Uno de los activos más valiosos que poseemos como profesionales y, también, como seres humanos es el tiempo. Al ser limitado, su manejo debe ser eficaz para lograr hacer todo lo que nos hemos propuesto en tiempo y forma. Una deficiente gestión del mismo podría generar agotamiento, o burnout, sobre todo en los encargados de RR. HH., un área esencial que posee gran variedad de responsabilidades. Por este motivo, es importante que conozcas los conceptos básicos para una correcta gestión del tiempo de Recursos Humanos.

Si como responsable de RR. HH. sientes que te enfrentas a múltiples problemas cada día y no sabes exactamente cómo aumentar tu productividad, encontrarás en este artículo diferentes formas prácticas de optimizar el tiempo de trabajo. ¡Toma nota!

FAQ

¿Qué es la gestión del tiempo en el trabajo?

La gestión del tiempo en el trabajo es un proceso organizativo por el cual se distribuye el tiempo laboral para llevar a cabo diferentes tareas. La coordinación de las actividades permite maximizar la eficacia de los esfuerzos de un individuo para alcanzar los objetivos organizacionales.

¿¿Por qué es importante la gestión del tiempo de Recursos Humanos?

La gestión del tiempo de Recursos Humanos es importante porque contribuye a aumentar la productividad del personal. El departamento de RR. HH. puede mejorar la eficiencia de la plantilla a través de la enseñanza del uso eficiente del tiempo y la implementación de un software de gestión del tiempo y recursos humanos.

¿Cuáles son las técnicas de gestión del tiempo más utilizadas?

Algunas de las principales técnicas de gestión del tiempo son las siguientes:

Creación de listas de tareas.
Elaboración de mapas mentales.
Implementación de un software para la gestión del tiempo
Uso de la regla 80/20, o priorización de tareas y delegación de las mismas.
Automatización de tareas.
Concentración absoluta tarea por tarea.
Planificación total de las reuniones.
Técnica Pomodoro.
Bloqueo de tiempo.
Poner límites a tus responsabilidades.

¿Qué funcionalidades debería incluir un buen software de gestión del tiempo de Recursos Humanos?

Las funcionalidades básicas que todo buen software de gestión del tiempo de Recursos Humanos debería incluir son:

Información de contacto de empleados, así como su salario y beneficios.
Gestión de reclutamiento y procesos asociados.
Calendario de empresa.
Gráficos de ausencias y horarios de turnos.
Reloj de entrada y salida y control de las horas trabajadas.
Gestión de nóminas.
Informes de productividad y análisis.
Módulo de formación de los empleados.
Automatización de procesos repetitivos.

Cómo gestionar el tiempo: consejos esenciales para equipos de RR. HH.

Un responsable de Recursos Humanos se ocupa, básicamente, de todo lo que compete a los empleados de la compañía. Una de sus funciones es servir de enlace entre la cúpula directiva y la plantilla. No obstante, las tareas a llevar a cabo son múltiples. Dicho departamento distribuye, mantiene, forma y respalda al principal recurso de una empresa: sus trabajadores. Por lo tanto, su función resulta extensa y, por ende, agobiante si no se cuenta con una efectiva gestión del tiempo de Recursos Humanos.

La definición de gestión del tiempo hace referencia a la planificación de un proceso que permita la mejor utilización de los recursos con el fin de alcanzar las metas. Por supuesto, también implica la ejecución de dicho proceso. Si eres un manager de Recursos Humanos y luchas diariamente con la administración de tu tiempo, has llegado al lugar correcto. A continuación, presentaremos algunas excelentes ideas para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo.

1. Elabora listas de tareas eficientes

El primer paso para una eficaz gestión del tiempo de Recursos Humanos es planificar tu día. Para ello, nada mejor que redactar una lista de tareas. Esto te permitirá saber exactamente qué debes llevar a cabo antes de la finalización de tu jornada. Quizá la mejor manera de hacer esto es utilizar un software de gestión del tiempo para recursos humanos que permita generar listas con tareas repetitivas, además de agregar aquellas puntuales. Tómate unos 10 minutos al inicio del día para visualizar todas las tareas y determinar su nivel de importancia y de urgencia.

