10 elementos esenciales para el despacho en casa de un emprendedor

Los elementos esenciales para un despacho en casa son los siguientes:

• Ordenador.
• Otros dispositivos electrónicos.
• Mobiliario.
• Conexión a internet.
• Iluminación.
• Software.
• Material de oficina.
• Teléfono profesional.
• Elementos de decoración.
• Reloj con alarma.

Para mejorar la productividad en el hogar, podrías:

• Crear un espacio de trabajo específico y libre de distracciones.
• Establecer una rutina y respetarla.
• Priorizar las tareas.
• Tomar descansos regulares.
• Emplear estrategias de gestión del tiempo como la Técnica Pomodoro.
• Limitar el uso de redes sociales y la navegación no relacionada con el trabajo.
• Mantener ordenado el espacio digital y físico.
• Comunicarte claramente con los colegas y establecer límites.
• Invertir en muebles ergonómicos e iluminación adecuada.
• Practicar la atención plena.
• Mantenerte físicamente activo.

Los emprendedores solitarios necesitan de una plataforma de software colaborativa para su espacio de trabajo. De este modo, pueden:

• Trabajar colaborativamente a distancia.
• Comunicarse con clientes y proveedores.
• Gestionar tareas y proyectos.
• Automatizar tareas repetitivas.
• Administrar sus finanzas y contabilidad.
• Centralizar las interacciones con los clientes.
• Vender en línea.

El estudio ideal en casa se sitúa en un lugar tranquilo y bien iluminado, alejado de distracciones y de zonas de paso. Opta por una habitación o un rincón silencioso que favorezca la concentración para trabajar eficientemente.

El tamaño óptimo para un despacho en casa varía, pero se recomienda al menos 7 metros cuadrados para una configuración funcional. Prioriza el espacio para el escritorio, la silla ergonómica y el almacenamiento, asegurando también una buena iluminación y circulación.

Cómo crear un espacio de trabajo productivo en casa con solo 10 elementos

Todo emprendedor debería tener un despacho en casa, entendido como un espacio particular destinado al desarrollo de la actividad. Por supuesto, el primer paso a la hora de crear un espacio de trabajo productivo en casa es determinar el lugar donde se montará el mismo. Si bien es posible que las opciones sean limitadas por cuestiones espaciales, deberías tomarte el tiempo necesario para determinar, por un lado, dónde puedes tener tranquilidad y, por otro, dónde puedes montar todo lo necesario para llevar a cabo tu labor diaria.

Una vez hayas llegado a una conclusión, será momento de ponerte manos a la obra y convertir esa habitación o pequeño sector dentro de tu casa en un remanso de paz con la atmósfera adecuada para alcanzar la máxima concentración y fomentar la productividad. Con estos dos objetivos en mente, te presentamos 10 elementos útiles para los emprendedores que desarrollan su actividad en casa.

1. Escoge el ordenador adecuado para trabajar desde casa

Sin lugar a dudas, el elemento central del trabajo remoto es el ordenador, ya que a través de su uso diario y cotidiano serás capaz de comunicarte con tu equipo y tus clientes, llevar a cabo acciones de marketing y ventas, y gestionar cada una de las acciones relacionadas con tu actividad laboral. Por este motivo, se trata de la pieza más importante al momento de preparar tu espacio de trabajo en casa. 

¿Ya has determinado qué clase de ordenador emplearás? Sin importar que sea de sobremesa o portátil, es relevante que tenga la potencia y la memoria requeridas para que puedas ejecutar las diferentes acciones de manera rápida y precisa. Tu decisión a la hora de escoger el mismo repercutirá en varios de los demás elementos de nuestra lista para construir tu despacho en casa.

2. Determina qué otros dispositivos electrónicos son esenciales para el desempeño de tu actividad de forma remota

La idea no es saturar el espacio destinado a tu oficina en casa, sobre todo pensando que, probablemente, no cuentes con exceso de lugar. Por eso, resulta esencial que evalúes de manera objetiva y consciente cuáles son los periféricos que podrían colaborar en el incremento de tu productividad. Quizá, necesites una segunda pantalla para ser capaz de trabajar con múltiples pestañas al mismo tiempo o, simplemente, para evitar una mala postura si trabajas con un portátil.

¿Tu trabajo requiere el uso regular de una impresora? ¿Qué tipo de dispositivo necesitarías? No olvides analizar la compra de teclados, parlantes, auriculares, micrófonos y todo otro elemento que podría repercutir positivamente en tu comodidad o en la eficacia de tu labor. Decidir estas cuestiones es vital para visualizar los muebles que deberás comprar para ubicar de manera confortable todos los implementos requeridos.

