10 conceptos básicos esenciales para la gestión de proyectos de vídeo

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Gestión de proyectos de vídeo: lo que debes saber

La gestión de proyectos de vídeo es un proceso complejo que engloba una gran cantidad de tareas y subtareas desde la planificación conceptual hasta la distribución y la comercialización del vídeo. Como puedes imaginar, contar con un gestor de tareas y diversas herramientas de comunicación bidireccional resulta fundamental para una correcta administración de proyectos de vídeo. En caso contrario, se corre el riesgo de demoras que podrían encarecer el costo total del proyecto.

Asimismo, es crucial que durante la preproducción se lleve a cabo un exhaustivo análisis para determinar los pilares que sentarán las bases del proyecto. De hecho, dicha investigación es el puntapié inicial de toda gestión de proyectos de vídeo exitosa. Sin la misma, es imposible augurar el éxito de una producción. Es más: podría señalarse que la misma estaría abocada a una continua vorágine de cambios sobre la marcha que, solamente, mermarían la productividad. Por supuesto, esto repercutiría en el presupuesto y, por lo tanto, en las posibles ganancias. ¿Quieres descubrir cuáles son los conceptos de la gestión de proyectos de vídeo que debes conocer?

1. Audiencia específica

Determinar el buyer persona en el negocio de vídeos es tan importante como en cualquier otro. No deberías iniciar ningún proyecto sin haber definido estratégicamente a quién apunta el producto que crearás. Esto implica realizar un detallado perfil de tu cliente ideal. Para ello, pregúntate: ¿quién puede interesarse por la temática? ¿Qué edad tiene? ¿Cuál es su género? ¿Qué le motiva?

En líneas generales, al delinear la personalidad de tu buyer persona deberías obtener datos básicos, entre los que destacan la demografía, las aficiones y los intereses, las motivaciones, las carreras o trabajos de los posibles clientes y los pain points de la audiencia. Estos últimos, llamados también “puntos de dolor”, permiten conocer las problemáticas a las que se enfrentan tus potenciales clientes. Así, puedes plantear cómo tu vídeo puede contribuir a resolver dichos problemas. Conocer en profundidad a tu buyer persona te permitirá direccionar adecuadamente el mensaje de tu vídeo.

2. Mensaje direccionado

Una vez que sabes a quién dirigirás los esfuerzos, debes definir el mensaje. Ha llegado, entonces, el momento de la lluvia de ideas. Sin lugar a dudas, contar con una plataforma colaborativa puede ser una excelente opción para la administración de ideas, al almacenarlas todas en un único lugar. Básicamente, debes pensar en profundidad qué esperas que tu audiencia reciba de tu vídeo. ¿Entretenimiento, información educacional, datos comerciales…? Recuerda que este mensaje debe dar respuesta al problema de tu público objetivo.

Si bien puede resultar tentador presentar múltiples mensajes en un vídeo para, así, aprovechar la inversión, esto no resulta recomendable. El exceso de información puede ser contraproducente y generar una saturación de información que, en última instancia, puede marear al buyer persona. Lo ideal es utilizar un único mensaje. Ser claro y concreto es la mejor opción.

3. Duración del vídeo

Establecer la duración del vídeo dentro de las primeras etapas de preproducción es fundamental para una gestión de proyectos de vídeo eficaz. ¿Por qué? Sencillamente, porque la duración impacta directamente en el presupuesto. Los vídeos más complejos y largos llevan un tiempo mayor de producción que aquellos más cortos.

Habitualmente, los vídeos de marketing no suelen sobrepasar los tres minutos. De hecho, si se desea utilizarlos en redes sociales, no deberían exceder los 59 segundos. Ahora bien, se recomienda adaptar la duración a la etapa del embudo de ventas en la que se encuentre tu audiencia y al objetivo del proyecto. Si tu audiencia se encuentra en la base, crea un vídeo más corto. Si, por el contrario, está cerca de la conversión, un vídeo explicativo más largo puede ser lo que necesitas para cerrar la venta.

4. Guión claro

Uno de los grandes secretos de la gestión de proyectos de vídeo es desarrollar un guión claro y profesional. Tras determinar el mensaje, es necesario producir el guión de todo lo que se va a decir. Recurrir a un especialista publicitario puede ser una buena manera de asegurar la generación de un mensaje claro y persuasivo. 

Esta etapa de preproducción suele ser bastante larga, ya que normalmente se presentan varios guiones antes de obtener la aprobación final, Esto se debe a que el guión debe ser revisado varias veces por diferentes personas hasta obtener un resultado final pulido. Recién en ese momento es posible comenzar a filmar.

5. Presupuesto realista

Al igual que en cualquier otra clase de proyecto, la determinación de un presupuesto en la etapa de preproducción es esencial. Al fin y al cabo, un presupuesto servirá de guía a todas las decisiones creativas que debas tomar a lo largo de la producción. Por otra parte, contar con esta definición en estadios tempranos ayuda a evitar gastos excesivos.