Si quieres ser aún más eficiente, deberías asociar tu lista de tareas a tu calendario. De este modo, podrás observar de manera más concreta y sencilla cuáles son las fechas límite de entrega. La mayoría de las herramientas de gestión de tiempo incluyen calendarios individuales y grupales. De este modo, podrás asentar tus compromisos y tareas en un único lugar. Bitrix24, por ejemplo, facilita la visualización a través del uso de Tableros Kanban o Diagramas de Gantt. Ambas opciones incorporan colores para que puedas determinar de un vistazo la urgencia de cada tarea.

2. Organiza las tareas más exigentes durante tus momentos de mayor concentración

Cada persona es diferente, no solo en lo referido a sus talentos y gustos, sino también a su nivel de concentración. Durante una jornada de trabajo, pasas por periodos de mayor concentración y otros en los que necesitas de un descanso, algo totalmente normal y esperable. De hecho, los expertos señalan que los bloques productivos duran aproximadamente 90 minutos. Luego, la mente requiere de un pequeño descanso.

Uno de los mejores consejos de gestión del tiempo es analizar tu propio funcionamiento. ¿En qué momentos del día sientes mayor energía? ¿Cuándo te resulta más fácil concentrarte? ¿Eres capaz de reconocer esos periodos de mayor cansancio y menor rendimiento? Presta atención a tu día a día y elabora mapas mentales. Evalúa tu accionar. Una vez conozcas tus momentos de mayor concentración, utilízalos para llevar a cabo las tareas más exigentes, importantes y urgentes. Tras 90 minutos de concentración absoluta, relájate unos minutos. Aprovecha para estirar las piernas, beber un café o, sencillamente, dedicarte a tareas menos estresantes.

3. Utiliza un software de gestión del tiempo para Recursos Humanos

La tecnología ha cambiado la manera de ver el mundo y, por supuesto, de gestionar las empresas. Entre sus principales ventajas, destaca la posibilidad de administrar mejor el tiempo de trabajo con su ayuda. En el mercado, existen múltiples plataformas que facilitan la gestión del tiempo para Recursos Humanos. Las mismas contribuyen a agilizar los procesos a través de la automatización de tareas repetitivas y, también, a que organices tu tiempo. Más allá de los calendarios personales, grupales o el calendario de empresa, que bien pueden ayudarte a determinar urgencias de tareas, un buen software de gestión del tiempo y Recursos Humanos ofrece otras funcionalidades.

Una de estas funcionalidades más destacables es la integración de un gestor de tareas y proyectos completo. Esta aplicación te permite dividir una tarea y crear dependencias entre ellas. Así, las tareas secundarias deberán llevarse a cabo para cumplir la tarea madre. En caso de retraso de una tarea, la fecha de entrega de la tarea madre se modificaría automáticamente. El uso de esta solución permitirá asignar responsabilidades a los miembros de tu equipo de trabajo, con fecha límite y recursos. Controla, así, fácilmente el avance de cada tarea. Algunas plataformas, como Bitrix24, ofrecen también herramientas que facilitan la comunicación con tus colegas, para corroborar el estado de cada tarea, o incluso con los empleados, para seguir cualquier avance. Por otra parte, la app genera informes de trabajo y reportes diarios que facilitan la evaluación del rendimiento personal y grupal. ¡Nunca ha sido más fácil gestionar tu propio tiempo y el de tus subordinados!

4. Delega tareas a los miembros de tu equipo de trabajo

Como ya hemos mencionado, los especialistas en Recursos Humanos se enfrentan a una enorme cantidad de tareas a realizar cada día. Algunas de ellas no revisten una importancia estratégica. Como miembro del equipo de RR. HH., tu mente no debería ocuparse con tareas que no implican mayor importancia ni urgencia. Deberías concentrarte en el desarrollo de estrategias que colaboren en la consecución de los objetivos empresariales. La regla 80/20 señala que el 20 % de tus tareas tendrán el mayor impacto y el 80 % restante son tareas que podrían ser delegadas o suprimidas.

