10 secretos de personas altamente productivas para hacer el trabajo

La competitividad es parte intrínseca de la sociedad actual. Ya sea en la vida personal como en la profesional, pareciera ser que el ser humano ha nacido para competir. Frente a esta situación, las personas altamente productivas se encuentran en una posición de ventaja frente a las demás. 

Su alto nivel de organización les permite alcanzar sus objetivos con mayor facilidad, aportando no solo a su desarrollo profesional, sino también al crecimiento empresarial. ¿Te gustaría sumarte a este grupo de personas? ¿Quieres llevar tu carrera y tu compañía a la cima? Descubre, entonces, cuáles son los hábitos de las personas altamente productivas.

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10 cosas que las personas altamente productivas hacen en su día a día

En los últimos años, los especialistas se han dedicado a analizar los hábitos de las personas altamente productivas para intentar reproducirlos. La meta es, por supuesto, incrementar el rendimiento personal y, por ende, la productividad empresarial. Sin lugar a dudas, modificar algunas cuestiones en tu día a día puede ayudarte a hacer el trabajo más eficientemente, algo que como líder seguramente deseas. 

¿Cuánto tiempo pasas al día realizando tareas que consumen un gran porcentaje de tu tiempo, pero generan poco beneficio? Las personas altamente productivas se organizan de tal manera que pueden aprovechar cada minuto de sus horas laborales ¿Te gustaría, acaso, aprender sus principales trucos y secretos para ponerlos en práctica en tu día a día? Continúa leyendo, porque te lo contamos todo sobre los mejores hábitos de trabajo productivo.

1. Organizar la jornada y priorizar las tareas a realizar

Uno de los hábitos de las personas altamente productivas que deberías implementar es la organización. Efectivamente, una detallada planificación es la base de la productividad. De hecho, los trabajadores eficientes estructuran su día antes de finalizar su jornada laboral o, en su defecto, antes de acostarse. Asimismo, ordenan el espacio de trabajo. De esta manera, evitan pérdidas de tiempo y olvidos al tener que gestionar la organización a primera hora de la mañana. Por supuesto, siempre es recomendable que dejes dentro de tu planificación un tiempo libre para atender a los posibles imprevistos.

Ahora bien, no basta solamente con rellenar un calendario con las cuestiones a atender. Lo ideal es priorizarlas; es decir, determinar qué tareas son urgentes, cuáles necesarias y cuáles pueden delegarse. Para ello, podrías utilizar un calendario o, mejor aún, un gestor de proyectos y tareas que se conecte con tu calendario. Así, te será más fácil no solo planificar tu día, sino determinar la importancia de cada tarea e, incluso, el tiempo que puedes dedicar a cada una de ellas. Evita que las tareas repetitivas y sin importancia dominen tu jornada. Por el contrario, focaliza tu atención en aquellas actividades que deben concluirse hoy y procede de mayor a menor urgencia.

2. Evitar la multitarea

Muchas personas cometen el error de atender diferentes cuestiones en paralelo. Si bien practicar la multitarea puede ser una ventaja en algunos ámbitos de la vida, no lo es a la hora de hacer el trabajo. ¿Por qué? Sencillamente, porque estar pendiente de diversos asuntos a la vez merma la concentración y, por lo tanto, la productividad. Si comienzas una tarea, prosigue hasta terminarla. No la dejes por la mitad ni pretendas retomarla más tarde. Esto solo generaría mayores pérdidas de tiempo que es, justamente, lo que buscas evitar.

Asimismo, responder correos electrónicos, llamadas o mirar el móvil mientras trabajas puede afectar a tu productividad y, también, llevarte a cometer errores por distracción. En este sentido, uno de los hábitos de trabajo productivo más importantes es apagar el móvil y las notificaciones de email cuando se realiza una tarea fundamental. En algunos casos, es posible que un imponderable te impida concluir una tarea. No te preocupes: ocúpate siempre primero de lo urgente, antes de retomar otras actividades. Eso sí: es recomendable que ni bien solucionado el problema que te distrajo, vuelvas a la tarea en cuestión hasta darla por terminada.

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3. Tener metas claras

Las personas altamente productivas tienen objetivos definidos por delante. Las mismas se caracterizan por la claridad de mente; esto significa que marcan su propio camino. No se sientan a esperar las oportunidades, sino que las buscan. En lugar de aguardar mejoras, se ponen manos a la obra y las generan ellos mismos. Estas personas están orientadas a la eficacia e intentan alcanzarla en cada uno de sus movimientos.

