y opiniones de manera voluntaria y comprometida. Así que no dudes en recortar la lista de invitados hasta dejar solamente a quienes son realmente necesarios para alcanzar el éxito.
A este fin, deberás estudiar cuál es el objetivo de la reunión y, posteriormente, determinar quiénes pueden contribuir a alcanzarlo. Por supuesto, tendrás que incluir a quienes toman las decisiones, pero también a aquellos profesionales que tienen experiencia o conocimientos referidos al asunto en cuestión. Cuanto más acotada sea la lista de asistentes, más oportunidades habrá de que se genere un intercambio positivo de ideas. Asimismo, recuerda que los invitados dejan de lado sus tareas para asistir a una reunión. Por lo tanto, la misma debe resultar interesante y productiva para ellos.
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3. Estructura la reunión para mantener a todos los asistentes enfocados en lo verdaderamente importante
Una buena manera de asegurarte de que todos comprendan exactamente por qué se les ha citado y lleguen con el adecuado estado mental es produciendo una agenda de reuniones productivas, que recoja los temas a tratar. Envíala por adelantado para darle a cada invitado la oportunidad de aceptar o rechazar su asistencia según el nivel de importancia que la misma tiene para él. Esta agenda es el pilar central de la estructuración de una reunión productiva. Sin agenda, idealmente, no debería procederse a efectuar un encuentro. Así, te asegurarás de que se llegue a la conclusión deseada dentro del tiempo estipulado. Cabe mencionar que la reunión no debería sobrepasar las dos horas, incluso sería ideal circunscribirse a una hora. No obstante, la agenda no es el único componente que debería estar presente para lograr el propósito de la misma.
También, resulta crucial asegurar que el armado del espacio de la reunión es el adecuado. En el caso de las reuniones presenciales, se recomienda preparar una mesa redonda que invite a discutir temáticas mirando a los colegas a los ojos. Por su parte, las reuniones virtuales suelen funcionar mejor cuando se emplea un software que permite que todos los participantes se visualicen al mismo tiempo. Las distracciones deben minimizarse. Para ello, promueve una política de móviles apagados y, a ser posible, lejos del alcance de su propietario para evitar la tentación de consultarlo durante la reunión. Asimismo, contar con una persona que registre todo lo que sucede puede ser interesante para evitar que cada asistente deba tomar notas y pueda, así, perderse algo importante. La idea es maximizar la atención y la concentración para obtener el máximo rédito posible del encuentro. Básicamente, las reuniones más productivas suelen ir directamente al tema, analizando la problemática, su efecto y el periodo durante el cual se ha desarrollado, las ideas y las opciones posibles, y la decisión tomada.
4. Guía la reunión para obtener el resultado esperado
Otro de los puntos primordiales a la hora de generar reuniones más productivas es el rol de líder de la misma. Nos referimos a una persona que guíe y reconduzca la conversación siempre que sea necesario. Este profesional no tiene por qué ser exactamente el gerente del proyecto o el CEO de la compañía, aunque en algunos casos puede ocupar este cargo. Dicho rol debería estar en las manos de una persona con capacidad de liderazgo, empatía, don de mando y excelentes habilidades de comunicación. No solo se encargará de guiar las temáticas a abordar siguiendo el orden de la agenda, sino también de abogar frente a posibles conflictos, realizar preguntas difíciles, repreguntar para aclarar algunas cuestiones y asegurar la puntualidad del encuentro, tanto para su inicio como para su finalización.
Por supuesto, este profesional seguirá el orden determinado dentro de la agenda de reuniones productivas, comenzando por los elementos que requieren de tratamiento urgente, gran energía mental o ideas innovadoras. Los aspectos organizativos pueden dejarse para el final, cuando los participantes no están tan alertas. Pero eso no es todo. El guía de la reunión tiene la responsabilidad de invitar a participar y dar su opinión a las personas que se han mantenido calladas y solicitar brevedad a quienes se extienden en sus comentarios. Asegurar una discusión respetuosa y productiva, y organizar el orden en el que se presentan las opiniones, dejando a la persona de mayor rango para el final, son buenas acciones que también forman parte de sus obligaciones. Como ves, este rol es de vital importancia para asegurar una reunión productiva.
5. Recapitula y asigna responsabilidades
El guía de la reunión debe asegurarse de que se ha obtenido el producto deseado de la reunión. El mismo se asocia directamente con el objetivo de la reunión y, de hecho, es la cuarta P de las reuniones más productivas. No necesariamente debe ser una solución a un problema, pero sí debe responder a las expectativas de la reunión. ¿Ha sido un fracaso o un éxito? La respuesta se dará en función de si se ha conseguido o no lo que se ha ido a buscar, ya sea una lista de ideas u opiniones, un nuevo proceso o, simplemente, la comprensión de una información de gran importancia para la empresa y su funcionamiento.
En caso de ser necesario, será en este punto, al final de la reunión, cuando se asignen las responsabilidades relacionadas con las tareas a ejecutar. Para ello, el guía podría resumir lo discutido, realizar preguntas para asegurarse de que todos han entendido las conclusiones y, por último, tomar nota de las tareas a ejecutar, el responsable de cada una de ellas y la fecha de entrega. Esta recomendación se debe a que, sin dudas, una reunión es más productiva cuando, una vez concluida, se verifica que todo el mundo ha comprendido sus obligaciones y que sabe cómo debe proseguir su función. Para evitar malentendidos o demoras, toda esta información debería asentarse, posteriormente, en el gestor de tareas de la organización.
Organiza reuniones más productivas que contribuyan al éxito de la empresa y la satisfacción del personal
Organizar reuniones más productivas no solo es posible si sigues estos consejos, ¡sino que es fundamental para el éxito de tu empresa y la satisfacción de tu equipo de trabajo! Pon manos a la obra y elimina de una vez y para siempre esos encuentros interminables, frustrantes y poco efectivos a los que has asistido hasta ahora.
Para optimizar el uso del tiempo y obtener resultados tangibles, recuerda prestar especial atención a la selección de participantes. Limitar el número de invitados es esencial para la productividad de la reunión. Organizar la reunión con antelación y enviar por adelantado la agenda permite que los asistentes lleguen a la misma preparados, con ideas, opiniones y conocimiento de los temas a tratar. El uso de una plataforma colaborativa como Bitrix24 puede ser de gran ayuda para organizar una reunión, ya sea para enviar las invitaciones, llevar a cabo encuentros online a través de videoconferencias o compartir el documento de la agenda. Asimismo, también podrías emplearla para resolver temas menores a través de chat o correo electrónico y para gestionar de manera efectiva toda la información y acciones derivadas de las reuniones.
Valora tu tiempo y el de los demás. Elige un líder para guiar la reunión y confía en sus habilidades para llevarla a buen puerto. Las reuniones de equipo productivas deberían ser momentos de intercambio y toma de decisiones ¡No pierdas más horas y comienza a preparar reuniones más productivas hoy mismo! Regístrate aquí.
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