15 pasos para organizar una conferencia (virtual)

15 pasos para organizar una conferencia (virtual)

Las empresas organizan conferencias regularmente; por lo general, con el fin de poner objetivos en común o desarrollar estrategias de presencia de marca y aumentar las ventas. En la actualidad, cada vez son más las compañías que se deciden por llevar a cabo estos eventos de manera remota para minimizar los costes y permitir la asistencia del mayor número de participantes. Ahora bien, ¿cuáles son los pasos para organizar una conferencia?

Una correcta y detallada planificación resulta vital para que la conferencia cumpla con las expectativas de la cúpula directiva y de cada uno de los asistentes. A pesar de tratarse de un evento que requiere de menor inversión y que puede gestionarse a distancia, es imprescindible tomar todos los recaudos necesarios para que sea, realmente, un éxito.

¿Cómo organizar una conferencia paso a paso?

Una conferencia virtual tiene varias ventajas frente a la organización de una conferencia presencial tradicional; puede alcanzar a una audiencia global, se necesita una menor inversión y contribuye a disminuir la huella de carbón al evitar los desplazamientos innecesarios.

Por supuesto, para llevar a cabo un evento exitoso es importante realizar una minuciosa organización, incluyendo la prevención de inconvenientes y la elaboración de planes de contingencia.

Descubre una completa guía para organizar eventos virtuales a continuación:

1. Define el público objetivo

El primero de los pasos para organizar una conferencia es definir el target. No es lo mismo planificar un evento para una veintena de ejecutivos, que una para cientos de empleados o para cientos de personas repartidas por el mundo.

El éxito de la conferencia depende, en gran medida, de una correcta determinación del público que deseas que participe del coloquio. Al fin y al cabo, todos los pasos siguientes se configurarán sobre la base de los potenciales asistentes, incluyendo la estrategia de marketing para comunicar el evento.

2. Crea un concepto para la conferencia virtual

Planificar un evento virtual difiere en algunos aspectos de la organización de una conferencia presencial, pero no en este. En ambos casos, las ponencias deben girar en torno a una temática central que puede abordarse desde diferentes perspectivas.

Determina cuál es el concepto de la conferencia y desarrolla todas las presentaciones y las disertaciones en torno a la misma. Debes tomar en consideración que la compilación de discursos no conforma una conferencia, sino que todos ellos deben seguir un hilo conductor que permita que los asistentes finalicen la conferencia en posesión de un mayor conocimiento sobre una determinada temática.

3. Genera un presupuesto

Siempre que se planifica una actividad o un proyecto, resulta imprescindible preparar un presupuesto que permita la mejor asignación posible de los recursos disponibles. Aún en el caso de un evento online, cuyos costes son inferiores a los presenciales, el presupuesto es uno de los pilares de la planificación.

Por lo general, los mayores costes asociados se relacionan con la plataforma y, sobre todo, con los ponentes, si es que se piensa contratar a especialistas o eminencias en alguna temática. Asimismo, se debe considerar la necesidad de contar con personal extra para asistir a los expositores y participantes durante la conferencia.

4. Escoge con cuidado la plataforma

Una vez se haya estructurado la temática del evento y el público objetivo, llega el momento de elegir la plataforma que mejor se adecúe a tus necesidades. Para ello, debes tomar en consideración cuántos asistentes esperas y qué funcionalidades necesitas, además de, obviamente, buscar opciones que ofrezcan seguridad y calidad en la comunicación.

Bitrix24 es un software que ofrece soluciones integrales para empresas, entre ellas la posibilidad de realizar videoconferencias en HD para hasta 24 participantes y sin límite de tiempo, con posibilidad de compartir pantalla, enviar consultas a través del chat.

5. Comunica el evento

Cuando ya cuentes con la plataforma mediante la cual llevarás a cabo la conferencia virtual, el siguiente de los pasos para organizar una conferencia es determinar la fecha y el horario. Estos dos valores deben pautarse en razón de los participantes; esto es tomando en cuenta si existen participantes de diversos países y con diferentes husos horarios.

Después, es hora de comunicar el evento online. El uso de herramientas completas, como es el caso de Bitrix24, puede ser de gran ayuda para este fin. Particularmente, esta plataforma facilita el envío de correos electrónicos a los contactos del CRM e, incluso, a personas externas. Por otra parte, cada correo electrónico incluye los datos de fecha y hora de la conferencia, y también un enlace de confirmación de asistencia para simplificar el rastreo de los participantes.

6. Determina si habrá interacción

Una de las grandes ventajas de la conferencia virtual por sobre la conferencia presencial es el anonimato. Si bien los organizadores saben exactamente quiénes son los participantes, la posibilidad de realizar consultas a través de un ordenador es un potente desinhibidor. De esta forma, muchas personas se muestran más propensas a la interacción en estos últimos casos.

Las personas encargadas de la organización de la conferencia online deben tomar en cuenta si permitirán la interacción y de qué manera, ya sea solo a través del chat y con la presencia de un moderador, o admitiendo la posibilidad de preguntas orales gestionadas por el moderador quien es la persona encargada de otorgar la palabra.

7. Haz que la conferencia se vuelva viral

En aquellos casos en los que se desee llevar a cabo una conferencia virtual para un gran público, tanto gratuita como de pago, puede resultar interesante preparar material de marketing para que los ponentes puedan compartir con sus contactos a través de las redes sociales o, incluso, como parte de su firma al pie de sus correos electrónicos.