A la hora de desarrollar el presupuesto, no reduzcas costos con el único fin de obtener el número que tienes en mente. Recuerda que el fin último de tu vídeo es lograr un impacto positivo en tu audiencia. Por lo tanto, se trata de una inversión. Para que la misma resulte rentable, debes ser capaz de presentar tu mensaje de manera atractiva. Esto implica producir un vídeo de calidad adaptado a tu buyer persona. 

6. Guión técnico

Conocido en la jerga como shot list, el guión técnico señala todas y cada una de las tomas que aparecerán en el vídeo. Básicamente, se trata de una guía gráfica específica y desglosada. Aquí, se apunta el estilo de toma, incluyendo si se trata de un primer plano, una toma en picada o una toma de aire, por ejemplo.

Por lo general, los encargados de redactar el guión técnico son el director y el director de fotografía. Entre ambos, desarrollan cada una de las tomas sobre la base de sus conocimientos sobre iluminación, movimientos de cámara, puesta en escena y mucho más. Se trata de una verdadera guía de ejecución que facilita obtener el resultado esperado.

7. Guión gráfico

¿Y ahora? Ya tienes el mensaje a transmitir a una audiencia determinada, incluso tienes el tono de la comunicación y el estilo que le imprimirás al vídeo a través de las diferentes tomas. Es momento de preparar el guión gráfico. 

Los guiones gráficos, también conocidos como storyboards, son un conjunto de ilustraciones que se organizan secuencialmente para guiar la filmación. De esta manera, no solo se puede previsualizar lo que se va a decir, sino también qué se va a mostrar. Por supuesto, en el storyboard se incluye, también, la diagramación de tiempos que, más adelante, ayudará a los editores a generar el resultado esperado.

8. Ubicaciones de filmación

Otro paso de vital importancia en la gestión de proyectos de vídeo es la elección de las ubicaciones de filmación. Tras realizar el storyboard, habrán quedado completamente claras las necesidades del vídeo. De este modo, será más fácil escoger los mejores lugares para rodar el vídeo.

Ten en cuenta que es posible que sea necesario solicitar permisos de filmación, si deseas rodar en interiores que no pertenecen a tu empresa ni a tu cliente. Lo mismo en el caso de desear hacer tomar en exteriores. Otra opción es invertir en estudios de filmación que ofrezcan variados decorados que puedan personalizarse. Así, el clima no arruinará un día de filmación ni aumentará los costos establecidos.

9. Cronograma de producción

Una de las principales necesidades para la correcta administración de equipos de vídeo es contar con un cronograma de producción que organice cada tarea y el orden en el que se deben ejecutar. El mismo recoge la información de fechas y horarios de filmación en cada una de las ubicaciones seleccionadas. El objetivo del mismo es aprovechar al máximo cada una de estas ubicaciones.

Por otro lado, incluye los horarios a respetar por cada miembro del equipo y, también, del elenco. Pero eso no es todo: desglosa el material y equipo necesario para cada toma. Y, también, las escenas a filmar, en qué momento del día y en qué lugar. Se trata, sin lugar a dudas, de un verdadero punto de referencia para la ejecución de la producción. Idealmente, el cronograma debería ser accesible por todos los miembros del equipo de manera remota. Para ello, nada mejor que implementar una plataforma de gestión de proyectos completa como Bitrix24. Además, compartir e interactuar será mucho más sencillo gracias a su amplia variedad de herramientas de comunicación.

10. Edición

Como puedes ver, son muchas las variables a considerar al hablar de la gestión de proyectos de vídeo. Entre los conceptos que debes conocer se encuentra la edición. La persona encargada de este proceso realiza un montaje de fragmentos de vídeo, gráficos, fotografías, audios y música. También, incorpora efectos especiales si fuese necesario.

A este fin, el editor sigue el storyboard desarrollado durante la preproducción. La meta es obtener una pieza de vídeo única que sea capaz de captar la atención a la vez que transmita claramente el mensaje deseado. Como puedes imaginar, debes involucrarte en el proceso para asegurarte de obtener el resultado deseado.

Emplea una plataforma integral para la gestión de proyectos de vídeo

Como has podido descubrir, los proyectos de vídeo están conformados por decenas de pequeñas tareas, cuya consecución augura el éxito. A fin de alcanzar la cima, no hay mejor opción que implementar herramientas de gestión de proyectos y tareas. Asimismo, la administración de equipos de vídeo requiere de una comunicación constante y en ambas direcciones para facilitar el cumplimiento de los objetivos.

Entre todas las opciones disponibles en el mercado, destaca Bitrix24, la plataforma integral que aúna gestor de tareas, calendarios grupales e individuales, chat, llamadas y videollamadas en HD. Por otro lado, incluye un gestor documental que posibilita la edición de archivos en tiempo real, con comentarios. Igualmente, cuenta con plantillas de proyectos para crear uno nuevo sobre la base de los anteriores. También, puedes generar plantillas de presupuestos para simplificar estas tareas, entre muchas otras posibilidades. ¿A qué esperas para crear tu cuenta en Bitrix24?