A este fin, una de las mejores estrategias de gestión del tiempo de Recursos Humanos que deberías poner en práctica es delegar. Toma en consideración todas las tareas de las que te haces cargo. Estima el impacto que cada una de ellas tiene en tu día. ¿Cuánto tiempo le dedicas a cada tarea? ¿Qué efecto tiene en la estrategia de la empresa? Aquellas tareas recurrentes, o alineadas con los intereses o habilidades de otro miembro de tu equipo, deberían ser transferidas a otra persona. Por supuesto, no olvides dejar claras las responsabilidades, fechas de entrega y recursos asignados en el gestor de tareas de tu empresa. Esto evitará olvidos por parte del nuevo responsable y, también, te permitirá controlar el cumplimiento de cada actividad.

5. Confía en la automatización de tareas y los flujos de trabajo

Algunas tareas consumen bastante tiempo de tu jornada laboral. Si bien pueden ser importantes, quizá no revistan urgencia o se repitan en el tiempo. Estas tareas podrían automatizarse para evitar que tú o los miembros del equipo de RR. HH. debáis invertir tiempo y esfuerzo en llevarlas a cabo. Nos referimos a tareas que un software de gestión del tiempo y recursos humanos puede administrar, como la rápida creación de un organigrama empresarial o su actualización tras una modificación en el archivo personal de algún empleado, la elaboración de respuestas automáticas a solicitudes o la programación de reuniones repetitivas, por ejemplo. Un software como Bitrix24 simplifica los procesos de selección de personal, al permitir la creación de una bolsa de trabajo interna y almacenar directamente los CV recibidos, además de facilitar la calificación automáticas de las candidaturas.

Con esta solución también podrás llevar a cabo procesos de onboarding y offboarding más fluidos gracias a la firma online de documentos y el almacenamiento de los mismos en el gestor documental de la empresa. Prepara módulos de capacitación en pocos minutos utilizando las plantillas de la app y envía multitud de invitaciones al momento para participar. Aprueba las horas trabajadas y recogidas por el reloj registrador de Bitrix24. Obtén informes de trabajo y rendimiento automáticamente, y usa los resultados para desarrollar estrategias para motivar a los empleados. Por otra parte, confía en la automatización robótica de procesos (RPA) y olvídate de los interminables procesos de aprobación. Utiliza las plantillas de flujos de trabajo para optimizar procesos estandarizados. Modifica las plantillas para adaptarlas a las necesidades de tu empresa y usa la automatización inteligente de procesos (SPA) de Bitrix24. Facilita la solicitud de bajas de maternidad/paternidad, por enfermedad o vacaciones. Simplifica la gestión y pago de nóminas y otros beneficios. Como ves, las opciones de automatización son múltiples y realmente impactarán en la gestión del tiempo de Recursos Humanos.

6. Olvídate de la multitarea

La multitarea, o multitasking, es un concepto extendido y considerado por muchas personas como positivo. No obstante, los especialistas señalan que la multitarea no incrementa la productividad. Por el contrario, puede dañarla considerablemente. ¿Por qué? Sencillamente, porque el cerebro humano está configurado para prestar total atención a una cosa por vez. Por eso, cuando intentas hacer varias tareas al mismo tiempo, aumenta considerablemente el riesgo de error.

Por otra parte, la realización de varias tareas en paralelo puede generarte una sensación de agobio que solo contribuye a elevar tu nivel de estrés. Así, te cansarás más rápido y, en última instancia, no cumplirás con todo lo que tenías planeado. Si deseas mejorar tu gestión del tiempo de Recursos Humanos, ocúpate de una tarea por vez. Apaga el volumen del móvil. Cierra el correo electrónico. Solicita que no te pasen llamadas. Escoge la tarea y ponte a trabajar en la misma hasta que la termines (o tu mente necesite un descanso). Verás que, de este modo, aumenta tu productividad.

7. Planifica tus reuniones al milímetro

Como manager de Recursos Humanos, seguramente tengas multitud de reuniones cada semana. Esto supone una enorme inversión de tiempo de tu parte. Ahora bien, ¿en qué medida es necesario que tengas tantas reuniones? Seguramente, algunas sean esenciales para la motivación y satisfacción de la plantilla. Otras serán informativas para la cúpula directiva y, finalmente, unas pocas serán meramente estratégicas.

