12 integraciones esenciales para tu software de gestión de proyectos

La gestión de proyectos en la actualidad es un proceso multifacético, que requiere de una sinergia eficiente de herramientas y recursos. Si bien un sólido software de gestión es fundamental, su potencial se desbloquea por completo cuando empleas algunas adecuadas integraciones de software de gestión de proyectos.

Ciertas conexiones estratégicas permiten expandir las capacidades de tu software, optimizar la colaboración, automatizar tareas y garantizar un flujo de trabajo más efectivo. A continuación, te presentaremos 12 integraciones de project management diseñadas para impulsar la eficiencia y el éxito de tus proyectos. ¿Quieres personalizar tu herramienta de gestión? Esta es una buena manera de hacerlo.

FAQ

Las 12 integraciones de project management que no deberían faltar en tu software de gestión

Seguramente, en los últimos años, hayas decidido invertir en un buen software de gestión que te permita asignar tareas de proyecto y recursos fácilmente, controlar avances y obtener datos de desempeño. Sin embargo, ¿sabías que puedes sacarle aún mucho más partido si agregas integraciones a tu software de gestión de proyectos?

Las integraciones de project management te permiten expandir las funcionalidades de tu plataforma, pudiendo, incluso, conectarla con otras herramientas y sistemas que tú y tus trabajadores utilizan a diario. Descubre 12 integraciones que no deberían faltar en tu software de gestión de proyectos.

1. Calendarios integrados para una mejor planificación de proyectos

Entre las principales integraciones de un software de gestión de proyectos, destacan los calendarios, ya que son esenciales para llevar un registro eficiente de los eventos, las reuniones y los plazos de cada proyecto. ¿Quieres obtener una visión clara de todas las actividades y, al mismo tiempo, identificar posibles conflictos y cuellos de botella de manera anticipada? ¡No lo dudes! Necesitas, entonces, un calendario que se integre totalmente con tu software de gestión. Así, podrás mejorar la planificación de los proyectos para completarlos de manera oportuna y eficiente, sin retrasos.

Bitrix24 ofrece integraciones de project management destacadas, como, por ejemplo, Google Calendar y Outlook, dos de los calendarios más extendidos actualmente. Sincroniza tu herramienta de gestión de proyectos con los calendarios de cada miembro del equipo de trabajo y verifica su disponibilidad en tiempo real. Esto simplifica la organización de citas y reuniones, así como la participación en capacitaciones y videoconferencias. Sin lugar a dudas, esta capacidad de compartir información de calendario, independientemente de la plataforma que cada profesional emplee, fomenta la colaboración y la transparencia dentro del equipo de trabajo.

2. Gestión de proyectos personalizada con un CRM que centralice los datos de los clientes

El sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM, por sus siglas en inglés) desempeña un papel fundamental en la gestión de proyectos al centralizar los datos de los clientes. No se trata solo de tener acceso a esta información, sino de cómo esta integración sienta las bases para la posterior personalización de la comunicación. Cada interacción del cliente con la empresa queda registrada en el CRM, al igual que sus datos de compras, gustos e intereses. 

El CRM te permite comprender en profundidad sus necesidades, expectativas y preferencias, y facilita, así, la adaptación de las estrategias y los enfoques a cada cliente. Al asegurarte de escoger un software de gestión con integraciones CRM, podrás generar soluciones a medida, aumentando su satisfacción y, por ende, su fidelización. De esta manera, tendrás la posibilidad de incrementar más fácilmente la conversión y acelerar el crecimiento de tu compañía.

3. Integraciones de seguimiento del tiempo para la gestión ágil de los proyectos

En el contexto actual, marcado por los cambios rápidos del entorno, cada vez más empresas optan por la gestión ágil de proyectos. La metodología agile impulsa la división de grandes tareas en otras más pequeñas, el seguimiento continuo del progreso y el ajuste regular de los recursos de manera eficiente. Las integraciones de seguimiento de tiempo optimizan el flujo de trabajo, algo fundamental para triunfar en estas circunstancias. Para obtener una visión general completa y una correcta monitorización de los proyectos, tu software de gestión debería ofrecer esta clase de integraciones.

Una herramienta de seguimiento del tiempo simplifica la visualización de la carga laboral y el análisis de las horas invertidas en cada tarea. Al controlar los hitos del proyecto, se determina si se debería incrementar el tiempo dedicado a determinada acción para cumplir con los objetivos planteados. Este tipo de aplicaciones permite que cada profesional ingrese sus horas trabajadas con un par de clics y simplifica, de este modo, el proceso de facturación. En el caso de Bitrix24, la plataforma se integra con Toggl, Timer Doctor y otras apps de uso extendido por freelancers y trabajadores a distancia.