Por ello, diseñan un plan estratégico con metas a corto, mediano y largo plazo. No dan un paso sin reflexionar si el mismo les lleva a donde quieren ir. ¿Por qué? Básicamente, porque tener metas ayuda a que se organicen y prioricen adecuadamente sus proyectos y tareas. Si sabes a dónde quieres llegar, comprenderás cómo hacerlo. 

4. Ser constante con la rutina

Otro de los secretos mejor guardados de las personas altamente productivas es su apego a la rutina. Esta se relaciona íntimamente con la planificación y la organización, los pilares de la productividad. Por eso, es normal que se apeguen a sus rutinas de manera llamativa para otros seres humanos. Habitualmente, estas sobrepasan el ámbito laboral. No es raro que lleven a cabo siempre su desayuno, su descanso, su comida y su momento de ejercicio a la misma hora. Asimismo, suelen vestir de manera similar cada día: no pierden el tiempo en nimiedades.

Estas personas son conscientes del valor de su tiempo y, a su vez, de la importancia de mantener la energía estable a lo largo del día. Situación improbable si se saltean comidas o duermen poco o mal. En aras de aumentar su productividad, han desarrollado una rutina que les permite alimentarse correctamente, descansar lo necesario y disfrutar de sus pasatiempos. ¿El resultado? Una energía estable, una sensación de satisfacción, un mejor ánimo y un mayor concentración. ¿Estás pensando en cómo organizar tu rutina diaria?

5. Minimizar la cantidad de reuniones y optimizarlas

¿Cuántas horas por semana inviertes en reuniones? En muchos casos, estas reuniones son esenciales para el correcto funcionamiento de un equipo de trabajo. No obstante, es probable que las mismas se alarguen más de lo previsto o que, sencillamente, participes en más reuniones de las que deberías. Las personas altamente productivas minimizan la cantidad de reuniones en la medida de lo posible. Además, proponen estructuras para optimizar el tiempo de cada reunión al máximo.

En general, las reuniones de entre 15 y 20 minutos pueden ser más eficientes que aquellas que se alargan durante horas. Si evalúas el tiempo invertido en las reuniones, verás que una gran cantidad de minutos se ocupa con conversación intrascendente. La mejor manera de incrementar la eficiencia es generando una guía de reuniones que cada participante reciba con anterioridad de la misma. De esta manera, se elude la presentación de la temática y se puede avanzar en la solución con mayor prontitud. En algunas circunstancias, puede ser incluso aconsejable optar por las reuniones a través de videollamadas. Esto evita la movilización de personas, los cafés compartidos y otras cuestiones superfluas.

6. Decir “No” a las tareas que no aportan nada

Saber decir “No” es tan esencial como saber organizarte. En muchas ocasiones, es posible que te sientas obligado a aceptar un compromiso cuando, en realidad, lo único que deseas es negarte. No lo dudes y di “No”. Las personas altamente productivas comprenden que aquellas tareas que no les brindan satisfacción ni  beneficio laboral o personal no son estratégicas. Como tales, directamente declinan el compromiso y cuidan, de esta forma, su preciado tiempo.

Si realmente quieres aumentar tu productividad al hacer el trabajo, valora tu propio tiempo. No lo malgastes ni lo dones así por qué sí. Plantéate todo lo que podrías hacer si no tuvieses esos compromisos que no te llenan de ninguna manera. Esas horas invertidas podrían haber servido para terminar el proyecto que tienes en mente, para avanzar en tu proyección profesional o, simplemente, para disfrutar de tiempo libre. ¿Merece la pena decir aceptar una tarea o proyecto para quedar bien? Claro que no. Evalúa cada solicitud y comprométete solo con aquellas que sirven a tu objetivo personal. 

7. Bloquear el calendario para tener tiempo libre

Entre los hábitos de las personas altamente productivas que pueden resultar más curiosos se encuentra este: el bloqueo del calendario para gozar de tiempo libre. Si bien puede resultar extraño, al analizar la situación es fácil comprender el porqué. La conciliación laboral y familiar, así como el aprovechamiento del tiempo libre, son esenciales para mantener buenos niveles de energía y evitar el burnout. En la actualidad, cada vez son más los empresarios, líderes y empleados afectados por el famoso síndrome de desgaste profesional, o burnout. Los síntomas van desde el agotamiento hasta la falta de motivación. 