Asimismo, la creación de landing pages puede ayudarte a dar a conocer la propuesta, además de a aumentar la cantidad de inscriptos. Bitrix24 facilita la elaboración de páginas de aterrizaje al presentar plantillas personalizables que permiten la puesta en línea de un sitio web de estas características en cuestión de un par de clics.

8. Asigna los tiempos

El ser humano tiene una capacidad de atención limitada; por ello, es sumamente importante promover la asignación de tiempos de cada ponencia para que cada expositor pueda crear una presentación acorde. Recuerda tomar en consideración algunos minutos para preguntas.

En el caso particular de los eventos online, lo ideal es no sobrepasar la hora y media de corrido. Por supuesto, puedes organizar una conferencia virtual que ocupe toda una mañana, una tarde o, incluso, todo un día, pero es recomendable programar pausas para que los participantes puedan ir al baño, prepararse una bebida o, simplemente, chequear su correo electrónico.

9. Prepara el ordenador con todos los documentos necesarios

Como norma general, los expositores suelen crear presentaciones como apoyo visual a la información que estarán brindando. El organizador debe determinar si cada expositor compartirá su presentación cuando le toque disertar o si será él mismo quien se encargará de proyectar la presentación.

De cualquier manera, la persona responsable del evento debería contar con copias de todas las presentaciones de cada uno de los expositores para poder actuar rápidamente en caso de que exista algún inconveniente de origen técnico durante la conferencia virtual.

10. Ensaya

El uso de la tecnología no exime de la necesidad de ensayar; por el contrario, al no encontrarse todos los ponentes y organizadores en la misma sala, un correcto timing y una coordinación al segundo cobran aún mayor importancia.

Lo ideal es disponer uno o dos días de ensayos para corroborar que los expositores han creado presentaciones acordes a los tiempos asignados, que los moderadores saben cuándo y de qué manera participar, y que todos conocen en profundidad sus responsabilidades y sus obligaciones. Asimismo, te asegurarás de que todo funciona como es debido.

11. Planifica una buena atención a los asistentes

Entre los últimos pasos para organizar una conferencia destaca la contratación de un equipo para la atención a los asistentes, o moderadores, que se encarguen de brindar información sobre las disertaciones, gestionar el chat, ayudar a las personas con inconvenientes técnicos y referir las consultas comerciales al departamento de ventas.

El rol del equipo de atención al cliente resulta vital; por eso, es importante que las personas a cargo tengan un amplio dominio de la plataforma, así como un profundo conocimiento de la conferencia y de los bienes o servicios que comercializa la empresa.

12. Envía recordatorios

El evento ya ha sido planificado y debidamente organizado. Se han enviado las invitaciones y recibido las confirmaciones de asistencia; no obstante, debes tomar en cuenta que muchas personas pueden olvidar la fecha y el horario si no les haces llegar un recordatorio.

El envío de recordatorios de eventos es una práctica habitual y extendida, incluso para eventos presenciales. En el caso de aquellos virtuales, puede enviarse un correo electrónico recordando los datos del mismo. Si usas Bitrix24, puedes configurar el envío de recordatorios automáticos días u horas antes del inicio de la conferencia.

13. Ten un plan de contingencia

Por más que hayas sido sumamente puntilloso en la organización, siempre algo puede fallar. Puede suceder que un disertante se enferme o que tenga problemas de conexión, que tú mismo tengas inconvenientes para acceder a la plataforma o que algún expositor no encuentre su presentación.

Elaborar un plan de contingencia es la mejor manera de estar preparado para los eventos fortuitos. Resulta aconsejable que todo el equipo de organización esté al tanto del plan y que exista una consistente asignación de tareas en caso de que acontezca un inconveniente. Puedes usar para esto un gestor de tareas con gráfico Gantt como Bitrix24.

14. Mantén el protocolo

Llegado el momento de la conferencia virtual, no olvides que se trata de un evento formal, aun cuando las personas pueden estar participando desde la comodidad de sus hogares. Una correcta dicción, el uso de pausas y la entonación adecuada son requeridas para que todo el mundo comprenda lo expuesto y mantenga la atención.

Asimismo, es recomendable que solo la persona que está exponiendo tenga abierto el micrófono para evitar la intromisión de comentarios o ruidos molestos, como toses, ruidos de notas o de tipeo. En caso de ser necesario, el moderador podría hacer llegar al disertante los comentarios de los asistentes.

15. Cierra la conferencia virtual de forma creativa

En la actualidad, cada vez son más las empresas que llevan a cabo conferencias virtuales. Si quieres que la de tu compañía quede grabada a fuego en la mente de sus participantes, olvídate de las despedidas convencionales y opta por la creatividad.

Un show en vivo, un juego o cualquier opción de entretenimiento o interacción, incluso un sorteo, puede ser lo que necesitas para que tu conferencia online se distinga de todas las demás. Haz un brainstorming con tus compañeros y encuentra un cierre original para tu evento.

¿Aún tienes dudas sobre cómo organizar una conferencia? Preparar una checklist que te permita corroborar que has llevado a cabo cada uno de los pasos para organizar una conferencia y si deseas automatizar procesos y llevar tu conferencia a un nuevo nivel, opta por una plataforma integral como Bitrix24. ¿A qué esperas? ¡Crea tu cuenta gratis!