El secreto para una buena gestión del tiempo de Recursos Humanos es consolidar las reuniones. Para ello, planifica el tiempo estimado de la reunión y, sobre todo, la cantidad de minutos que se destinará a cada sección de la reunión. Esto te permitirá controlar el tiempo invertido y repercutirá en una mejor gestión del tiempo de trabajo para ti y para los demás participantes. Recuerda enviar la planificación de la reunión a los asistentes con antelación. Es importante que todos se atengan a la misma para que esta estrategia dé sus frutos.

8. Pon en práctica la Técnica Pomodoro

¿Has oído hablar de la Técnica Pomodoro? Esta técnica fue inventada por Francesco Cirillo e indica que el tiempo de concentración total es breve. Por eso, divide el tiempo en bloques de trabajo llamados «pomodoros». Para ponerla en práctica, deberías asignar una cantidad de bloques a cada tarea. En general, cada uno de ellos dura 25 minutos.

Pon un temporizador y comienza tu labor. Una vez suene, descansa durante entre 3 y 5 minutos. Deja tu mente en blanco. Da un paseo por la oficina. Bebe un vaso de agua. Haz lo que necesites para recuperar un estado de total concentración. Luego, continúa con tu tarea durante un bloque más. Repite el proceso hasta cumplir con cuatro pomodoros; es decir, con un total de 110 minutos trabajados. Descansa, entonces, durante 20 minutos. Los descansos regulares te ayudarán a mantener una mente más fresca y activa. Una buena gestión del tiempo de Recursos Humanos constaría de 12 pomodoros, siendo 16 un resultado excepcional.

9. Aplica la técnica de bloqueo de tiempo a tu día laboral

El bloqueo del tiempo es una excelente táctica de gestión del tiempo de Recursos Humanos. En primer lugar, deberías poner en práctica lo que recomiendas a cada empleado: “no trabajar fuera del horario laboral”. Evita revisar el correo electrónico, o tener reuniones cuando deberías estar descansando. Coge vacaciones y deja el trabajo en la oficina. Esta visión te ayudará a minimizar el riesgo de estrés. Al regresar al trabajo, tendrás mayor energía y, por lo tanto, serás más productivo.

Por otra parte, el bloqueo de tiempo puede ser útil para pautar determinados días u horarios para actividades particulares. ¿Tienes varias reuniones esta semana? ¿Por qué no las centralizas el mismo día y las llevas a cabo de manera online, a través de una herramienta de videollamadas en HD? ¿Debes formar a nuevos empleados? Dedica un par de mañanas a la semana a hacerlo. Esta organización te permitirá asignar mejor tu tiempo.

10. No sobrecargues tu día laboral con tareas que no te competen

¿Más de una vez te has encontrado trabajando después de tu jornada o, incluso, desde casa para cumplir con una fecha límite porque te has ocupado de otra tarea antes? Muchos gerentes de RR. HH. se encuentran en esta posición tarde o temprano. Tu formación y, seguramente, tu propia inclinación natural hacen que desees apoyar a cada miembro de la plantilla. Así, quizá te cueste decir que no.

Si este es el caso, ha llegado el momento de que empieces a negarte. No puedes comprometerte con todo a la vez. Tu tiempo es un tesoro que deberías cuidar. Está bien decir que no y priorizar tus compromisos. No sobrecargues tu horario. Antes de aceptar una nueva tarea, una nueva reunión o un evento concreto, verifica que puedes asumirlo sin ver afectada la calidad de tu labor.

Apuesta por una eficaz gestión del tiempo de Recursos Humanos

El área de Recursos Humanos está en continuo movimiento. Se trata de una verdadera columna vertebral de la compañía y, como tal, sus funciones son amplias y extendidas. Por este motivo, merece la pena invertir en herramientas que fomenten una eficiente gestión del tiempo de Recursos Humanos.

Revisa tus tareas y delega aquellas que no sean estratégicas. Instala un software de gestión del tiempo de Recursos Humanos, automatiza tareas y asigna responsabilidades. Controla el rendimiento de tus empleados a través de los informes de trabajo. Elabora listas de tareas y no olvides priorizarlas para saber cuál debes realizar en cada momento. Pon en práctica estrategias de gestión del tiempo, como la Técnica Pomodoro y el bloqueo del tiempo. ¿Aún no tienes una plataforma que colabore con tu labor de RR. HH.? Crea tu cuenta de Bitrix24 hoy mismo.

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