4. Comunicación centralizada al emplear integraciones con algunos de los canales más extendidos a nivel empresarial

Ningún proyecto puede llegar a buen puerto si la comunicación entre el cliente y el equipo o, incluso, entre los miembros del equipo falla. De hecho, la comunicación efectiva se considera un pilar fundamental en la gestión de proyectos. La integración de tu software con herramientas de gestión de la comunicación fomenta el intercambio de información y la colaboración en tiempo real. De este modo, puedes asegurarte de que el equipo se encuentre en la misma página y todos reciban en tiempo y forma las actualizaciones, sin importar si lideras equipos presenciales, híbridos o remotos.

Realiza llamadas de voz, videollamadas o videoconferencias para fortalecer las relaciones entre los miembros del equipo, conversar con los clientes y brindar retroalimentación, entre otras posibilidades. Emplea los chats grupales para entregar información importante a todo el equipo de manera instantánea, evitando malentendidos y retrasos. Ya sea que utilices Bitrix24 u otras soluciones de gestión de proyectos, la total integración de las herramientas de comunicación mencionadas simplificará la coordinación de tareas y la resolución de problemas.

5. Automatización de ciertas tareas de proyecto para incrementar la eficiencia

La gestión de proyectos implica una multitud de procesos, desde la asignación de tareas hasta el seguimiento del progreso. Estas pueden consumir mucho tiempo y recursos si se realizan manualmente, sobre todo en el caso de tareas repetitivas. Las integraciones que permiten la automatización de tareas de proyecto son la solución que estás buscando para minimizar errores y liberar más tiempo para las tareas estratégicas y el pensamiento creativo.

Por ejemplo, las notificaciones y los recordatorios automáticos pueden mantener a todos los miembros del equipo informados sobre las fechas límite y las tareas pendientes. La asignación de recursos también se puede automatizar, asegurando que los recursos adecuados estén disponibles en el momento adecuado. Asimismo, las integraciones pueden recopilar datos automáticamente y generar informes detallados en tiempo real, lo que permite a los gerentes de proyectos tomar decisiones informadas de manera más rápida y precisa. Ahorra tiempo, también, generando automáticamente correos electrónicos y enrutándolos según triggers predeterminados. Bitrix24 aúna una multitud de soluciones de automatización de tareas, flujos de trabajo, gestión de recursos humanos, ventas, marketing, pero también dispone de integraciones de terceros que pueden amplificar sus funcionalidades.

6. Presupuesto de proyectos y seguimiento de gastos con integraciones de gestión financiera

¿Te preocupa garantizar la estabilidad financiera de tus proyectos y optimizar la gestión de recursos, así como para cumplir con los presupuestos predefinidos? Corrobora, entonces, que entre las integraciones de tu software de gestión de proyectos haya una de gestión financiera. El seguimiento de gastos y costes relacionados con tus proyectos te proporciona una visión precisa de qué porcentaje del presupuesto se ha utilizado y cuánto queda disponible. Así, podrás evitar desviaciones que puedan afectar negativamente a tus proyectos.

Por otra parte, la incorporación de herramientas de gestión financiera mejora significativamente la planificación del presupuesto de proyectos. Puedes establecer y rastrear presupuestos para proyectos individuales o tareas específicas, poniendo en práctica un manejo más eficiente de los recursos financieros. Asimismo, estas integraciones dentro de Bitrix24 poseen la capacidad de generar informes directamente desde tu software de gestión de proyectos. Tendrás una visión transparente del rendimiento de los mismos.

7. Integraciones de marketing por correo electrónico para direccionar las comunicaciones

A pesar del auge de los nuevos canales digitales, como las redes sociales, el marketing por correo electrónico sigue siendo una herramienta crucial de venta y comunicación para muchas organizaciones. Por eso, se trata de una de las integraciones de software de gestión de proyectos que no deberías dejar de lado. Los departamentos de marketing y ventas podrán planificar, poner en marcha y rastrear campañas de correo electrónico desde una ubicación centralizada. Incluso, podrán generar flujos automatizados en relación con las acciones ejecutadas por los receptores.

En el mercado español, hay muchas plataformas populares de envío de correos electrónicos. Bitrix24 se integra con tres de las más famosas, como MailChimp, SendinBlue y Unisender. Segmenta tu audiencia y envía mensajes pertinentes, sin duplicar tus esfuerzos. Accede a la información proporcionada por estas herramientas, evalúa el rendimiento de las campañas de email marketing y lleva a cabo modificaciones según fuera necesario para maximizar el impacto.

8. Gestión de riesgos para detectar obstáculos y adaptarse rápidamente a los cambios 

La incorporación de herramientas de gestión de riesgos en tu software de gestión de proyectos te brinda la capacidad de identificar, evaluar y tomar medidas anticipadas frente a posibles obstáculos. Una gestión de riesgos eficaz protege tu proyecto de desafíos imprevistos y asegura lograr los objetivos establecidos. Riskalyze y SAP Risk Management son dos integraciones Bitrix24 que permiten capturar y evaluar sistemáticamente los riesgos, tanto si empleas una gestión ágil como una gestión tradicional como método de administración de proyectos.