3. Piensa bien el mobiliario de tu oficina en casa

Una vez definidos los dispositivos que vas a emplear en el trabajo remoto, sabrás qué clase de muebles deberías adquirir. De manera general, es recomendable que el mayor desembolso esté destinado a la silla que utilizarás cada día durante tus labores. Esta debería ser ergonómica para garantizar una postura saludable para tu espalda durante las largas jornadas. Acércate a una tienda especializada y prueba la silla hasta dar con aquella que mejor se ajuste a tus necesidades particulares. 

El segundo lugar en importancia lo ocupa el escritorio. Este debería elegirse en consonancia con la silla; es decir, que la misma debería tener la altura correcta para poder sentarte sin problemas a la distancia requerida, sin chocar contra el escritorio. También sería interesante considerar un standing desk, o escritorio elevable, para cambiar de postura de vez en cuando. Asimismo, deberías verificar que el tamaño de la pantalla de tu ordenador se ubique a la distancia adecuada para tu vista y tu comodidad. Por otra parte, tendrías que pensar en la necesidad de estanterías o cajones dentro del escritorio o de manera separada para almacenar utensilios o documentación importante para el funcionamiento de tu negocio. 

4. Invierte en una conexión a internet veloz y confiable

Una de las claves del éxito del home office es contar con una conexión a internet de calidad. De hecho, deberías destinar una buena proporción de tu presupuesto a asegurar que la misma sea confiable y lo más rápida posible. Ten en mente que una baja velocidad podría afectar a tu desempeño, disminuyendo tu nivel de concentración y aumentando, en última instancia, tu nivel de insatisfacción. Cuando esto sucede, la productividad cae en picado, algo que podría llevar al fracaso de tu emprendimiento.

A la hora de escoger un servicio de internet para tu despacho en casa, te aconsejamos analizar los siguientes puntos:

• Velocidad de conexión: presta atención a la cantidad de dispositivos que se conectarán a la misma red y las actividades a desarrollar en línea. Seguramente, necesitarás una velocidad de descarga de entre 25-50 Mbps y 5-10 Mbps de carga. En caso de que debas llevar a cabo videoconferencias regulares, quizá debas evaluar una velocidad superior.

• Tipo de conexión: la fibra óptica suele ofrecer conexiones más estables y rápidas que la banda ancha por cable o el servicio satelital. 

• Ancho de banda ilimitado: suele ser la mejor opción para el trabajo remoto.

• Soporte técnico: escoge un proveedor que responda rápidamente a tus dudas y reaccione rápido frente a los problemas. Puedes verificar esta información leyendo reseñas online.

• Coste: no es necesario que optes por la opción más cara. Busca una que se adapte a tus necesidades y presupuesto.

• Escalabilidad y flexibilidad: elige un servidor que te permita llevar a cabo modificaciones en el plan para adaptarlo al crecimiento de tu negocio.

Una vez instalada la conexión, revisa que la velocidad recibida es la prometida por el servidor. Hacerlo es tan fácil como ingresar en una de las múltiples páginas web existentes e iniciar la comprobación. Observa si los resultados concuerdan con los datos de tu plan. 

5. Instala una buena iluminación

Sin importar si tu despacho en casa ocupa una habitación entera o unos pocos metros en una zona abierta, la iluminación juega un rol esencial en tu desempeño. ¿Sabías que muchos países cuentan con normativas que regulan la iluminación en el espacio de trabajo? En el caso de España, esta información está recogida en el artículo 8 y el anexo IV del REAL DECRETO 486/1997. Aunque no tengas personal a cargo, ¿no te parece que deberías cumplir con los criterios establecidos? Los mismos fueron desarrollados para garantizar la seguridad de los trabajadores.

Ubicar el despacho en casa cerca de una ventana permitirá el ingreso de luz natural, que ayuda a mantener un ritmo circadiano saludable, mantener la concentración e incrementar la productividad. Por otra parte, contar con una iluminación localizada sobre el escritorio beneficiará el desarrollo de tus tareas al minimizar que fuerces la vista y cometas errores al no leer correctamente los datos consultados. Una lámpara de escritorio es, entonces, un elemento funcional y vital en toda oficina en casa. También, podrían ser necesarias iluminaciones puntuales en zonas de archivos o almacenamiento, si tienes una tienda online y guardas los productos en tu hogar. Asegúrate de crear un espacio de trabajo productivo en casa que cuide tu salud ocular.

6. Elige el software que simplificará tu día a día

Los emprendedores que dirigen un negocio desde su hogar necesitan diversas herramientas de software que les permitan administrar sus operaciones de manera eficiente, así como mantenerse conectados con sus clientes y equipo. Correo electrónico, videoconferencias, mensajería instantánea y creadores de sitios web son solo algunas de las posibilidades que podrías necesitar. Entre las múltiples opciones disponibles en el mercado, destaca Bitrix24 debido a la enorme variedad de características que se adaptan perfectamente a los requerimientos del trabajo remoto.