¿Te imaginas qué sería de tu compañía o de tus proyectos si esto te sucediera a ti? Las personas altamente productivas se lo han planteado y, por eso, han concluido que la mejor manera de actuar es la prevención. Así, bloquean su calendario para tener tiempo libre. Por otra parte, al delimitar el tiempo de trabajo, lo aprovechan aún mejor. ¿Cómo te organizarías si supieses que solo te queda una X cantidad de tiempo para cumplir tu objetivo? Seguramente, exprimirías cada segundo. Eso es lo que hacen quienes tienen hábitos de trabajo productivo.

8. Delegar tanto como sea posible

Al pensar en ejemplos de trabajo productivo, es necesario mencionar el acto de delegar. Las personas altamente productivas tienen una enorme capacidad de análisis. Al recibir una tarea, lo primero que se plantean es de qué manera la misma puede completarse eficientemente. Se sacan a sí mismos de la ecuación para, de esta forma, determinar los pasos más adecuados a seguir. Esto permite que determinen prioridades y, así, escojan aquellas tareas a delegar.

En este punto, merece la pena destacar que la única manera eficaz de delegar es evitando la microgestión. De nada sirve que traspases una tarea a un colega o subordinado, si piensas seguir cada movimiento que este haga. Debes confiar en la persona en la que has depositado la actividad. Recuerda: no puedes estar en todos lados al mismo tiempo. La única manera de aumentar tu productividad es que te ocupes de lo importante y dejes a otros las tareas repetitivas o prescindibles para ti.

9. Crear días temáticos o bloques temáticos

Si nunca antes has oído hablar de los días o bloques temáticos, ha llegado la hora de que descubras uno de los hábitos de trabajo productivo más extendidos. El time blocking, o la organización por bloques temáticos, es una técnica diseñada para estructurar las tareas a través de un hilo conductor. La meta es minimizar las interrupciones generadas por el cambio de temática o actividad. De esta manera, puedes determinar bloques de tareas en tu día a día, según la prioridad de cada una de las mismas. 

Algunas personas altamente productivas utilizan esta planificación con días; por ejemplo, determinando que el lunes por la tarde es el día de las reuniones. Otras, simplemente, generan bloques temporales con tareas. Esto se engloba dentro de la Técnica Pomodoro. En este caso, escoges la tarea prioritaria en la que vas a trabajar y al comenzar, colocas el temporizador para dedicarte intensivamente a ella. Cuando el temporizador suena, tomas una breve pausa y, luego, continúas con otro «pomodoro», o periodo de concentración. Cada cuatro pomodoros, deberías realizar una pausa más larga. Así, podrás mantener tu nivel de energía estable.

10. Aceptar los errores y seguir adelante

¿Te has equivocado? Sucede. No lo tomes personal, no te regodees en tu fracaso. Asume la situación, aprende de tu error y sigue adelante. Las personas altamente productivas no pierden tiempo bloqueándose con algo que no pueden cambiar. Por el contrario, tras analizar qué ha salido mal, interiorizan lo acontecido para no volver a cometer dicho error y se abocan a su trabajo con gran empeño.

Es imposible evitar equivocarse. A todo el mundo le sucede. No dejes que un error te impida avanzar. Aprende de tus errores para poder identificar situaciones similares en un futuro. Crea planes de contingencia siempre que sea posible y continúa adelante. Tu meta te espera y el tiempo no se detiene. ¿Quieres ser más productivo? Deja el pasado atrás y busca maneras para mejorar en el futuro.

Pon a prueba los hábitos de las personas altamente productivas y transfórmate en una de ellas

Las personas altamente productivas han sabido evaluar sus habilidades y han construido sobre ellas su eficacia y su éxito. Crean rutinas que les sirven de estructura para evitar perder tiempo. Asimismo, minimizan las distracciones y mantienen su focalización en lo verdaderamente importante. Saben aceptar que se han equivocado y disfrutar del tiempo libre. Se preocupan por su eficacia, pero también por su nivel de energía.

Sigue los hábitos de las personas altamente productivas que hemos compartido contigo e incrementa tu productividad a límites insospechados. Deja de ocuparte con tareas que puedes automatizar y concéntrate en aquellas estratégicas que te permitirán alcanzar tu meta. ¿Aún no tienes un objetivo? Empieza por allí. Sin un lugar a dónde llegar, nunca sabrás cómo hacerlo.