Además de la evaluación de los riesgos, estas aplicaciones facilitan la planificación de estrategias de mitigación y el seguimiento de su efectividad. Por ejemplo, SpiceLogic posee funcionalidades para categorizar riesgos, evaluar posibles impactos y definir acciones adecuadas. Nunca había sido tan fácil minimizar los peligros mediante el desarrollo de estrategias proactivas.

9. Gestión de documentos para simplificar la colaboración, incluso a distancia

En el entorno actual, los equipos a menudo están distribuidos en diferentes ubicaciones, convirtiendo a las apps de gestión de documentos en integraciones esenciales de todo software de gestión de proyectos. Herramientas como Microsoft One Drive, Box, Google Drive y Dropbox desempeñan un papel crucial al permitir una gestión fluida de información en el trabajo en proyectos. Comparte, almacena y administra documentos de manera transparente, con varios miembros del equipo colaborando en el mismo contenido. Facilita el intercambio de datos, garantiza la actualización constante y, sobre todo, la disponibilidad de documentos clave.

Los miembros del equipo pueden acceder a ellos para desarrollar su labor en cualquier momento y desde cualquier lugar. Bitrix24 permite compartir y gestionar documentos de manera colaborativa. Incluye control de versiones, capacidad de hacer comentarios y derechos de acceso personalizables. Esta última característica protege los datos confidenciales de tu empresa. Gracias a estas integraciones de software de gestión de proyectos, los equipos pueden centrarse por completo en sus tareas sin verse obstaculizados por largas búsquedas o versiones de documentos desactualizadas.

10. Monitorización de proyectos y de resultados a través de integraciones de análisis e informes

¿Cómo puedes evaluar el éxito de un proyecto o de una de las etapas determinadas por la gestión ágil de un proyecto? Necesitas datos fehacientes y comparaciones. Mediante la generación de informes, puedes hacer un seguimiento detallado del progreso de tus proyectos, la utilización de recursos y el retorno de la inversión (ROI), ofreciendo información valiosa a los stakeholders involucrados en el proyecto.

En plataformas de la talla de Bitrix24, puedes configurar las informaciones a recolectar, el momento en el que se llevan a cabo las evaluaciones y muchas otras características. Crea informes personalizados. Visualiza datos en tiempo real. Monitorea métricas clave y detecta tendencias. Evalúa si se han alcanzado los hitos del proyecto, identifica oportunidades de mejora y determina procesos a reproducir en un futuro. Además, puedes generar informes sobre diversos aspectos e, incluso, comparar datos con trimestres o años anteriores.

11. Integraciones de redes sociales para tu software de gestión

Cada vez más personas optan por contactar con las empresas a través de las redes sociales, como Facebook o Instagram, debido a la posibilidad de interactuar de manera directa y en el momento. Una de las ventajas más notables de emplear estas integraciones con el software de gestión de proyectos es la capacidad para simplificar el manejo de los comentarios, las preguntas y los problemas desde un único lugar. Esto permite dar una respuesta rápida a las consultas y cuidar la omnicanalidad empresarial.

Además, puedes acceder a datos de la audiencia, comprender mejor a los seguidores y desarrollar estrategias dirigidas de marketing y comunicación. En Bitrix24, podrás ver tus feeds integrados, así como notificaciones en tiempo real. Pero eso no es todo. Cada interacción se almacenará en el CRM para que nunca pierdas un dato sobre la relación con un prospecto o cliente. Configura la conexión directa en tu contact center y facilita la interacción efectiva con los clientes y la gestión de proyectos en general.

12. Almacenamiento en la nube para un rápido y fácil acceso a la información empresarial 

El uso de un servicio de almacenamiento en la nube no solo es necesario para los equipos remotos, sino también para los presenciales. Reduce la burocracia evitando la solicitud de información: permite, mejor, que los empleados con los permisos adecuados ingresen a los documentos siempre que lo precisen. Estas integraciones con el software de gestión de proyectos colaboran en el intercambio, el almacenamiento eficiente de archivos y la colaboración efectiva.

En el caso del software de gestión Bitrix24, sus funcionalidades igualan a las de otros sistemas de almacenamiento en la nube y brindan algunas posibilidades extra que pueden serte de gran utilidad.

Los miembros del equipo, por ejemplo, pueden cargar y compartir archivos directamente desde su cuenta de Bitrix24 a sus servicios de almacenamiento en la nube preferidos, como Dropbox o Google Drive. Favorece la colaboración óptima, incluso a distancia, para mejorar la productividad.

Las integraciones de tu software de gestión de proyectos incrementan su eficacia y la de tu equipo

Las integraciones de software de gestión de proyectos tienen un potencial significativo para mejorar la eficiencia de las soluciones de gestión. En general, facilitan la productividad, mejoran la comunicación y fortalecen la colaboración entre equipos, tanto presenciales como híbridos y remotos.

La clave está en seleccionar aquellas adecuadas según las necesidades específicas de tu empresa. Recuerda que existen numerosas integraciones de software de gestión de proyectos diferentes, que van desde la simplificación de la planificación de proyectos, la comunicación o la automatización de tareas hasta la monitorización de proyectos, la presupuestación o la preparación de informes.