Bitrix24 es una plataforma integral que combina la gestión de proyectos, comunicación, CRM y colaboración, facilitando la agilización del flujo de trabajo y manteniendo todo organizado en un solo lugar. Crea tareas y lleva a cabo un seguimiento de las mismas. Controla las distintas interacciones con los clientes y su avance por el embudo de ventas. Comparte archivos y trabaja en tiempo real con tus colaboradores. Planifica reuniones en tu calendario y realízalas online. Ofrece servicio al cliente en tiempo real. Maneja tus facturas y costes de proyectos, y mucho más. Descarga la app móvil de Bitrix24 y lleva tu despacho en casa a cualquier parte.

7. Compra material de oficina que contribuyan a tu rutina

La tendencia actual al home office ha llevado a los emprendedores a adquirir material de oficina para el funcionamiento de las actividades regulares del negocio. ¿Has considerado qué elementos necesitas y dónde los almacenarás? Habitualmente, la compra en cantidad abarata los costes. No obstante, esto obliga a disponer de un espacio para guardar los diversos elementos. 

Asimismo, tendrías que generar un sistema de control para evitar la duplicación de compras que podría disparar los gastos de tu empresa, repercutiendo sobre las ganancias. Los expertos recomiendan preparar una lista al momento de organizar el despacho en casa. Anota el material de oficina que habitualmente usas todos los días, como papel para impresora y bolígrafos, por ejemplo, sin olvidar aquellos cuyo consumo sería más irregular, como hojas especiales para imprimir fotografías. Posteriormente, determina qué merece la pena comprar y almacenar, y organiza tu stock adecuadamente para llevar una contabilización de lo que tienes y lo que debes adquirir.

8. No olvides el teléfono profesional

Un elemento que no deberías olvidar al preparar tu espacio de trabajo es el teléfono. Si bien es cierto que, hoy en día, no es imprescindible contar con un teléfono de línea fijo, poseer un número destinado únicamente a tu emprendimiento puede ser positivo en muchos aspectos. Por empezar, al desempeñarte mediante el trabajo remoto, es posible que debas minimizar las distracciones inherentes a encontrarte en tu hogar. Más allá de evitar trabajar en una zona de paso, también deberías buscar maneras de mantener la atención en tus tareas.

Entre las mejores formas de lograrlo, está dejar tu móvil personal fuera de tu despacho en casa. De este modo, no tendrás la tentación de consultar las notificaciones ni las redes sociales durante tu horario laboral. Para ello, por supuesto, deberías contratar un número de teléfono dedicado exclusivamente a tu negocio. Evalúa los costes y toma una decisión sobre la base de tu presupuesto.

9. Añade elementos que fomenten la relajación dentro de tu oficina en casa

Los pequeños toques personales pueden ayudarte a sentirte cómodo dentro de tu espacio de trabajo. Al igual que harías en una oficina al desempeñarte en relación de dependencia, puedes incluir pequeños toques de decoración en tu despacho en casa.

Algunos expertos indican que las plantas ayudan a reducir los niveles de estrés. La madera, el bambú y la piedra también contribuyen a brindar una apariencia natural y, por ende, pueden influir en tu estado de ánimo. Asimismo, los colores contribuyen a la relajación, siendo los azules y los neutros los más aconsejables.

10. El reloj es un imprescindible en todo despacho en casa

Uno de los grandes problemas a los que se enfrentan los emprendedores que han asumido el home office es respetar sus horarios laborales. Al desempeñarte dentro de tu propio hogar, es posible que te resulte más difícil establecer una frontera entre el trabajo y la vida personal. Contar con un reloj de buenas dimensiones te permitirá controlar el tiempo que dedicas a tu negocio. Un reloj digital también puede ser una buena solución.

Por otra parte, si pudieses programar horarios en el mismo, podrías trabajar con el método de Pomodoro, para asegurarte de tomar pausas regulares que, en última instancia, contribuyan en tu nivel de concentración y productividad. Asimismo, podrías establecer una alarma de salida para controlar que respetes el fin de tu horario laboral.

Comienza a preparar tu despacho en casa hoy mismo

Tu despacho en casa es más que un simple lugar para trabajar; es el epicentro de tu creatividad, dedicación y éxito. Reflexiona sobre cada uno de los elementos esenciales que te hemos mencionado para acercarte a la fórmula perfecta para un entorno que fomente la eficiencia y la innovación.

Al invertir en una configuración tecnológica sólida, como una conexión a Internet veloz y herramientas de software colaborativas, como Bitrix24, tendrás los cimientos para el éxito de tu emprendimiento. La iluminación y el mobiliario cuidadosamente elegidos, así como los pequeños toques de decoración, convertirán tu oficina en casa en un verdadero santuario de concentración que te empujará hacia la consecución de tus objetivos